Secretária

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FD
Secretária
Flávia De Faria Alvim Aguiar
Modelo de Trabalho: Presencial
Funções Secretaria

• Atendimento ao paciente presencial e por telefone
  

Função: Receber e acolher com empatia, escutando com atenção e valorizando o momento do paciente.
Exemplo: Cumprimentar com sorriso, usar o nome do paciente, oferecer água ou café, e perguntar se está confortável enquanto aguarda.
⸻

• Agendamento de consultas e procedimentos
  

Função: Organizar a agenda priorizando o conforto do paciente e a eficiência do atendimento.
Exemplo: Sugerir horários mais tranquilos para pacientes ansiosos e separar tempo suficiente para avaliação com calma, sem pressa.
⸻

• Confirmação de consultas e cirurgias
  

Função: Manter contato próximo antes do atendimento, reforçando vínculo e instruções.
Exemplo: Enviar mensagem personalizada no WhatsApp um dia antes da consulta com tom acolhedor e lembrar de exames ou preparo necessário.
⸻

• Recepção e cadastro de pacientes
  

Função: Coletar dados com cuidado e atenção aos detalhes pessoais relevantes ao atendimento estético.
Exemplo: Atualizar ficha com informações médicas e estéticas, perguntar discretamente sobre expectativas, e anotar preferências de contato.
⸻

• Organização da sala de espera
  

Função: Garantir um ambiente que transmita segurança, sofisticação e bem-estar.
Exemplo: Aromatizar o ambiente, manter música ambiente suave, disponibilizar espelho, revistas e telas com conteúdo informativo sobre procedimentos.
⸻

• Controle de fluxo de pacientes
  

Função: Coordenar os horários respeitando a privacidade e o conforto de cada paciente.
Exemplo: Evitar cruzamento de pacientes no pré e pós-operatório e ajustar encaixes com sensibilidade ao tipo de atendimento anterior.
⸻

• Acolhimento pré, durante e pós-consulta
  

Função: Manter o paciente informado, confortável e acolhido em todas as etapas do processo.
Exemplo: Após a consulta, oferecer acompanhamento contínuo por WhatsApp, entregar orçamento com explicações claras e marcar retorno com empatia.
⸻
Funções Administrativas

• Gestão da agenda médica e cirúrgica
  

Função: Planejar datas com atenção a todos os detalhes logísticos e emocionais do paciente.
Exemplo: Confirmar disponibilidade de exames pré-operatórios, reservar datas com folga para recuperação e acompanhar evolução até o retorno final.
⸻

• Faturamento e cobranças
  

Função: Cobrar com delicadeza, mantendo o profissionalismo e a relação respeitosa.
Exemplo: Enviar proposta com opções de parcelamento e se manter disponível para esclarecer dúvidas com linguagem não técnica.
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• Controle de caixa e despesas da clínica
  

Função: Registrar entradas/saídas com organização e transparência.
Exemplo: Usar sistema para registrar pagamentos de consultas e custos com materiais cirúrgicos, mantendo relatórios periódicos.
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• Contato com fornecedores e parceiros
  

Função: Gerenciar suprimentos essenciais com atenção à qualidade e prazos.
Exemplo: Acompanhar estoque de próteses, fios e materiais injetáveis e negociar com fornecedores pensando na agenda cirúrgica do mês. Conferir com Mariana (fisio) estoque de meias de compressão, cintas, malhas, etc.
⸻

• Organização de contratos e documentação cirúrgica
  

Função: Garantir que todos os documentos estejam completos e bem armazenados.
Exemplo: Imprimir contrato de cirurgia com marcações visuais de pontos importantes e colher assinaturas com explicação breve e acolhedora.
⸻

• Gestão de prontuários físicos e digitais
  

Função: Manter organização e segurança das informações sensíveis conforme a LGPD.
Exemplo: Digitalizar antes/após, registrar fotos clínicas com sigilo e arquivar de forma categorizada por procedimento. Tudo incluso no Prontuário Digital (My Smart Clinic)
⸻

• Acompanhamento de indicadores e relatórios
  

Função: Auxiliar no controle dos resultados e desempenho da clínica.
Exemplo: Monitorar número de consultas de avaliação, conversão em cirurgia, retorno de pacientes e satisfação pós-operatória.
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• Suporte em campanhas de marketing e relacionamento
  

Função: Manter contato próximo com os pacientes e reforçar vínculo com a clínica.
Exemplo: Enviar mensagem personalizada no aniversário ou no pós-cirúrgico e lembrar de retornos importantes.
⸻

• Atualização constante sobre protocolos da clínica
  

Função: Estar alinhada com as diretrizes do cirurgião e evoluções nos procedimentos.
Exemplo: Participar de treinamentos internos e manter material de apoio atualizado com linguagem personalizada da clínica.
Tarefas
Funções Secretaria

• Atendimento ao paciente presencial e por telefone
  

Função: Receber e acolher com empatia, escutando com atenção e valorizando o momento do paciente.
Exemplo: Cumprimentar com sorriso, usar o nome do paciente, oferecer água ou café, e perguntar se está confortável enquanto aguarda.
⸻

• Agendamento de consultas e procedimentos
  

Função: Organizar a agenda priorizando o conforto do paciente e a eficiência do atendimento.
Exemplo: Sugerir horários mais tranquilos para pacientes ansiosos e separar tempo suficiente para avaliação com calma, sem pressa.
⸻

• Confirmação de consultas e cirurgias
  

Função: Manter contato próximo antes do atendimento, reforçando vínculo e instruções.
Exemplo: Enviar mensagem personalizada no WhatsApp um dia antes da consulta com tom acolhedor e lembrar de exames ou preparo necessário.
⸻

• Recepção e cadastro de pacientes
  

Função: Coletar dados com cuidado e atenção aos detalhes pessoais relevantes ao atendimento estético.
Exemplo: Atualizar ficha com informações médicas e estéticas, perguntar discretamente sobre expectativas, e anotar preferências de contato.
⸻

• Organização da sala de espera
  

Função: Garantir um ambiente que transmita segurança, sofisticação e bem-estar.
Exemplo: Aromatizar o ambiente, manter música ambiente suave, disponibilizar espelho, revistas e telas com conteúdo informativo sobre procedimentos.
⸻

• Controle de fluxo de pacientes
  

Função: Coordenar os horários respeitando a privacidade e o conforto de cada paciente.
Exemplo: Evitar cruzamento de pacientes no pré e pós-operatório e ajustar encaixes com sensibilidade ao tipo de atendimento anterior.
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• Acolhimento pré, durante e pós-consulta
  

Função: Manter o paciente informado, confortável e acolhido em todas as etapas do processo.
Exemplo: Após a consulta, oferecer acompanhamento contínuo por WhatsApp, entregar orçamento com explicações claras e marcar retorno com empatia.
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Funções Administrativas

• Gestão da agenda médica e cirúrgica
  

Função: Planejar datas com atenção a todos os detalhes logísticos e emocionais do paciente.
Exemplo: Confirmar disponibilidade de exames pré-operatórios, reservar datas com folga para recuperação e acompanhar evolução até o retorno final.
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• Faturamento e cobranças
  

Função: Cobrar com delicadeza, mantendo o profissionalismo e a relação respeitosa.
Exemplo: Enviar proposta com opções de parcelamento e se manter disponível para esclarecer dúvidas com linguagem não técnica.
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• Controle de caixa e despesas da clínica
  

Função: Registrar entradas/saídas com organização e transparência.
Exemplo: Usar sistema para registrar pagamentos de consultas e custos com materiais cirúrgicos, mantendo relatórios periódicos.
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• Contato com fornecedores e parceiros
  

Função: Gerenciar suprimentos essenciais com atenção à qualidade e prazos.
Exemplo: Acompanhar estoque de próteses, fios e materiais injetáveis e negociar com fornecedores pensando na agenda cirúrgica do mês. Conferir com Mariana (fisio) estoque de meias de compressão, cintas, malhas, etc.
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• Organização de contratos e documentação cirúrgica
  

Função: Garantir que todos os documentos estejam completos e bem armazenados.
Exemplo: Imprimir contrato de cirurgia com marcações visuais de pontos importantes e colher assinaturas com explicação breve e acolhedora.
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• Gestão de prontuários físicos e digitais
  

Função: Manter organização e segurança das informações sensíveis conforme a LGPD.
Exemplo: Digitalizar antes/após, registrar fotos clínicas com sigilo e arquivar de forma categorizada por procedimento. Tudo incluso no Prontuário Digital (My Smart Clinic)
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• Acompanhamento de indicadores e relatórios
  

Função: Auxiliar no controle dos resultados e desempenho da clínica.
Exemplo: Monitorar número de consultas de avaliação, conversão em cirurgia, retorno de pacientes e satisfação pós-operatória.
⸻

• Suporte em campanhas de marketing e relacionamento
  

Função: Manter contato próximo com os pacientes e reforçar vínculo com a clínica.
Exemplo: Enviar mensagem personalizada no aniversário ou no pós-cirúrgico e lembrar de retornos importantes.
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• Atualização constante sobre protocolos da clínica
  

Função: Estar alinhada com as diretrizes do cirurgião e evoluções nos procedimentos.
Exemplo: Participar de treinamentos internos e manter material de apoio atualizado com linguagem personalizada da clínica.
Formação desejada
Superior Completo
área de gestão
Outros requisitos
Comunicação e Organização
Diferenciais para a vaga
Restrição de fumantes, sexo F, boa aparência e postura, idade 25 a 45 anos Seniority level

• Seniority level Entry level

Employment type

• Employment type Full-time

Job function

• Job function Administrative
• Industries Business Consulting and Services

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