Assistente Administrativo

Sobre a empresa:  Com mais de 35 anos de atuação nacional, ajudamos empresas a proteger vidas por meio de soluções inovadoras em redes e dispositivos móveis de comunicação crítica, assegurando segurança e bem-estar. A Alcon e a Kofre são empresas recém-integradas, atuando em soluções especializadas de tecnologia e telecomunicações para setores estratégicos, como mineração, energia e indústrias de grande porte. Unidas, formam um grupo que combina inovação, confiabilidade e profundo conhecimento técnico, sempre com foco em entregar soluções de alto impacto, atendimento consultivo e geração de valor sustentável para seus clientes. Nossos valores refletem o compromisso com excelência, integridade, colaboração e inovação constante, guiando nosso trabalho em um mercado dinâmico e desafiador. Sobre a função:  Responsável por apoiar as rotinas administrativas e operacionais de Facilities, com foco em soft services, garantindo o funcionamento adequado das sedes e filiais das regiões Sudeste, Sul e Centro-Oeste.Atuará a partir da nossa sede Sede São Paulo, dando suporte aos times locais, controlando contratos, pagamentos, viagens corporativas, fornecedores, assegurando padronização, eficiência e cumprimento de prazos. Principais Responsabilidades Apoiar na gestão administrativa de Facilities, assegurando controles, prazos e organização das demandas das unidades sob sua gestão; Apoiar o controle de contratos e fornecedores (limpeza, recepção, café, motoboy, segurança, jardinagem e demais serviços de apoio), garantindo acompanhamento de vigências e renovações; Lançar e acompanhar pagamentos de contas administrativas (aluguel, energia, água, telefonia, tributos, entre outros), assegurando conformidade e precisão nos lançamentos; Apoiar a gestão de viagens corporativas, passagens, hospedagens e táxi corporativo, controlando custos e frequência de utilização; Realizar requisições e controles de materiais de escritório, copa, higiene, fardamento, entre outros via sistema, garantindo reposição dentro dos prazos e padrões definidos; Gerir e acompanhar solicitações de acesso , controlando prazos de liberação e devolução; Apoiar a organização de coffee breaks e ações corporativas, zelando pela qualidade do atendimento e da experiência interna; Realizar o atendimento e acompanhamento de chamados via sistema, garantindo resolução dentro do prazo/SLA definido; Consolidar relatórios e indicadores de Facilities, como prazos de pagamento, conformidade contratual, atendimento de chamados e controle do táxi corporativo, apresentando resultados mensais à coordenação; Garantir a organização, padronização e imagem corporativa das unidades sob responsabilidade da Sede São Paulo. Requisitos e Qualificações Experiência em rotinas e processos administrativos ou de Facilities (soft services); gestão de contratos, controle de pagamentos, viagens corporativas e requisições de materiais; Conhecimento em planilhas; Boa capacidade de organização e controle de indicadores administrativos (pagamentos, contratos e serviços). Diferenciais Conhecimento em processos de compras, facilities ou administrativo financeiro; Noções de gestão de fornecedores e controle de SLA; Competências Comportamentais Organização e atenção a detalhes: mantém controles precisos e cumpre prazos; Proatividade e senso de dono: antecipa demandas e busca soluções práticas; Boa comunicação e relacionamento interpessoal: interage com diversas áreas e fornecedores; Postura colaborativa e flexibilidade: atua com empatia e apoio às demandas internas; Foco em resultados e qualidade: busca eficiência e entrega com padrão elevado; Capacidade de priorização: gerencia múltiplas demandas de forma estruturada. BenefíciosSalário compatível com o mercado Ticket Alimentação / Refeição Plano de Saúde e Odontológico Total Pass / Programas de Saúde e Bem Estar Trilhas de Desenvolvimento de Talentos