Assistente de Operações Santa Barbara/MG

Job type: Full-time employee Full-time employee

Realizar atividades de programações logísticas no atendimento ao cliente. Manter controles da produção dos veículos da frota, bem como do ponto dos respectivos motoristas e operadores. Apoiar no atendimento aos clientes e no monitoramento das viagens.

• Efetuar a conferência da presença da equipe, apurando eventuais casos de faltas / atrasos, a fim de comunicar os gestores responsáveis para, se necessário, providenciar substituição, visando a não ocorrência de transtornos na operação;
• Efetuar a checagem dos veículos, conferindo, junto aos checklists efetuados pelos motoristas e as orientações anotadas pelo gestor da equipe do turno anterior, verificando a existência de veículos sem condições seguras de trabalho ou com ajustes a serem efetuados, a fim de manter a normalidade na andamento da operação, visando o atingimento das metas e resultados previstos;
• Manter o controle de viagens, lançando em planilhas apropriadas todas as informações coletadas durante o dia, relacionadas à entrada e saída no cliente, com o número do protocolo de cada CMVM (documento gerado pelo sistema do cliente que possibilita a entrada do veículo em sua planta) e o número das notas fiscais, para fins de controle do número de viagens realizadas, do tempo gasto em cada processo e o que foi e quanto foi carregado;
• Proceder ao fechamento diário, transferindo as informações coletadas no processo do dia anterior e transcrevendo-as em planilhas específicas, para posterior envio e posicionamento do cliente e de seu Gestor;
• Efetuar o controle de horas extras, lançando em planilha específica os totais de hora extra efetuada por qualquer colaborador da equipe do Ponto de Apoio, conforme solicitação do cliente, a fim de controlar a quantidade de horas efetuadas e para que possam ser lançadas junto ao faturamento da empresa;
• Programar as férias de todos os colaboradores de acordo com as condições repassadas pelo Departamento de Gestão de Pessoas, organizando-as de forma que não haja impactos negativos na operação e/ou no quadro de colaboradores do Ponto de Apoio;
• Efetuar a coleta de ponto no relógio eletrônico, inserindo pen drive para importação / exportação do arquivo para o sistema apropriado e liberando-os, para enviá-lo por e-mail ao Departamento de Gestão de Pessoas para as devidas providências;
• Apoiar nas diversas fases da Operação, desde o processo, contatando com os funcionários de apoio, dentro do cliente, verificando a situação da operação dentro da planta e, se necessário, repassá-la para o cliente, a fim de manter todas as informações avaliadas e para que ações sejam realizadas em eventuais casos de imprevistos;
• Efetuar vistorias nos veículos, através de inspeções e preenchimento de check list, para avaliar as condições do veículo e emitir quando necessário, uma OS ao setor de Manutenção, para a realização dos reparos necessários, contribuindo para que todos os veículos da frota se mantenham em condições de trabalho evitando imprevistos que possam prejudicar a operação ou a integridade do motorista;
• Posicionar o gestor do próximo turno os acontecimentos relevantes na operação ou informações para os próximos dias de trabalho;
• Emitir, através do sistema, os CTEs, para fins de cobrança dos clientes;
• Efetuar, junto a relatórios extraídos do sistema, a conferência e a baixa dos mesmos;
• Emitir planilhas apropriadas com o protocolo de toda a documentação baixada no sistema;
• Manter organizado o arquivo de correspondências da área, classificando-as e acondicionando-as em caixas que serão identificadas de acordo com seu conteúdo;
• Abrir os malotes recebidos, a fim de selecionar e distribuir as correspondências;
• Efetuar, via sistema, a partir das 18 h a abertura das coletas para onde será deslocado um veículo para a retirada de material;
• Participar no planejamento, otimização e sinergia das rotas, de acordo com as respectivas cidades e regiões atendidas pela filial;
• Monitorar os veículos, a partir da programação do carregamento, rastreando-os através do rastreador ou celular, até a finalização do frete;
• Atender a solicitações de coletas de clientes, recebidas por e-mail ou ligações telefônicas, inteirando-se dos detalhes, junto ao sistema, a fim de transmiti-las, por meio da emissão de uma ordem de coleta, ao motorista mais próximo da região onde realizará a coleta;
• Efetuar a emissão das viagens, com base em dados recebidos da Operação, para as cargas sejam expedidas devidamente manifestadas;
• Gerar relatórios, planilhas, listas e outros, para fins de diversos controles, posicionamento do andamento das entregas aos clientes, informação à expedição, através dos dados dos CTEs para fins de cobrança do cliente e pagamento aos motoristas (Contrato de frete);
• Efetuar o cadastro de motoristas, veículos, fornecedores e proprietários, analisando previamente os documentos, consultando sites internos e externos, a fim de efetuar a inserção dos dados, para que os motoristas e veículos estejam aptos para o trabalho;
• Efetuar o agendamento de coletas, recepcionando as solicitações, contatando o fornecedor para a transmissão dos detalhes da carga, visando a capacitação máxima dos veículos da empresa;
• Manter controle sobre as coletas e entregas, através de follow-up junto aos respectivos motoristas, contribuindo para assegurar a qualidade na realização dos serviços prestados pela empresa;
• Efetuar a conferência do diário de bordo dos motoristas, a fim de apurar a somatória dos serviços realizados e respectivos pedágios, para o devido reembolso aos motoristas;
• Orientar a equipe de operadores e motoristas no campo, sobre o tipo de madeira a ser carregada, a melhor rota de direção, visando a qualidade na realização dos trabalhos e no atendimento ao cliente;
• Manter controle sobre o carregamento, definindo as máquinas que carregarão os veículos Bitrem e Tritrem; definindo onde os motoristas irão retirar as notas de transportes e qual o carregamento que cada motorista deverá seguir, visando a racionalização do tempo em função das necessidades dos clientes;
• Conferir, junto ao operador, os documentos necessários para a liberação dos equipamentos, bem como observar a existência de algum vazamento de óleo ou derivados dos equipamentos;
• Coordenar pequenas reuniões com os motoristas e operadores de campo, para o tratamento de assuntos voltados à movimentação e resultados da área;
• Apurar, através de informações recebidas da Manutenção, a disponibilidade de veículos, a fim de poder contar com veículos e equipamentos em pleno funcionamento, evitando quebras, paralizações e custos desnecessários;
• Controlar a jornada de trabalho dos motoristas e operadores, a fim de possibilitar a programação, coleta e entrega de acordo com as disponibilidades de horários;
• Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do Superior imediato.
• Ensino Superior em Logística ou áreas correlatas;
• Experiência na função;
• Conhecimentos Intermediários sobre as rotinas da área de Operações;
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