Assistente Administrativo(a)

**Descrição**:
Sobre o Núcleo
O Núcleo Administrativo (NADM) é responsável pelos procedimentos administrativos dos
projetos da GIZ no Brasil, sempre com a exigência de cumprir as normas e regras da
GIZ, apoiando os projetos na melhor forma possível para que eles possam alcançar suas
metas.
Áreas de Responsabilidade
O(a) colaborador(a) atuará em Brasília, regime de contratação CLT, realizando atividades
administrativas, no âmbito do Núcleo Administrativo.
Principais Tarefas
Recepção e atendimento ao público; responsável pelo processo de cotação
"abertura de propostas financeiras"; responsável pela organização logística de
matérias de moderação para os eventos realizados pelos projetos; gestão de
controle das linhas telefônicas de celular particulares do contrato com a operadora
de todos os colaboradores; realizar as pesquisas de satisfação para atividades
realizadas pelo NADM; Apoio na preparação e arquivo do quadro de delegações
de poderes dos projetos;
Elaborar contratos de consultorias/prestação de serviço: análise de termos de
contratos, verificação de pendências/inconsistências; realizar o arquivo físico e
digital do setor etc.
Organizar viagens: verificar, reservar e preparar a documentação de passagens
aéreas e terrestres individuais e para grupos, nacionais e internacionais; reservas
nacionais e internacionais de hotéis, preparar documentação e realizar a
prestação de contas de viagem; verificar e solucionar as
pendências/inconsistências; organizar as informações do setor etc.;
Organizar eventos, seminários, reuniões, oficinas: pesquisas de melhores preços
de locais, provedores, atualizar cadastro de fornecedores, realizar contratos de
fornecedores, efetuar toda a documentação para as contratações; acompanhar o
evento; assessorar os projetos na logística do evento, realizar o processo de
pagamento do evento; verificação de pendências/inconsistências; preparar o
arquivo físico e digital do setor; etc.;
Organizar e acompanhar aquisições: compras de matérias de consumo,
equipamentos, móveis; realizar pesquisas de melhores preços e fornecedores,
atualizar cadastro de fornecedores, preparar a documentação para pagamento da
aquisição, realizar e atualizar inventário dos projetos; realizar o arquivo físico e
digital do setor e etc.
Preenchimento e conferência dos carimbos contábeis da GIZ, revisor das regras e
normas da GIZ; acompanhamento de pendências; acompanhamento das cartas
de orientações e acompanhamento nas auditorias internas; realizar o arquivo
físico e digital do setor e etc;
Apoiar na atualização do Manual Operacional da GIZ-Brasil e auxiliar na inserção
de informações na Lista de Observações da Agência e Núcleo Administrativo
Realizar outras tarefas de assistência atribuíveis à função, conforme orientações
do superior.
Requisitos desejados: Condições, Qualificação, Experiência e Conhecimentos adicionais
Formação cursando o último semestre, em Secretariado, Administração, Turismo,
Hotelaria, Comércio Exterior, Relações Internacionais ou áreas correlatas;
Experiência em atendimento ao público em recepção e rotinas administrativas;
Conhecimento de rotinas administrativas envolvendo logística;
Domínio completo do pacote MS-Office;
Conhecimentos da língua inglesa ou espanhola, obrigatório e da língua alemã,
será um diferencial.
Motivação de trabalhar em grupo, com iniciativa e dinamismo;
Flexibilidade em reagir a situações e demandas prioritárias e urgentes;
Boa comunicação, organização, agilidade, proatividade, dedicação, responsável,
detalhista e comprometimento.
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