Assistente de Operações

JOB DESCRIPTION

Realizar atividades de programações logísticas no atendimento ao cliente. Manter controles da produção dos veículos da frota, bem como do ponto dos respectivos motoristas e operadores. Apoiar no atendimento aos clientes e no monitoramento das viagens.

RESPONSIBILITIES AND ASSIGNMENTS

Efetuar a conferência da presença da equipe, apurando eventuais casos de faltas / atrasos, a fim de comunicar os gestores responsáveis para se necessário providenciar substituição, visando a não ocorrência de transtornos na operação; Efetuar a checagem dos Veículos, conferindo, junto aos checklists efetuados pelos motoristas e as orientações anotadas pelo gestor da equipe do turno anterior, verificando a existência de veículos sem condições seguras de trabalho ou com ajustes a serem efetuados, a fim de manter a normalidade no andamento da operação, visando o atingimento das metas e resultados previstos; Manter o controle de Viagens, lançando em planilhas apropriadas todas as informações coletadas durante o dia, relacionadas a entrada e saída no cliente, com o número do protocolo de cada CMVM (documento gerado pelo sistema do cliente que possibilita a entrada do veículo em sua planta) e o número das notas fiscais, para fins de controle do número de viagens realizadas, do tempo gasto em cada processo e o que foi e quanto foi carregado; Proceder ao fechamento diário, transferindo as informações coletadas no processo do dia anterior e transcrevendo-as em planilhas específicas, para posterior envio e posicionamento do cliente e de seu Gestor Efetuar o controle de Horas extras, lançando em planilha específica os totais de hora extra efetuada por qualquer colaborador da equipe do Ponto de Apoio, conforme solicitação do cliente, a fim de controlar a quantidade de horas executadas e para que possam ser lançadas junto ao faturamento da empresa; Programar as férias de todos os colaboradores de acordo com as condições repassadas pelo Departamento de Gestão de Pessoas, organizando-as de forma que não haja impactos negativos na operação e/ou no quadro de colaborares do Ponto de Apoio;  Efetuar a coleta de ponto no relógio eletrônico, inserindo pen drive para importação / exportação do arquivo para o sistema apropriado e liberando-os, para enviá-lo por e-mail, ao Departamento de Gestão de Pessoas para as devidas providências; Apoiar nas diversas fases da Operação, desde o processo, contatando com os funcionários de apoio, dentro do cliente, verificando a situação da operação dentro da planta e se necessário repassá-la para o cliente, a fim de manter todas as informações avaliadas e para que ações sejam realizadas em eventuais casos de imprevistos; Efetuar vistorias nos veículos, através de inspeções e preenchimento de check list, para avaliar as condições do veículo e emitir quando necessário, uma OS ao setor de Manutenção, para a realização dos reparos necessários, contribuindo para que todos os veículos da frota se mantenham em condições de trabalho evitando imprevistos que possam prejudicar a operação ou integridade do motorista; Posicionar o gestor do próximo turno os acontecimentos relevantes na operação ou informações para os próximos dias de trabalho; Emitir, através do sistema, os CTE´s, para fins de cobrança dos clientes; Efetuar, junto a relatórios extraídos do sistema, a conferência e a baixa dos mesmos; Emitir planilhas apropriadas com o protocolo de toda a documentação baixada no sistema; Manter organizado o arquivo de correspondências da área, classificando-as e acondicionando-as em caixas que serão identidades de acordo com seu conteúdo; Abrir os malotes recebidos, a fim de selecionar e distribuir as correspondências; Efetuar, via sistema, a partir das 18 h a abertura das coletas para onde será deslocado um veículo ´para a retirada de material; Participar no planejamento, otimização e sinergia das rotas, de acordo com as respectivas cidades e regiões atendidas pela filial; Monitorar os veículos, a partir da programação do carregamento, rastreando-os através do rastreador ou celular, até a finalização do frete; Atender a solicitações de coletas de clientes, recebidas por e-mail ou ligações telefônicas, inteirando-se dos detalhes, junto ao sistema, a fim de transmiti-las, por meio da emissão de uma ordem de coleta, ao motorista mais próximo da região onde realizará a coleta; Efetuar a emissão das viagens, com base em dados recebidos da Operação, para as cargas sejam expedidas devidamente manifestadas; Gerar relatórios, planilhas, listas e outros, para fins de diversos controles, posicionamento do andamento das entregas aos clientes, informação a expedição, através dos dados dos CTE´s para fins de cobrança do cliente e pagamento aos motoristas (Contrato de frete); Efetuar o cadastro de motoristas, veículos, fornecedores e proprietários, analisando previamente os documentos, consultando sites internos e externos, a fim de efetuar a inserção dos dados, para que os motoristas e veículos estejam aptos para o trabalho; Efetuar o agendamento de coletas, recepcionando as solicitações, contatando o fornecedor para a transmissão dos detalhes da carga, visando a capacitação máxima dos veículos da empresa; Manter controle sobre as coletas e entregas, através de follow-up junto aos respectivos motoristas, contribuindo para assegurar a qualidade na realização dos serviços prestados pela empresa; Efetuar a conferência do diário de bordo dos motoristas, a fim de apurar a somatória dos serviços realizados e respectivos pedágios, para o devido reembolso aos motoristas; Orientar a equipe de operadores e motoristas no campo, sobre o tipo de madeira a ser carregada, a melhor rota de direção, visando a qualidade na realização dos trabalhos e no atendimento ao cliente; Manter controle sobre o carregamento, definindo as máquinas que carregarão os veículos Bitrem e Tritrem; definindo onde os motoristas irão retirar as notas de transportes e qual o carregamento que cada motorista deverá seguir, visando a racionalização do tempo em função as necessidades dos clientes; Conferir, junto ao operador, os documentos necessários para a liberação dos equipamentos, bem como observar a existência de algum vazamento de óleo ou derivados dos equipamentos; Coordenar pequenas reuniões com os motoristas e operadores de campo, para o tratamento de assuntos voltados a movimentação e resultados da área; Apurar, através de informações recebidas da Manutenção, a disponibilidade de veículos, a fim de poder contar com veículos e equipamentos em pleno funcionamento, evitando quebras, paralizações e custos desnecessários; Controlar a jornada de trabalho dos motoristas e operadores, a fim de possibilitar a programação, coleta e entrega de acordo com as disponibilidades de horários; Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do Superior imediato.

REQUIREMENTS AND QUALIFICATIONS

Ensino Superior em Logística ou áreas correlatas; Experiência na função; Pacote office Básico; Conhecimentos Intermediários sobre as rotinas da área de Operações; Conhecimentos Básicos sobre a Legislação de Trânsito.

ADDITIONAL INFORMATION

Vale Alimentação; Plano de Saúde e Odontológico; Seguro de Vida; GYMPASS; SEST/SENAT

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