Secretária Executiva

Prestar assistência à Diretoria na gestão dos negócios da empresa, assessorando-os nas atividades de rotina e agenda, de forma a garantir o apoio administrativo e secretarial necessário à área, aliviando seu superior imediato de detalhes burocráticos e administrativos no cumprimento dos compromissos assumidos, bem como dar apoio de forma geral aos Gerentes.
**Responsabilidades e atribuições**
- Realizar o controle da agenda e dos compromissos da diretoria, mantendo-as atualizadas evitando conflitos de horários, alertando-os para os compromissos individuais e da coletividade que demandem a presença deles, dispondo horários de reuniões, contatando as pessoas participantes e providenciando o apoio logístico necessário para a realização dos eventos;
- Protocolar, controlar, avaliar e encaminhar para a distribuição documentos e correspondências recebidas, observando os padrões previamente determinados, coletando assinaturas conforme necessidade e procedimento padrão;
- Preparar, organizar e acompanhar toda documentação cuja guarda compete à Diretoria, conforme procedimentos administrativos predefinidos;
- Organizar e prestar apoio na realização de eventos como Assembleias, reuniões de AGM e Conselhos, dentre outros, providenciando e preparando agenda e material a ser utilizado e demais providências logísticas necessárias, acompanhando e solucionando entraves durante sua realização e elaborando as atas dos eventos;
- Realizar serviços externos que exijam a presença do Assistente, especialmente no tocante à aqueles confidenciais;
- Atender às solicitações de patrocínio, recepcionando os ofícios e repassando aos responsáveis internos pela análise, aprovação ou reprovação destas;
- Solicitar compras, reembolsos, pagamentos de diárias, adiantamentos, acertos de viagens, compra de passagens aéreas e reserva de hotéis, bem como fazer cotações diversas;
- Manter salas de reuniões e auditório devidamente organizadas e preparadas para as reuniões, organizando as agendas para evitar conflitos de horários, acompanhar e organizar as atividades a serem trabalhadas, bem como preparar apresentações, solicitar lanches, fazer pautas e relatórios das reuniões;
- Realizar o cadastro de clientes convidados, fornecedores credenciados a empresa, solicitando documentações e providenciando a liberação e integração às dependências e equipes;
- Digitar atas, ofícios, circulares e demais documentos oriundos da Diretoria;
- Manter o sigilo absoluto sobre os sistemas e/ou informações inerentes a empresa;
- Zelar pelo bom uso dos equipamentos e bens que são destinados ao trabalho;
- Zelar pelos interesses do Grupo Luiz Höhl, e representá-la condignamente quando nomeado para este fim junto a outras instituições ou eventos;
- Cumprir os Regimentos Internos, bem como os Regulamentos e Normas que regem a atuação do Grupo Luiz Höhl.
- Executar outras atividades que tenham correlação com as atribuições do cargo.
**Requisitos e qualificações**
- Formação:
- Ensino Superior preferencialmente em Secretariado Executivo ou Administração de Empresas.
- Treinamentos/Certificações e/ou Conhecimentos específicos:
- Pacote Office intermediário;
- Inglês em nível intermediário;
- Cursos de Excelência no Atendimento.
- Experiência:
- Desejável experiência acima de 5 anos.
- Observação:
- Cuidará da agenda que envolva os três diretores e fundador
A CASA DO PICA-PAU é uma empresa com 52 anos de mercado. Nós atuamos em diversos segmentos como refrigeração comercial, ferramentas, máquinas e equipamentos agrícolas. Nosso ambiente de trabalho é dinâmico e desafiador. Ações internas como o Programa de Desenvolvimento de Líderes (PDL), o Programa de Recrutamento Interno (PRI) e a Höhl Academy - Escola de Desenvolvimento Profissional do Grupo Luiz Höhl, valorizam nossos colaboradores. Por isso, e muito mais, recebemos a certificação Great Place to Work. Um time assim ficaria ainda melhor com o seu talento.

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