Assistente Administrativo

Prologis, Inc. is the global leader in logistics real estate. In partnership with our customers and our communities, we develop modern, high-quality properties that set the standard for innovative building design and sustainability. Prologis owns or has investments in properties and development projects of ~1.2 billion square feet in 19 countries and enables 2.8% of the world’s GDP. We have committed to achieve net zero emissions by 2040. Beyond real estate, our Essentials platform optimizes the company’s global asset portfolio to provide our customers solutions that address today’s warehouse and shipping challenges. Prologis Ventures invests in logistics innovation and technology companies to modernize supply chains worldwide.Job Title:Assistente Administrativo (RECX Assistant)Company:PrologisMissão do CargoO RECX Assistant deve garantir o controle financeiro eficiente das propriedades, assegurando o rigor no controle de despesas, processamento preciso de contas a pagar e receber, e fornecendo visibilidade sobre o desempenho financeiro. O assistente deve cumprir as políticas da empresa e prazos estabelecidos, gerindo pagamentos no SAP, reconciliação bancária, contratos de locação, suas garantias e seguros. O foco é assegurar o correto rateio de despesas e prestação de contas detalhada, facilitando a comunicação entre fornecedores, inquilinos e equipe de gestão, promovendo um controle financeiro eficiente e transparente.Local de TrabalhoSão Paulo-SPReport DiretoRECX ManagerPricipais **Responsabilidades**:- Controle do Ciclo de Pagamentos: Garantir o processamento pontual de despesas no SAP e validação de notas fiscais, evitando atrasos e multas.- Previsão de Desembolsos: Contribuir para previsões financeiras e garantir a correta alocação de pagamentos no orçamento, apoiando o planejamento de fluxo de caixa.- Controle das Contas Bancárias: Monitorar saldos e realizar conciliações bancárias, assegurando registros precisos de movimentações e disponibilidade de recursos.- Relacionamento com Fornecedores: Manter comunicação eficiente com fornecedores, resolvendo divergências em faturas e negociando prazos quando necessário.- Controle de Contas a Receber e Inadimplência: Acompanhar recebimentos, emitir cobranças, monitorar inadimplentes e utilizar garantias locatícias para minimizar riscos financeiros.- Gestão de Contratos de Locação, Garantias, Seguros e Colaboração Jurídica: Gerenciar os contratos de locação, garantindo que estejam em conformidade com os termos acordados, incluindo o controle das garantias locatícias e apólices de seguros dos locatários. Em casos de inadimplência prolongada ou disputas contratuais, colaborar com o departamento jurídico para acionar mecanismos legais de cobrança e, quando necessário, tomar medidas legais para a recuperação de valores.- Participação no Processo de Aquisições: Participar das aquisições de materiais e serviços, seguindo procedimentos internos e alinhando com o orçamento.- Reconciliação e Relatórios Gerenciais: Realizar reconciliação financeira, emitir relatórios sobre recebíveis, e preparar planilhas de rateio de despesas, fornecendo visibilidade para os gestores. Fornecer uma visão clara e estruturada sobre os custos e receitas, destacando variações e apontando possíveis otimizações financeiras para os gestores.Desafios da Posição- Controle Financeiro Fidedigno: Assegurar que as despesas estejam em conformidade com o orçamento, alinhando os custos ao planejado e relatando-os de forma precisa e clara.- Análise Coerente dos Dados: Avaliar e garantir a consistência dos dados financeiros, enfrentando o desafio de gerenciar grandes volumes de informações de maneira confiável e detalhada.- Propor Mudanças Estruturadas: Analisar processos financeiros e operacionais, identificando áreas para melhorias e sugerindo mudanças que aumentem a eficiência, sem causar interrupções.- Gestão de Solicitações Emergenciais: Lidar com demandas urgentes, coordenando ações entre departamentos e garantindo resposta rápida e eficaz, sem comprometer o fluxo de trabalho.- Antecipação de Necessidades Emergenciais: Manter comunicação proativa para prever e minimizar problemas que possam impactar o relacionamento com parceiros e clientes, garantindo a continuidade das operações.CAPACITAÇÕES1) Formação Acadêmica: Graduação em Economia, Administração de empresas, ou áreas correlatas.2) Tempo de Experiência: 3 anos;Conhecimentos Específicos: Sistema SAP, rotinas administrativas, atendimento ao cliente;3) Idiomas e fluência: Inglês Intermediário (oral, gramática, leitura e escuta)PERFIL/ COMPETÊNCIAS- Domínio de ferramentas financeiras: Excel, SAP e sistemas de gestão financeira;- Conhecimento contábil e fiscal: entendimento de práticas contábeis e regulamentações fiscais;- Capacidade analítica e atenção aos detalhes: garantir precisão em transações e relatórios;- Planejamento e organização;- Comunicação clara;- Adaptabilidade: flexibilidade para lidar com mudança