Coordenador(a) Administrativo

Localização: São Paulo

Os funcionários devem estar fisicamente localizados em São Paulo durante o período de emprego com a TNC. Candidatos de outras localidades são incentivados a se candidatar; no entanto, a TNC não cobrirá os custos de realocação se você aceitar uma oferta feita pela TNC para esta posição.

O Coordenador Administrativo será responsável pelo desempenho de múltiplas funções administrativas relacionadas ao programa atribuído. A posição supervisionará o agendamento e a logística para eventos especiais e/ou reuniões, centralização e gestão de compras, arquivamento central, operações de correspondência, envio de computadores e itens de TI, gestão de instalações, abertura, mudanças e encerramento de escritórios, telecomunicações, gestão geral de inventário, itens imobilizados e frota, gestão de agências de viagens, controle e apoio na confecção de contratos, suporte e/ou recepção, criação de documentos.

Poderá auxiliar no recrutamento e treinamento de voluntários do programa, coordenar atividades dos voluntários e executar tarefas administrativas de Sistemas de Informação e Finanças, incluindo processamento de formulários, elaboração de relatórios e monitoramento de orçamentos. Fará uso de sistemas para manter, rastrear e pesquisar dados e produzir/revisar relatórios, aplicar processos estabelecidos para melhorar a eficácia e documentar procedimentos do programa de referência, e coordenar atividades com múltiplas variáveis com definição de prazos realistas.

O Coordenador será o ponto de contato para consultas sobre as atividades do programa, poderá auxiliar no desenvolvimento de materiais de comunicação e gerenciamento de correspondência, e trabalhará em cooperação com a equipe da Conservação para fornecer informações para tomada de decisão e resolução de problemas. Atuará como responsável pelo departamento conforme designado pela supervisão, para coordenar arranjos, transmitir informações e garantir a execução bem-sucedida do programa na área funcional da equipe. Implementará processos para melhorar a eficácia e comunicará com a equipe de múltiplos programas na Conservancy, fornecedores, doadores e voluntários.

Oportunamente, poderá auxiliar na gestão de compras, comunicação interna e apoio a áreas adjacentes, mantendo a ética e transparência em todas as atividades.

• Bacharelado em Administração, Gestão ou área relacionada, ou combinação equivalente de formação e experiência profissional (2 anos).
• Experiência em supervisão de pessoas e/ou equipes.
• Experiência na coordenação de processos administrativos.
• Experiência com geração de relatórios e interpretação de dados para apoio à tomada de decisão.
• Experiência em redação, edição e revisão de textos institucionais ou de negócios.
• Experiência em organização de tempo e gestão de múltiplas atividades com prazos definidos.
• Experiência de trabalho colaborativo com equipes diversas e comunicação com públicos variados.
• Experiência com rotinas e processos de Operações e/ou Facilities.
• Experiência com ferramentas de planilhas eletrônicas, como Excel, em nível avançado.
• Fluência em português (escrita, leitura e fala) e experiência com comunicação escrita em inglês; nível intermediário de fala em inglês.

• Experiência em planejamento de atividades e resolução de problemas complexos.
• Experiência no uso de sistemas e tecnologias voltadas para gestão administrativa ou facilities.
• Experiência com organização de eventos e produção de materiais de apoio.
• Cursos ou formação complementar em áreas como Gestão de Facilities, Logística ou Administração Pública.
• Experiência com gestão de contratos e relacionamento com fornecedores.
• Conhecimento atualizado sobre tendências e boas práticas em Facilities ou Operações.

Esta posição é fixa para desenvolvimento das atividades em Home Office na cidade de São Paulo.

Família de Trabalhos: Operações

Código Interno do Trabalho:

Faixa salarial: grade 5

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