Auxiliar Administrativo

Prestar suporte às operações da Electra através dos serviços de apoio voltados à Recepção, Viagens e Compras Administrativas garantindo atendimento de excelência com os clientes internos e externos. RECEPÇÃO:Realizar o atendimento telefônico e anotar recados para garantir a comunicação adequada com os clientes e fornecedores via central telefônica, sempre que o telefone tocar. Realizar a atualização de ramais na planilha de controle na pasta da Recepção e imprimir para que todos tenham a lista atualizada em suas estações de trabalho, todas as vezes que entra ou sai um colaborador. Realizar o atendimento ao público para que sejam bem atendidos, orientandos e direcionados ao local das reuniões sempre que houver a demanda. Enviar, receber e protocolar as encomendas, cartas, revistas e jornais para que todos os documentos estejam controlados mediante anotação nos cadernos de protocolos de entrada e saída de documentos, encaminhando para as pessoas e setores corretos, sempre que houver demanda. Receber os documentos dos setores até 12h00 para envio de correspondências. Preparo do envelope, protocolo e despacho da documentação aos clientes e fornecedores via Correios classificando por Carta simples, Sedex, Sedex 10 ou Sedex 12, através do sistema dos Correios, toda vez que for solicitado. Confecção de pastas suspensas e etiquetas de identificação para guardar os Avisos de Recebimentos (AR) dos Correios, blocos de notas de serviços dos motoboys, cadernos de protocolos, para que todos fiquem guardados em ordem, sempre que necessário. Solicitar serviço de entregas e coletas (motoboy ou transportadoras) para transporte de documentos ou materiais aos destinatários tais como Cartório, Junta Comercial, Bancos ou Colaboradores, via telefone ou e-mail, sempre que receber as demandas dos outros setores. Receber as compras e notas fiscais do GSO para controle e registro do que chega na empresa, guardando os materiais em seus devidos lugares e realizando os lançamentos das notas no SAP, para que sejam efetuados os pagamentos, sempre que houver a demanda. Reservar as salas de reuniões, para organização e controle das utilizações para não haver problemas de ter reuniões marcadas no mesmo dia e horário, através da Agenda no Tools, sempre que houver a demanda. Realizar a baixa de estoque para controlar a quantidade de materiais existentes na empresa, para que não falte determinados produtos e que no início do mês seja feita a compra exata destes materiais, via ERP SAP, todo último dia útil do mês. Realizar a encomenda de carimbos via e-mail com a empresa GGE Carimbos para as funções que precisam assinar documentos da empresa, sempre que houver demanda. Emitir via sistema Unifi Network o voucher mensal da rede wi-fi Electra Guest e enviar o código via e-mail ao departamento de Marketing para envio de comunicado a todos os colaboradores, todo 1 dia útil de cada mês. COMPRAS ADMINISTRATIVAS:Realizar as compras mensais (material de escritório, cozinha e limpeza), cotando com três (3) fornecedores diferentes, mediante aprovação da cotação do Gestor da área, via e-mail, até o 3 dia útil de cada mês. Realizar as compras sob demanda (ergonômicos, impressões, material expediente), cotando com três (3) fornecedores diferentes, mediante aprovação da cotação do Gestor da área, via e-mail, sempre que houver demanda. Solicitar via e-mail para a empresa responsável (WorkOut) a confecção de crachás para os colaboradores terem acesso as dependências da empresa e utilizem durante o expediente, todas as vezes que entrar novos colaboradores ou houver alteração de cargo. Solicitar via e-mail para a empresa responsável (Gráfica Pinhal) a confecção de cartões de visita para os colaboradores conforme solicitação do Marketing, sempre que houver a demanda. Solicitar via e-mail para a empresa responsável (Gráfica Pinhal) a confecção de envelopes personalizados para o envio de documentos via Correios ou Motoboy conforme padrão estabelecido pelo Marketing, sempre que houver a demanda. Realizar a cotação de alimentos e bebidas para reuniões e aniversariantes para os momentos de confraternização com os colaboradores, via e-mail para Confeitaria Rosangela ou Doce Sabor, ao final de cada mês. VIAGENS:Realizar cotações para viagens a serviço da empresa (hotel, aéreo e/ou locação de veículo) conforme a Solicitação de Viagem aberta pelo colaborador via Tools. Enviar para agência de viagens (StarOver) a cotação e após receber, anexar as informações no chamado. Após seleção das opções pelo solicitante e aprovação do Gestor da área, sinalizar para agência de viagens efetivar as compras, sempre que houver demanda. EVENTOS:Auxiliar na confecção de materiais, crachás e organização de eventos para que tudo esteja organizado, de acordo com a orientação dos setores solicitantes, sempre que houver demanda.

Formação Acadêmica:

Não informado

Salário:

A combinar

Cargo:

Auxiliar administrativo

Empresa:

Electra Comercializadora de Energia Ltda.

Distribuição de energia elétrica.

Ramo:

Energia