Assistente de Operações Santa Barbara/MG

Assistente de Operações Santa Barbara/MG - Vaga também para PcD

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Assistente de Operações Santa Barbara/MG - Vaga também para PcD

Descrição da vaga

Realizar atividades de programações logísticas no atendimento ao cliente. Manter controles da produção dos veículos da frota, bem como do ponto dos respectivos motoristas e operadores. Apoiar no atendimento aos clientes e no monitoramento das viagens.

Responsabilidades e atribuições

• Efetuar a conferência da presença da equipe, apurando eventuais casos de faltas / atrasos, a fim de comunicar os gestores responsáveis para se necessário providenciar substituição, visando a não ocorrência de transtornos na operação;
• Efetuar a checagem dos Veículos, conferindo, junto aos checklists efetuados pelos motoristas e as orientações anotadas pelo gestor da equipe do turno anterior, verificando a existência de veículos sem condições seguras de trabalho ou com ajustes a serem efetuados, a fim de manter a normalidade no andamento da operação, visando o atingimento das metas e resultados previstos;
• Manter o controle de Viagens, lançando em planilhas apropriadas todas as informações coletadas durante o dia, relacionadas a entrada e saída no cliente, com o número do protocolo de cada CMVM (documento gerado pelo sistema do cliente que possibilita a entrada do veículo em sua planta) e o número das notas fiscais, para fins de controle do número de viagens realizadas, do tempo gasto em cada processo e o que foi e quanto foi carregado;
• Proceder ao fechamento diário, transferindo as informações coletadas no processo do dia anterior e transcrevendo-as em planilhas específicas, para posterior envio e posicionamento do cliente e de seu Gestor;
• Efetuar o controle de Horas extras, lançando em planilha específica os totais de hora extra efetuada por qualquer colaborador da equipe do Ponto de Apoio, conforme solicitação do cliente, a fim de controlar a quantidade de horas executadas e para que possam ser lançadas junto ao faturamento da empresa;
• Programar as férias de todos os colaboradores de acordo com as condições repassadas pelo Departamento de Gestão de Pessoas, organizando-as de forma que não haja impactos negativos na operação e/ou no quadro de colaborares do Ponto de Apoio;
• Efetuar a coleta de ponto no relógio eletrônico, inserindo pen drive para importação / exportação do arquivo para o sistema apropriado e liberando-os, para enviá-lo por e-mail, ao Departamento de Gestão de Pessoas para as devidas providências;
• Apoiar nas diversas fases da Operação, desde o processo, contatando com os funcionários de apoio, dentro do cliente, verificando a situação da operação dentro da planta e se necessário repassá-la para o cliente, a fim de manter todas as informações avaliadas e para que ações sejam realizadas em eventuais casos de imprevistos;
• Efetuar vistorias nos veículos, através de inspeções e preenchimento de check list, para avaliar as condições do veículo e emitir quando necessário, uma OS ao setor de Manutenção, para a realização dos reparos necessários, contribuindo para que todos os veículos da frota se mantenham em condições de trabalho evitando imprevistos que possam prejudicar a operação ou integridade do motorista;
• Posicionar o gestor do próximo turno os acontecimentos relevantes na operação ou informações para os próximos dias de trabalho;
• Emitir, através do sistema, os CTE´s, para fins de cobrança dos clientes;
• Efetuar, junto a relatórios extraídos do sistema, a conferência e a baixa dos mesmos;
• Emitir planilhas apropriadas com o protocolo de toda a documentação baixada no sistema;
• Manter organizado o arquivo de correspondências da área, classificando-as e acondicionando-as em caixas que serão identidades de acordo com seu conteúdo;
• Abrir os malotes recebidos, a fim de selecionar e distribuir as correspondências;
• Efetuar, via sistema, a partir das 18 h a abertura das coletas para onde será deslocado um veículo ´para a retirada de material;
• Participar no planejamento, otimização e sinergia das rotas, de acordo com as respectivas cidades e regiões atendidas pela filial;
• Monitorar os veículos, a partir da programação do carregamento, rastreando-os através do rastreador ou celular, até a finalização do frete;
• Atender a solicitações de coletas de clientes, recebidas por e-mail ou ligações telefônicas, inteirando-se dos detalhes, junto ao sistema, a fim de transmiti-las, por meio da emissão de uma ordem de coleta, ao motorista mais próximo da região onde realizará a coleta;
• Efetuar a emissão das viagens, com base em dados recebidos da Operação, para as cargas sejam expedidas devidamente manifestadas;
• Gerar relatórios, planilhas, listas e outros, para fins de diversos controles, posicionamento do andamento das entregas aos clientes, informação a expedição, através dos dados dos CTE´s para fins de cobrança do cliente e pagamento aos motoristas (Contrato de frete);
• Efetuar o cadastro de motoristas, veículos, fornecedores e proprietários, analisando previamente os documentos, consultando sites internos e externos, a fim de efetuar a inserção dos dados, para que os motoristas e veículos estejam aptos para o trabalho;
• Efetuar o agendamento de coletas, recepcionando as solicitações, contatando o fornecedor para a transmissão dos detalhes da carga, visando a capacitação máxima dos veículos da empresa;
• Manter controle sobre as coletas e entregas, através de follow-up junto aos respectivos motoristas, contribuindo para assegurar a qualidade na realização dos serviços prestados pela empresa;
• Efetuar a conferência do diário de bordo dos motoristas, a fim de apurar a somatória dos serviços realizados e respectivos pedágios, para o devido reembolso aos motoristas;
• Orientar a equipe de operadores e motoristas no campo, sobre o tipo de madeira a ser carregada, a melhor rota de direção, visando a qualidade na realização dos trabalhos e no atendimento ao cliente;
• Manter controle sobre o carregamento, definindo as máquinas que carregarão os veículos Bitrem e Tritrem; definindo onde os motoristas irão retirar as notas de transportes e qual o carregamento que cada motorista deverá seguir, visando a racionalização do tempo em função as necessidades dos clientes;
• Conferir, junto ao operador, os documentos necessários para a liberação dos equipamentos, bem como observar a existência de algum vazamento de óleo ou derivados dos equipamentos;
• Coordenar pequenas reuniões com os motoristas e operadores de campo, para o tratamento de assuntos voltados a movimentação e resultados da área;
• Apurar, através de informações recebidas da Manutenção, a disponibilidade de veículos, a fim de poder contar com veículos e equipamentos em pleno funcionamento, evitando quebras, paralizações e custos desnecessários;
• Controlar a jornada de trabalho dos motoristas e operadores, a fim de possibilitar a programação, coleta e entrega de acordo com as disponibilidades de horários;
• Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do Superior imediato.
  
  

Requisitos e qualificações

• Ensino Superior em Logística ou áreas correlatas;
• Experiência na função;
• Pacote office Básico;
• Conhecimentos Intermediários sobre as rotinas da área de Operações;
• Conhecimentos Básicos sobre a Legislação de Trânsito.
  
  

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