Secretário executivo

Vaga: Secretária Executiva

Sobre a vaga

Buscamos uma Secretária Executiva organizada, proativa e altamente responsável para atuar no suporte administrativo e operacional da clínica, garantindo o bom funcionamento das rotinas internas, o atendimento inicial às famílias, a organização de documentos e o apoio direto à gestão e às equipes técnicas.

Essa profissional será um ponto central da operação, lidando com informações sensíveis, múltiplos sistemas, prazos, comunicação institucional e processos internos, sempre em alinhamento direto com a diretoria.

Principais responsabilidades

Apoio Estratégico à Diretoria

Responsável por auxiliar diretamente a diretoria nas demandas administrativas, operacionais e organizacionais do dia a dia, garantindo fluidez nos processos internos, cumprimento de prazos, organização de informações e suporte contínuo à tomada de decisões.

Essa função exige visão ampla da operação, capacidade de transitar entre diferentes áreas (administrativo, financeiro, atendimento, contratos e organização interna), além de alto nível de confiança, organização, autonomia e senso de prioridade.

• Apoio direto à diretoria na execução e acompanhamento de demandas diversas
• Organização de informações, documentos, relatórios e controles solicitados pela gestão
• Intermediação da comunicação entre diretoria, equipe técnica, prestadores de serviço e famílias
• Acompanhamento de prazos, processos e rotinas estratégicas da clínica
• Suporte na organização de contratos, entrevistas, agendas e processos internos
• Atuação como ponto de apoio para resolução de demandas administrativas emergenciais
• Organização e consolidação de informações estratégicas para apoio à tomada de decisão da direção

Rotina administrativa e organizacional

• Organização da recepção, salas de atendimento e ambientes comuns no início e no final do expediente
• Controle de materiais, insumos, lanches, café, cápsulas e estoque em geral
• Apoio à organização da limpeza e repasse de orientações à equipe de apoio

Atendimento, relacionamento e comunicação

Responsável por conduzir o contato inicial e o relacionamento com as famílias, oferecendo informações institucionais sobre os atendimentos e acompanhando a comunicação até o agendamento da primeira sessão ou avaliação, sempre de forma acolhedora, ética e alinhada às diretrizes da clínica.

• Atendimento inicial a famílias via telefone e WhatsApp, com registro organizado das informações
• Condução do primeiro contato e do relacionamento inicial com famílias interessadas nos serviços da clínica
• Fornecimento de informações institucionais sobre atendimentos, processos, fluxos e funcionamento da clínica, conforme diretrizes estabelecidas
• Registro, organização e acompanhamento de dados de possíveis pacientes, garantindo histórico e rastreabilidade do contato
• Acompanhamento da comunicação com as famílias até a confirmação da primeira sessão ou avaliação
• Manutenção de contato ativo para confirmações, retornos e alinhamentos necessários
• Envio de mensagens padronizadas para famílias, candidatos e profissionais
• Organização e acompanhamento de entrevistas de seleção
• Encaminhamento à diretoria ou aos responsáveis técnicos das demandas que exigem definição estratégica ou clínica

Gestão de documentos e contratos

• Confecção, organização e envio de contratos, termos de parceria, distratos e cartas informativas via Clicksign
• Salvamento, digitalização e organização de documentos físicos e digitais
• Envio periódico de documentos e notas fiscais para a contabilidade
• Controle e arquivamento correto de documentos obrigatórios

Apoio financeiro e sistemas

• Emissão e organização de notas fiscais (Alelo, prestadores de serviços, entre outros)
• Acompanhamento de relatórios financeiros e de atendimentos no sistema ZenFisio
• Controle de repasses financeiros de profissionais para a clínica
• Organização de planilhas e controles internos

Sistemas e ferramentas

• Utilização diária de Google Drive, Google Agenda, Google Keep e WhatsApp Business
• Cadastro e atualização de pacientes no sistema ZenFisio
• Criação e edição de materiais institucionais no Canva (cartões, certificados e comunicados)
• Operação básica de equipamentos: impressora, plastificadora, interfone e máquinas de café

Apoio à gestão

• Solicitação e comparação de orçamentos de prestadores de serviço
• Acompanhamento de serviços autorizados
• Comunicação constante com a liderança sobre demandas, prazos e ocorrências relevantes

Perfil desejado

• Organização, atenção a detalhes e senso de prioridade
• Discrição e responsabilidade no manuseio de informações confidenciais
• Boa comunicação verbal e escrita
• Proatividade e capacidade de seguir processos com precisão
• Facilidade com tecnologia, sistemas e ferramentas digitais
• Capacidade de lidar com múltiplas demandas e rotinas estruturadas

Diferencial da vaga

Esta não é uma função operacional simples. A Secretária Executiva atua como braço direito da gestão, sendo fundamental para o funcionamento da clínica, a organização dos processos internos e a qualidade da experiência das famílias e dos profissionais.