Assistente de Diretoria lll

Prestar assistência aos diretores executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos com público externo e interno. Redigir correspondências e ofícios. Controlar documentos. Atender clientes externos e internos; organizar eventos e viagens. Responsabilidades e atribuições Dar suporte à Liderança no recebimento de demandas do setor, monitoramento de atividades e prazos estabelecidos e nas demandas do Departamento de Gestão de Pessoas (controle de frequência e horas extras, escala de férias, solicitação de pessoal, etc.). Prestar informações aos clientes internos e externos quando necessário. Organizar e arquivar documentos. Fazer reprografia e digitalização de documentos. Receber e fazer ligações telefônicas e dar a solução mais apropriada para cada situação. Elaborar, encaminhar e receber correspondências externas ou internas. Elaborar planilhas e relatórios diversos. Dar suporte na elaboração do orçamento anual do setor. Agendar transporte sempre que necessário. Fazer o pedido de material de consumo interno e/ou bens patrimoniais para o setor. Controlar movimentação de bens patrimoniais do setor e do refeitório/copa. Oferecer suporte aos demais setores no levantamento de informações sempre que necessário. Oferecer suporte ao setor jurídico no levantamento de informações referentes às demandas judiciais. Preparar e organizar as viagens da diretoria (compra e emissão de passagens, agendamento de hospedagem, etc.). Secretariar reuniões (agendar, organizar documentos, providenciar os equipamentos, coffee break, fazer a ata, etc.). Dar encaminhamento aos setores competentes os documentos solicitados pela Diretoria. Organizar a agenda da Diretoria e mantê-la sempre informada. Controlar o uso do cartão de crédito para utilização de compras de passagens e hospedagens e prestar conta com o Departamento Financeiro. Controlar o fundo fixo do setor (entradas e saídas) e fazer a prestação de contas com o Departamento Financeiro. Analisar os pedidos de reembolso e autorizações excepcionais de clientes e dar os devidos encaminhamentos. Operacionalizar as solicitações de transferência de cliente via aérea. Prestar apoio a congressos, reuniões e eventos da empresa. Remover e descartar em local apropriado resíduos provenientes da execução dos serviços. Zelar pela guarda, manutenção, conservação e limpeza dos equipamentos, ferramentas e materiais do seu trabalho. Trabalhar em conformidade às boas práticas, normas e procedimentos de segurança. Participar de reuniões quando convocado. Atender às programações de treinamento e desenvolvimento. Cumprir com as normas e procedimentos quanto ao uso do uniforme, registro de ponto, horário e escala de trabalho, cronograma de férias, etc. Criar e sugerir fluxos e processos de trabalho, adotar medidas de otimização e racionalização, visando melhorar as atividades da equipe e das áreas intervenientes. Informar a gestão sobre qualquer irregularidade ou suspeita de fraude. Posicionar a gestão sobre as ações e atividades desenvolvidas na área sob sua responsabilidade. Executar outras atividades correlatas, de acordo com as atribuições próprias de sua unidade operacional, natureza do seu trabalho e local/subsistema de sua área, conforme determinação superior. Requisitos e qualificações Exigidos: Cursar superior em secretariado, administração, economia ou áreas afins. Possuir experiência na área. Desejáveis: Conhecimento de língua estrangeira. Nível de experiência Não aplicável #J-18808-Ljbffr