Assistente Administrativo e Financeiro

A UICN (União Internacional para a Conservação da Natureza) é uma união de membros composta principalmente por governos e organizações da sociedade civil. Alavanca a expertise, os recursos e o alcance de mais de 1.400 organizações membros, além das contribuições de mais de 18.000 especialistas globais. Reconhecida como autoridade global no status do mundo natural e nas ações necessárias para protegê-lo, a Secretaria da UICN tem sede em Gland, Suíça, e escritórios em todo o mundo. Como fornecedora líder de dados, avaliações e análises sobre conservação, a UICN atua como um centro confiável para melhores práticas, ferramentas, diretrizes e padrões internacionais. Oferece uma plataforma neutra com uma ampla gama de partes interessadas — incluindo governos, ONGs, cientistas, empresas, comunidades locais, grupos indígenas e organizações religiosas — podem colaborar em soluções para os desafios ambientais e promover o desenvolvimento sustentável. O Escritório Regional da UICN para a América do Sul (UICN SUR) está sediado em Quito, Equador, e atua desde 1992; o Escritório Nacional no Brasil, sediado em Brasília, desde 2010. No Brasil, a maioria dos projetos da UICN faz parte de iniciativas globais ou regionais mais amplas, focadas em áreas protegidas e conservadas, a Lista Verde, Soluções Baseadas na Natureza (SbN), abordagens positivas para a natureza, restauração de paisagens florestais e outros temas alinhados ao Programa Natureza 2030 da UICN. Os parceiros da UICN no Brasil incluem agências governamentais federais e ONGs — 24 das quais são membros da UICN. A UICN também mantém colaborações estratégicas com importantes atores do setor privado. Esta posição terá uma dedicação de 6 horas diárias

RESUMO DAS FUNÇÕES CHAVE

O Assistente Administrativo de Programa apoiará o portfólio de projetos no escritório da UICN no Brasil em questões administrativas, financeiras e logísticas, com base nos padrões e procedimentos institucionais. Sua função se concentrará em facilitar os processos administrativos para implementar todas as atividades e entregas planejadas para cada projeto. Deverá fornecer suporte administrativo e financeiro com responsabilidade em:

• Processar solicitações de pagamentos, adiantamentos, passagens aéreas, hospedagem e demais, garantindo o cumprimento das políticas institucionais e dos prazos estabelecidos;
• Manter registro de controle atualizado da execução orçamentária dos projetos;
• Realizar processos de contratação de serviços profissionais e aquisição de bens e/ou serviços, de acordo com as normas e procedimentos da UICN;
• Apoio administrativo para organização de conferências, workshops, realização de treinamentos, seminários, entre outros, incluindo providências relacionadas a viagens, transportes e hospedagens nacionais e internacionais da equipe dos projetos a seu encargo;
• Obter cotações para todos os processos de aquisição de bens e serviços dos projetos, bem como para viagens, além de acompanhar os processos até sua conclusão, de acordo com as políticas e procedimentos internos da UICN;
• Registrar permanentemente todas as informações relacionadas ao gerenciamento de projetos, incluindo a manutenção de arquivos apropriados e atualizados, bem como preparação de relatórios correspondentes ou quaisquer outros relatórios solicitados dentro da área de especialização;
• Criação de requisições nos sistemas da UICN para compra de produtos e/ou contratação de consultorias dos projetos, entre outros, bem como acompanhamento dos processos até o pagamento;
• Realizar os processos para pagamento dos gastos do projeto de acordo com as normas da UICN;
• Cumprir com a estrutura de controle interno em coordenação estreita com o departamento administrativo e financeiro da UICN;
• Apoio para levantamento de informações para auditorias dos projetos e/ou entidades de controle;
• Coordenar os serviços de transporte e entrega exigidos pelo portfólio de projetos do escritório do Brasil;
• Orientar a equipe do projeto e os consultores na preparação de relatório de viagem, adiantamentos, etc.;
• Preparar relatório mensal sobre a movimentação, execução e disponibilidade das despesas dos projetos em relação ao orçamento;
• Apoio aos responsáveis pelos programas/projetos na elaboração de POAs em Smartsheet e no acompanhamento mensal da execução financeira e operacional;
• Treinar contratantes e entidades implementadoras sobre gestão de despesas de acordo com as políticas institucionais;
• Garantir, com atualização, o controle e o arquivamento das informações administrativas e financeiras do portfólio dos projetos;
• Apoio aos procedimentos administrativos e financeiros gerais do escritório conforme solicitação da chefia imediata e em acordo com a chefe da Unidade Administrativa.

Este Termo de Referência contém as principais responsabilidades e deveres deste cargo. No entanto, em uma organização em constante evolução como a UICN, espera-se que os membros da equipe demonstrem flexibilidade em sua abordagem de trabalho e estejam dispostos a realizar outras atividades que sejam atribuídas, mesmo que não façam parte de seu termo de referência regular.

Competências Corporativas:

• Demonstrar compromisso com a missão, visão e valores da UICN;
• Demonstrar integridade perante os modelos e valores éticos da UICN.

Competências Funcionais:

• Gestão do conhecimento e da aprendizagem: partilhar experiência e conhecimento; promover a cultura do aprendizado e do bom ambiente no escritório por meio do exemplo pessoal. Trabalhar continuamente e ativamente para o desenvolvimento pessoal, agir neste plano de aprendizagem e aplicar os novos conhecimentos adquiridos.

Desenvolvimento e Efetividade Operacional: demonstrar capacidade de executar várias tarefas padrão relacionadas com gestão de resultados, incluindo triagem e coleta de dados e documentação de projetos; demonstrar capacidade de fornecer subsídios para os processos relacionados com os projetos; demonstrar conhecimento de gestão orientada para resultados; demonstrar capacidade de auto-gestão; responder de forma positiva aos desafios; demonstrar boas habilidades conceituais, analíticas e de comunicação; desenvolver o trabalho com energia e atitude positiva e construtiva; capacidade de trabalhar sob pressão.

• Obrigatório: Nível superior em Contabilidade, Administração de Empresas ou Relações Internacionais
• Possuir experiência de 5 a 8 anos em processos administrativos e financeiros em projetos ambientais, de conservação e desenvolvimento sustentável ou aqueles relacionados ao setor privado em suas agendas de natureza positiva.
• Possuir experiência de 4 a 5 anos no acompanhamento da execução orçamentária dos projetos e na elaboração de relatórios financeiros
• Possuir, pelo menos, 5 anos de experiência na elaboração de orçamentos para projetos de conservação, desenvolvimento social e sustentável.
• Possuir experiência de 5 a 8 anos em processos de seleção de consultores e empresas de consultoria.
• Possuir conhecimento em informática (pacote Microsoft Office), gestão de informação em plataformas de gestão online e sistematização de dados e informações.
• Experiência em aquisições, gestão de arquivos e correspondência.
• Possuir experiência de pelo menos 5 anos na organização logística de reuniões, seminários e treinamentos
• Obrigatório: Fluência e boa redação em português e inglês
• Desejável: Conhecimentos de espanhol.

Para postular a una posição a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".

Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.

Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN:

Acerca de la UICN La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.