Analista de Facilities

O QUE ESPERAMOS DE VOCÊ:

• Ensino Superior Completo (Administração, Arquitetura, Edificações, Engenharias e áreas afins)
• Desejável conhecimento em gestão de documentos, gestão de custos, obrigações acessórias e noções de manutenção predial.

O QUE VOCÊ VAI FAZER:

• Elaborar e controlar o cronograma de limpeza da unidade, através do monitoramento das atividades desenvolvidas pelo prestador de serviço a fim de manter o mínimo de poeira acumulada na área produtiva e administrativa.
• Planejar as atividades dos prestadores de serviço de manutenção predial, limpeza e jardinagem, encaminha móveis para descarte e conserto quando necessário, através de controles internos e alinhamento com a Liderança do terceiro e necessidades da fábrica.
• Analisar mensalmente os custos que estão sob sua reponsabilidade, verificando desvios, propondo ações de redução e atualizações de dados no sistema.
• Acompanhar o trabalho da equipe de segurança terceirizada, administrando as demandas, controles de monitoramento via sistema, acompanhando as atividades, elaborando procedimentos e treinando em novos processos da Unidade.
• Manter os procedimentos de controle de acesso à fábrica atualizados, garantindo a transmissão das informações a todos os funcionários e terceiros assim como a gestão de sistema de controle informatizado.
• Emitir requisições de compra, controle de envios de folha de serviço, apoiando as solicitações de aquisição de materiais de toda a área administrativa.
• Receber correspondências entregues diretamente na empresa, providenciando a entrega das mesmas à área competente e realizar a gestão de malotes/correspondências da unidade.
• Gestão das áreas de Café e Lazer dos funcionários.
• Controlar a utilização dos veículos da frota da Unidade bem como suas manutenções, venda, transferência e gestão de documentos (multas, IPVA, transferências).
• Elaborar e emitir PENF de ativos fixos e residual de leasing de veículos de funcionários elegíveis.
• Analisar oficios de solicitação de doação de caixas e materiais de entidades e funcionários, analisando a conformidade com a política de doação da empresa e realizando o processo de solicitação de aprovações, emissões de NFs e retirada do material.
• Controle e gestão de chaveiros, TAGs e chaves fazendo atualizações e controle de entrega a pessoas autorizadas.
• Controlar os documentos da empresa que dão suporte à gestão, sendo responsável pela arquivo de documentos tais como: Contrato Social, Atas de Reuniões e Procurações, lançamentos financeiros para pagamentos de boletos e pela emissão anual do Alvará de funcionamento.
• Gestão e controle do arquivo morto da unidade.
• Realizar o acompanhamento e planejamento dos serviços dos controles de pragas e avaliação do ar ambiente junto aos fornecedores, definindo cronogramas e controle de certificados.
• Auxiliar a gestão de viagens da unidade, através da solicitação de compra de passagens e hospedagens, conforme solicitações recebidas e políticas vigentes, mantendo contato com a agência de viagens designada para a prestação do serviço.