Secretária Executiva

Como é o ambiente de trabalho?
Nós, do KaBuM, buscamos pessoas apaixonadas por tecnologia,  obcecadas por agilidade, qualidade e excelência no atendimento. Todas as oportunidades são abertas para todas as pessoas, sem distinção de gênero, identidade de gênero, orientação sexual, raça, etnia, religião, idade e deficiência.

Responsabilidades da Oportunidade
Atividade
Assessorar,   gerenciando   informações,   auxiliando   na   execução   de   suas   tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenar e   controlar   equipes   e   atividades;   controlar   documentos   e   correspondências.
Atender   usuários   externos   e   internos;   organizar   eventos   e   viagens   e   prestar serviços em idiomas estrangeiros. Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.

Assessorar direção:

• Administrar agenda pessoal das direção; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar  pendências; definir  encaminhamento  de  documentos; assistir  à  direção em reuniões; secretariar reuniões

Atender pessoas:

• Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encami-nhar pessoas; prestar atendimento  especial a autoridades e usuários diferenciados.

Gerenciar informações:

• Ler   documentos;   levantar   informações;   consultar   outros   departamentos;   criar   e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings.

Elaborar documentos:

• Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.

Controlar correspondência:

• Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.

Organizar eventos e viagens:

• Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; en-viar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).

Supervisionar equipes de trabalho:

• Estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.

Arquivar documentos:

• Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.
• Utilizar recursos de Informática.
• Executar   outras   tarefas   de   mesma   natureza   e   nível   de   complexidade associadas ao ambiente organizacional.

Requisitos

• Formação superior completa;
• Experiência comprovada;
  
• Inglês(diferencial)
• Conhecimento em Pacote Office;

---