Secretária executiva

Sobre nós A LSG Sky Chefs é uma das maiores fornecedoras de serviços de catering e hospitalidade para companhias aéreas do mundo, reconhecida por sua reputação excepcional e abordagem dinâmica no setor. Eleita "Melhor Empresa de Catering Aéreo da América do Norte" em 2023 e 2024, somos movidos pela excelência e inovação, impulsionados pela dedicação e expertise dos nossos talentosos colaboradores. Nossos membros de equipe são o coração e a alma do nosso sucesso, entregando consistentemente experiências culinárias excepcionais e um serviço de altíssima qualidade aos nossos clientes e seus passageiros em toda a América do Norte e América Latina. Sumário do Cargo: Reponsável por oferecer suporte executivo a um grupo de diretores, garantindo o bom fluxo de informações, agendas e demandas administrativas. Além disso será responsável pela gestão operacional e imagem do escritório, liderando equipe de apoio (limpeza, copa e jardinagem) e assegurando o funcionamento, suprimento e apresentação adequadas das instalações e equipamentos alocados nesta área. Cuidará da logística de reuniões, eventos da empresa e recepção de visitantes e clientes nesta área. Apoiará os visitantes externos na logística de acomodação e transporte para o deslocamento e permanência na cidade durante sua visita. Principais Responsabilidades Coordenar agendas, compromissos, viagens e reuniões de diretores. Controlar o estoque e as compras de suprimentos administrativos, materiais de escritório, café e itens de consumo. Garantir a sigilosidade e discrição com relação a assuntos e temas confidenciais da empresa. Receber e distribuir em tempo adequado documentos e correspondências internas, de clientes, entidades, órgãos governamentais, assegurando o encaminhamento aos respectivos departamentos/Diretores envolvidos. Organizar e acompanhar quando necessário, visitas às instalações na empresa, envolvendo clientes e visitantes diretos do corpo executivo. Providenciar, aprovar junto a diretoria e controlar a documentação referente as viagens Nacionais e Internacionais realizadas por funcionários de todas as unidades Brasil. Controlar e tomar providencias com relação as despesas e notas fiscais de serviços prestados diretamente ao corpo executivo da empresa. Organizar as reuniões, convocar os gestores envolvidos e providenciar as atas solicitadas, assegurando que todos os envolvidos recebam e tomem ciência dos conteúdos debatidos neste fórum. Organizar e responsabilizar-se pela guarda dos documentos do corpo executivo, inclusive quanto a confidencialidade e identificação dos documentos. Controle de contas e pagamentos diversos; Coordenar de forma integrada, os serviços relacionados à facilities (instalações prediais, gestão de estacionamentos, sistemas de ar condicionado, ambientes críticos do escritório, orçamento da área, gerenciamento de lay-out, limpeza institucional, agenda de salas de reunião, etc.), analisando resultados, desempenhos e aplicando sugestões de melhorias. Cuidar da organização, estética, segurança e imagem do escritório, assegurando um bom ambiente funcional e acolhedor. Garantir o bom funcionamento dos equipamentos (impressoras, televisores, projetores, computadores, audiovisuais, flipcharts, quadros brancos, e etc) e acionar manutenção quando necessário. Coordenar a reserva, preparação e limpeza das salas de reunião. Coordenar limpeza e suprimentos de banheiros e áreas de café. Coordenar almoços e eventos de negócio nas instalações da empresa. Zelar pela aparência decoração e disposição de materiais institucionais e sinalização do escritório. Conhecimentos, Habilidades e Experiência Educação e Experiência Formação superior completa ou cursando. Experiencia minima 3 anos na posição de secretária executiva ou assistente de diretoria. Conhecimentos Domínio do pacote Microsoft Office e ferramentas de videoconferência Inglês avançado (escrito e falado), espanhol intermediario desejável. Boa fluencia escrita e falada na lingua portuguesa Habilidades para solução de problemas