Secretário(a) de relacionamento institucional

O que você precisa ter: Ensino superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo (preferencial), Administração, Gestão Empresarial, Relações Institucionais ou áreas correlatas; Conhecimento avançado do Pacote Office / Microsoft 365, com ênfase em Excel, Word e PowerPoint; Experiência na gestão de agendas executivas e no suporte a rotinas de alta liderança; Conhecimento de processos administrativos, contratos e fluxo financeiro; Capacidade de organização documental e atuação com elevado nível de confidencialidade das informações; Desejável experiência em ambiente corporativo de médio ou grande porte; Competências Comportamentais: Resolução de problemas e senso de prioridade, iniciativa e proatividade, comunicação clara, assertiva e institucional, capacidade de atuar com múltiplas demandas simultâneas, organização, discrição e responsabilidade, relacionamento interpessoal em nível executivo, visão sistêmica e foco em resultados. Um breve resumo de como será o seu dia dia: Gestão de Agenda, Rotinas e Governança Executiva Elaborar, manter e acompanhar o cronograma anual de rotinas, reuniões institucionais, agendas estratégicas e compromissos da Superintendência Administrativo-Financeira; Gerenciar agendas executivas complexas, conciliando prioridades, prazos e demandas internas e externas; Planejar, organizar e apoiar reuniões de diretoria, superintendência e grupos de trabalho (GTs), incluindo: convocações, preparação de pautas, reserva de salas, apoio logístico e elaboração e acompanhamento de atas e encaminhamentos; Apoio Estratégico e Relacionamento Institucional Atuar como elo de comunicação entre a Superintendência, a Diretoria, assessorias e demais áreas; Apoiar institucionalmente as demais secretarias executivas, garantindo padronização, alinhamento e continuidade dos processos; Zelar pela imagem institucional no atendimento a stakeholders internos e externos; Organizar e priorizar demandas recebidas, filtrando informações conforme criticidade, impacto e urgência; Gestão de Informações, Documentos e Contratos Realizar o controle, acompanhamento e organização documental, assegurando confidencialidade e rastreabilidade; Filtrar e organizar documentos e informações estratégicas por ordem de prioridade para tomada de decisão; Acompanhar contratos de assessorias, consultorias e prestadores de serviço, incluindo: controle de vigência, apoio na gestão de prazos, interface com áreas responsáveis (jurídico, financeiro, compras); Registrar notas fiscais de entrada, dos assessores exclusivos da Diretoria; Produção de Conteúdos Executivos Elaborar resumos executivos dos principais assuntos, reuniões e temas estratégicos; Apoiar na preparação de apresentações, relatórios gerenciais, memorandos e comunicados institucionais; Consolidar informações para apoio à tomada de decisão da alta liderança; Rotinas Administrativas e Organizacionais (Secretariado Executivo) Organização de arquivos físicos e digitais; Controle de correspondências, e-mails institucionais e documentos oficiais; Apoio em viagens corporativas (passagens, hospedagem, agendas e reembolsos); Acompanhamento de prazos, pendências e deliberações executivas; Apoio na organização de eventos institucionais, reuniões ampliadas e encontros estratégicos; Interface com áreas administrativas para suporte às demandas da Superintendência.