assistente administrativo de grupos e eventos

Princípio das Responsibilidades & Propósito da Posição:

Ser responsável pela coordenação do departamento de vendas assistindo à toda equipe de vendas, a fim de ajudar a atingir os objetivos do Business Plan.

FUNÇÕES ESSENCIAIS

Média Percentagem de Tempo

10

%

Relatório de activities para execução do trabalho do dia

80

%

Elaboração de propostas de eventos com hospedagem de grupos (minimo 10 aptos) e de grupos sem eventos

10

%

Atendimento a clientes (pessoalmente e telefone), reuniões, etc...

FUNÇÕES SUSTENTADORAS
Além de realizar as funções essenciais, esta posição pode ser requerida para realizar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, com a percentagem de tempo realizando cada função para ser exclusivamente determinada pelo supervisor baseado em requerimentos particulares da empresa.

• Saber quais são os Padrões de Qualidade da Marca Hilton nos quais seu departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.
• Verificar disponibilidade de salas e elaborar propostas dos eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 aptos) e de grupos sem eventos. Existem exceções para grupos com a autorização de Revenue com menos de 10 apartamentos.
• Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e aperfeiçar o relacionamento com os mesmos.
• Ampliar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos, efetuando ligações para melhor entendimento do negócio.
• Programar visitas de familiarização no hotel e atender à solicitações imprevistas.
• Atuar como intermediário e colocar o cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessário.
• Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas dando suporte na verificação de disponibilidade das salas oferecidas para o evento com grupo otimizando a utilização dos espaços
• Reportar mensalmente a Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas funções e os resultados alcançados contra as metas estabelecidas.
• Atualizar diariamente suas atividades no Delphi, preenchendo as activities do sistema conforme padrão.
• Assegurar que todas as solicitações de clientes são respondidas dentro de 24 horas.
• Elaborar e enviar todo tipo de correspondência necessária para a boa operação do seu departamento e demais departamentos do Hotel.
• Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e com os demais departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos dos Padrões da Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente.
• Atender ao telefone em até 03 toques, de maneira educada e profissional. Aprender e praticar os procedimentos corretos de como atender chamadas telefônicas, como colocá-las na espera e como transferí-las.
• Participar de reuniões de vendas a que for solicitado.
• Participar dos treinamentos que são dados para sua própria capacitação, e transmite seus conhecimentos e experiências a seus colegas.
• Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação.
• Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe realizada semestralmente.
• Realizar seguimento dos grupos e eventos já confirmados para que o pagamento seja efetuado nas datas previstas.
• Promover a venda de outros hotéis da marca Hilton sempre que possível.
• Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.
• Chamar o hóspede pelo nome sempre.
• Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar sua evolução a cada período e participar dos planos de ação para sempre melhorar os resultados.

ORIENTAÇÃO AO MERCADO DE EVENTOS SOCIAIS

• Acompanhar as degustações realizadas para que o cliente escolha e aprove o menu sugerido para o evento.
• Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para a apresentação do menu, e discute as possibilidade de novas opções.
• Realizar reuniões junto ao Supervisor de Banquetes e o cliente para repassar detalhes de todo o andamento da festa e seus detalhes especiais.
• Recepcionar os clientes no dia do evento, dá suporte ao supervisor e confere últimos detalhes.
• Apresenta-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal.
• Cumprir com os horários estipulados e se adapta às mudanças de acordo com as necesidades operacionais do hotel.

REQUERIMENTOS FÍSICOS:

Chave de Frequência: Raro - até 1 hora, Ocasional - 1-3 horas, Frequente - 3-6 horas, Constante - 6-8 horas

Atividade Física Frequência

Sentado Constante

Andando, Subindo Escada Ocasional Agachando/ Curvando, Dobrando joelho/ Inclinando-se para frente (cabeça e ombros) Ocasional

Agarrar, Alcançar, Apanhar Raro

Empurrar / Puxar Raro

Visão Próxima Constante

Visão Longe Ocasional

Escutar Constante

Conversar Ocasional Suspender/Carregar (15 lbs = 68,04 kg) 453,6 g = 1 lbs Raro

Viajar Raro

OUTROS DEVERES

• Assimilar a cultura da Família Hilton e demonstrar conhecimento do trabalho e dos padrões de serviço.
• Freqüência regular em conformidade com os padrões, que podem ser estabelecidos pelo Hilton de tempo a tempo, é essencial à realização com sucesso desta posição.
• Colaboração interdepartamentais desenvolvendo temporariamente outra função desde que requerido pelo seu superior.

REQUERIMENTOS DE SEGURANÇA

• A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes prevê o cuidado da adequação ergonômica durante a jornada de trabalho, para evitar lesões por esforço repetitivo.
• Respeitar e fazer respeitar as normas de segurança para as pessoas, instalações e equipamentos do Hotel.
• Cuidar eficazmente dos utensílios e equipamentos de trabalho, mantendo-os limpos e em ordem.
• Controlar e cumprir com a campanha de economia de energia, água e campanha de reciclagem.
• Conhecer e cumprir com as disposições de conservação ambiental do hotel.
• Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.

· Ter conhecimento de como proceder em caso de incêndio e emergência.

· Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.

RELAÇÕES ORGANIZACIONAIS

Posições subordinadas a Assistente de Grupos & Eventos:

· N/A

CONHECIMENTO DE TRABALHO ESPECÍFICO E HABILIDADE

O indivíduo tem que possuir o seguinte conhecimento, perícias e habilidades e ser capaz de explicar e demonstrar que ele ou ela pode realizar as funções essenciais do trabalho, com ou sem acomodação razoável.

• Habilidade para preparar o formulário de grupos para até 15 apartamentos com todas as informações necessárias para aprovação do Gerente responsável e envio do orçamento ao cliente.
• Conhecer e promover as facilidades do hotel e conhecer em profundidade as fortalezas e debilidades do hotel e de seus concorrentes.
• Conhecimento dos diferentes estilo de montagens de salas.
• Conhecimentos básico de equipamentos áudio visuais.
• Habilidade de relacionamento interno e externo (clientes), demonstrando sempre calma, diplomacia e respeito.
• Proficiência do sistema Delphi.
• Habilidade de navegação nos sistemas do pacote windows, Word, Powerpoint, Excel, Outlook, Internet, Intranet.
• Habilidades pessoais para garantir satisfação dos hóspedes e clientes.
• Habilidade de coordenar e administrar multifunções, além de auxiliar de acordo com a necessidade os demais colegas de grupos & eventos.

PADRÕES DE QUALIFICAÇÃO

EDUCAÇÃO

• Curso superior Completo
• Inglês nível Intermediário
• Conhecimentos em computação (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
• Conhecimento do Programa Delphi

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