Assistente administrativo rio de janeiro rj

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Assistente Administrativo - Rio de Janeiro/RJ
Responsabilidades
Executar o agendamento, cancelamento e assistência para a organização de compromissos corporativos, tais como: reuniões, workshops, videoconferências, oficinas técnicas, treinamentos, avaliações, etc., efetuando os registros dos eventos nos sistemas informatizados de controle, enviando convites, convocações e demais informações para os participantes, registrando e controlando listas de participação, elaborando cronogramas, pautas, atas, ou demais registros durante o evento, acompanhando prazos para solução de pendências, coletando assinaturas, reservando espaços e coordenando a solicitação e diligenciamentos sobre o fornecimento de demais insumos necessários à preparação dos ambientes, tais como: fornecimento de materiais, recursos audiovisuais, ligação e pré-teste dos equipamentos e demais itens de apoio à equipe de PROJETOS.
Realizar o atendimento presencial ao público interno e externo, ou por meio dos demais canais de comunicação disponibilizados pela companhia, tais como: o correio eletrônico, redes de colaboração, sistemas de atendimento, recursos de telefonia, dentre outros, para prestar orientações, ou demandar informações, recepcionar e encaminhar as pessoas aos seus interlocutores, divulgar informações empresariais a público específico, anotar e transmitir mensagens da equipe de PROJETOS.
Atender as solicitações, de acordo com as políticas de viagem a serviço da companhia, incluindo viagens internacionais, englobando etapas como: recebimento e conferência das demandas emitidas pelos viajantes, efetivação da solicitação no sistema gerenciador de viagens, consulta e reserva dos serviços de voo e hospedagem por meio de Self Booking e posterior encaminhamento para aprovação gerencial, acompanhamento dos processos de atendimento a demandas de viagens intermediadas por agências contratadas, solicitação de pagamento de adiantamento de despesas e diárias, conferência de relatórios de despesas e verificações de comprovação de gastos extras para solicitação de reembolso, auxílio ao processo de prestação de contas pelos viajantes e emissão de relatórios auxiliares em sistemas informatizados da equipe de PROJETOS.
Encaminhar e acompanhar o atendimento às demandas de transporte, por meio das diversas modalidades e facilidades disponibilizadas, registrando as informações necessárias ao fornecimento do serviço por meio da solução logística de transporte (módulo LT do sistema SAP), ou de outros sistemas de atendimento em utilização pela companhia, como por exemplo, o sistema de fornecimento de vouchers, monitorando e informando aos usuários, o andamento do atendimento e prazos da solicitação.
Providenciar a remessa, recebimento, distribuição, organização, controle e arquivamento de documentação, encomendas e correspondências das unidades organizacionais, em meio físico, ou eletrônico, garantindo a integridade, acessibilidade e a rastreabilidade dos itens, providenciando o atendimento a solicitações de reprodução, digitalização, encadernação, controle de protocolos e boletins de remessa e demais serviços e sistemas relacionados ao manejo e controle desses elementos.
Realizar atividades de assistência e controle dos materiais, equipamentos e instalações que estão sob guarda, ou responsabilidade da gerência atendida, englobando tarefas de apoio aos gestores responsáveis, como a verificação da localização, controles sobre a utilização, organização, conferência de quantidade e disponibilidade dos itens, como por exemplo: os componentes das salas de reuniões, materiais de escritório, equipamentos de informática, equipamentos de proteção individual, dentre outros, realizando também verificações sobre funcionamento dos itens e encaminhando, quando necessário, solicitações para reposição, manutenção, ou demais providências, em articulação com as demais áreas de apoio técnico.
Utilizar as soluções tecnológicas, sistemas e demais canais existentes na companhia, para solicitação de suprimentos de materiais e atendimento a serviços relacionados às rotinas administrativas, acompanhando o andamento das solicitações, adotando as providências para obtenção das autorizações e encaminhamento de informações, efetuando a conferência e recebimento dos materiais, ou verificação e aceitação dos serviços, bem como realizando os esclarecimentos e controles adicionais necessários aos processos da equipe de PROJETOS;
Utilizar as soluções tecnológicas e sistemas informatizados disponibilizados pela companhia, para consultar, consolidar, atualizar informações, elaborar documentos, planilhas e gráficos relacionados às rotinas administrativas, mantendo a padronização dos documentos e verificando o atendimento às normas vigentes;
Atendimento a gerência de Projetos, executando serviços administrativos tais como programação de viagem e hospedagem, controle da agenda, eventos e reuniões, organização de arquivos, digitação e distribuição de documentos, agendar salas, organizações de reuniões digitalização de documentos, expedição de documentos. Recebimento, conferência e protocolo de notas fiscais. Controlar os recursos de materiais de escritório e de informática e manutenção destes equipamentos, entre outros.
Escolaridade

• Ensino Médio Completo.
  

Experiência

• Experiência em serviços administrativos na indústria de petróleo e unidades de produção offshore.
  

Competências Técnicas

• Proficiente em ferramentas da Microsoft Office.

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