Assistente Eventos

**Descrição do trabalho**OBJETIVO PRINCIPAL DO CARGO
Negociar com os clientes, contribuindo com o aumento da taxa de conversão entre orçamentos enviados e eventos efetivamente realizados, de forma a atingir as metas estabelecidas pela empresa.
PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES
- Elaborar propostas, de acordo com as necessidades identificadas, bem como realizar follow-up dos fechamentos dos negócios, junto aos clientes.
- Realizar estudos de viabilidade de propostas específicas, intermediando informações com as demais áreas responsáveis pelo evento (Alimentos e Bebidas, Governança etc. ).
- Negociar propostas com os clientes, assegurando as melhores condições comerciais para o hotel, seguindo padrões e procedimentos preestabelecidos.
- Atender ao cliente (pessoalmente ou por telefone), prestando informações e esclarecendo dúvidas gerais sobre a organização dos eventos, com ou sem hospedagem, assim como intermediar informações entre o contratante e cliente final.
- Elaborar ordem de serviço e instrutivos de grupo para todos os departamentos operacionais.
- Acompanhar a realização dos eventos, garantindo a qualidade dos serviços e o cumprimento das condições contratadas.
- Realizar o trabalho de pós-venda, pesquisando níveis de satisfação e aceitação dos serviços prestados, assim como acionando as providências cabíveis, visando a melhoria contínua dos padrões de qualidade do hotel.
- Elaborar relatórios de controle.
- Controlar a disponibilidade das salas, otimizando a utilização da estrutura disponível.
- Manter contato com fornecedores para realizar as negociações necessárias relativas aos eventos e monitorar as operações contratadas.
- Manter os processos de eventos, devidamente, organizados.
- Executar outras atribuições correlatas de acordo com a necessidade da área.
- Recepcionar/acolher clientes no dia do evento, apresentando as instalações, entregando as chaves da sala e confirmando horários do evento, assim como prestando informações/esclarecimentos pertinentes.
- Atender clientes, de forma personalizada, prestando informações diversas sobre o hotel (serviços, funcionamento etc.).
- Promover a venda de produtos e serviços disponíveis no hotel.
- Acompanhar a organização dos eventos, verificando montagem e abastecimento das salas, teste de equipamentos, preparação de coffee-breaks, qualidade dos serviços e o cumprimento das condições contratadas.
- Realizar o check-in e check-out, assim como outros lançamentos pertinentes ao evento.
- Conferir lançamentos de consumo com a ordem de serviço, inserir novas solicitações não contratadas previamente e coletar assinatura dos clientes.
- Controlar, rigorosamente, a abertura e fechamento das salas de eventos.
- Verificar todos os eventos a serem realizados diariamente e informar todos os departamentos do hotel.
- Acompanhar os fornecedores externos na montagem e desmontagem de equipamentos, quando o cliente final estiver no hotel.
- Elaborar placas de identificação do evento e de itens de A&B servidos (coffee-breaks, coquetéis etc.).
- Emitir requisição de materiais a serem utilizados, bem como, controlar o abastecimento do departamento.
- Cumprir as orientações relativas a qualidade e ao meio ambiente, seguindo as diretrizes corporativas.
- Atuar, eventualmente, no acolhimento dos clientes nas áreas de A&B e WD.
- Elaborar relatórios diversos pertinentes à área (manutenção, internet etc.)
**Experiência de trabalho**:
- Ensino Superior em curso em Turismo, Hotelaria ou compatível
- Microinformática como usuário.
- Desejável conhecimento em Gestão de projetos.

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