Auxiliar de frotas

Desempenho de papel crucial no suporte à gestão da frota, garantindo que as operações diárias sejam realizadas de maneira eficiente e conforme os planos estabelecidos. Abaixo está um fluxograma que descreve as principais atividades, rotinas e indicadores de desempenho do Auxiliar de Frotas.

1. Manutenções Preventivas, Corretivas, Reparos:

Entrada:

• Veículos retornando de operações diárias.

Processo:

• Receber os veículos e realizar uma inspeção visual para identificar avarias ou condições anormais.
• Verificar o odômetro e registrar a quilometragem atual.
• Acompanhar o check-list das unidades, observando níveis de combustível, óleo e outros fluidos essenciais.
• Conferência e acompanhamento do planejamento de manutenções preventivas, corretivas e reparos.
• Conferência e acompanhamento do planejamento de compra e troca de pneus.
• Auxilio no planejamento para venda de carcaças de pneus, metais, entre outros.
• Conferência e acompanhamento do rastreador junto ao controle de ponto.
• Conferência e acompanhamento da hora motor.

Saída:

• Relatório de inspeção inicial e registro de quilometragem atualizado.

Indicador de Desempenho:

Taxa de Conformidade das Inspeções:

• Percentual de veículos que passam na inspeção inicial sem necessidade de manutenção imediata.

2. Registro e Atualização de Documentação

Entrada:

• Informações de veículos, documentos de manutenção e relatórios de inspeção.

Processo:

• Atualizar registros de manutenção no sistema de gestão de frotas.
• Organizar e arquivar documentos relevantes, como notas fiscais, certificados de inspeção, e relatórios de avarias.

Saída:

• Documentação atualizada e organizada.

Indicador de Desempenho:

Precisão na Atualização dos Registros:

• Percentual de documentos e registros atualizados corretamente sem erros.

3. Programação de Manutenção e Revisões

Entrada:

• Dados de quilometragem e cronograma de manutenção.

Processo:

• Auxiliar na programação de revisões e manutenções preventivas conforme o cronograma estabelecido.
• Auxiliar à comunicação aos gestores e aos prestadores de serviço sobre os agendamentos de manutenção.

Saída:

• Cronograma de manutenção atualizado e comunicado.

Indicador de Desempenho:

Pontualidade nas Manutenções:

• Percentual de manutenções realizadas dentro do prazo programado.

4. Controle de Abastecimento

Entrada:

• Informações sobre o consumo de combustível.

Processo:

• Monitorar e registrar o consumo de combustível de cada veículo por unidade, compilando as informações de consumo mensal do grupo.
• Auxiliar no controle dos cartões de abastecimento e verificar inconsistências.

Saída:

• Relatório de consumo de combustível.

Indicador de Desempenho:

Acurácia no Controle de Combustível:

• Diferença percentual entre o consumo registrado e o consumo real esperado.

5. Suporte à Logística de Transporte dos veículos baixos

Entrada:

• Ordens de serviço e solicitações de transporte.

Processo:

• Organizar a logística diária dos veículos baixos, incluindo a distribuição e alocação dos veículos para os motoristas.
• Ajustar as rotas e alocações conforme necessidades operacionais.

Saída:

• Veículos alocados e rotas planejadas.

Indicador de Desempenho:

Eficiência na Alocação de Veículos:

• Percentual de veículos alocados corretamente para as tarefas diárias sem necessidade de realocações de última hora.

6. Relatórios e Feedback

Entrada:

• Dados de operação e feedback de motoristas.

Processo:

• Coletar e compilar dados operacionais diários.
• Preparar relatórios para o Supervisor de Frota e demais responsáveis.
• Comunicar feedbacks dos motoristas e sugerir melhorias operacionais.

Saída:

• Relatórios diários/mensais e feedbacks compilados.

Indicador de Desempenho:

Qualidade dos Relatórios:

• Percentual de relatórios entregues completos e com dados precisos.

7. Soluções via software

Entrada:

• Disponibilização digital das informações otimizando a transparência dos processos.

Processo:

• Cadastro de fornecedores.
• Cadastro de CNHs e acompanhamento dos vencimentos.
• Cadastro de Toxicológicos e acompanhamento dos vencimentos.
• Cadastro de MOPPs e acompanhamento dos vencimentos.
• Solicitação de penalidades.

Saída:

• Eficiência e transparência digital.

Financeiro

Entrada

• Previsão de contas a pagar para regularidade dos veículos.

Processo:

• Verificação dos IPVAs e DPVATs
• Verificação, tabulação e envio dos relatórios de consumo, compra e troca de pneus.
• Verificação, tabulação e envio dos relatório de consumo de combustível.
• Verificação, tabulação e envio dos relatórios para multas de trânsito com a devida identificação dos condutores.
• Verificação, tabulação e envio do relatório Sem Parar, otimizando a análise e veriricação de melhorias para mitigação de custos.

Saída:

• Eficiência e transparência dos custos financeiros de cada unidade.