Assitente administrativo | museu das amazônias

 O que é necessário para esta posição:

• Ensino Superior cursando ou completo em Administração, Ciências Contábeis ou áreas correlatas;
• Mínimo de 2 anos de experiência em atividades administrativas;
• Conhecimento técnico de Pacote Office, especialmente Excel (nível intermediário a avançado);
• Conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs (desejável);
• Conhecimento de processos de compras e rotinas administrativas;
• Noções de elaboração de relatórios e prestação de contas.

Será um diferencial se você tiver:

• Desejável vivência anterior em instituições culturais ou no setor público/terceiro setor.
• Desejável conhecimento técnico de sistemas de gestão administrativa/financeira ou ERPs.

 Como será o seu dia a dia:

• Realizar requisições de compras e contratações de todas as áreas do MAZ, garantindo a organização e o arquivamento da documentação pertinente;
• Acompanhar prazos e etapas dos processos de contratação, em articulação com as equipes do IDG (Compras, Jurídico, Projetos Incentivados, Orçamento e Custos), informando os setores envolvidos sobre o andamento, pendências e ajustes necessários;
• Colaborar com o(a) Analista de Compras no fornecimento de informações e documentos relacionados aos processos sob sua responsabilidade;
• Registrar e atualizar dados no sistema de compras com documentação necessária para pagamentos (recibos, boletos, notas fiscais), respeitando prazos e validando com a área técnica a entrega e aceite dos serviços/materiais;
• Apoiar a Coordenação de Gestão nas demandas administrativas e operacionais do MAZ;
• Auxiliar na elaboração de relatórios de prestação de contas, realizando levantamento de dados e acompanhamento do fluxo de caixa diário;
• Preparar, organizar, arquivar e manter atualizados documentos físicos e digitalizados, bem como correspondências administrativas;
• Controlar e organizar o almoxarifado, incluindo recebimento de materiais e controle de estoque.
• Elaborar protocolos para envio de documentos e realizar serviços externos (ex.: envio de equipamentos para assistência técnica, pequenas compras);
• Apoiar a gestão de patrimônio do MAZ;
• Realizar cotações e solicitar passagens aéreas e hospedagens para colaboradores, conforme demanda;
• Acompanhar contratos de seguros, garantindo a renovação dentro dos prazos;
• Agendar reuniões, elaborar pautas, atas e acompanhar o cumprimento das decisões tomadas;
• Solicitar e acompanhar a compra de materiais de escritório e limpeza, bem como controlar seus estoques;
• Acompanhar prazos de vigência e vencimento de contratos administrativos, assegurando renovações e controle de pagamentos;
• Prestar apoio direto à gerência da área.