Auxiliar Administrativo

O cargo de Administrativo III é destinado a profissionais com nível júnior de senioridade. O profissional será responsável por auxiliar nas atividades administrativas da empresa, contribuindo para a organização e eficiência dos processos internos.

•  Verificar junto aos canais de comunicação, whatsap, email, skype ..., os pedidos, orçamentos e solicitações direcionados para seu setor.
• Realizar a análise dos pedidos, no que diz respeito a licitação: se já está registrada no sistema, ganho lote, liberada para faturamento, e em caso negativo entrar em contato com o departamento de contratos e solicitar a agilização da liberação desse contrato junto ao sistema.
• Registrar o pré pedido no sistema, posteriormente realizar o faturamento do mesmo.
• Realizar o faturamento de transferência caso não tenho estoque na empresa que o pedido está direcionado e tenha em alguma empresa do grupo, para posteriormente realizar o faturamento do mesmo.
•  Fazer a pedido etiqueta e a folha de referência e encaminhar para o deposito.
•   Finalizar os pedidos.
•  Finalizar os agrupamentos.
•  Realizar o pedido de produção própria caso não tenha o mesmo em estoque para faturamento.
•  Fazer os orçamentos para compra direta ou orçamentos de licitações dentro das tabelas cmed, abc farma, inditec, de acordo com as peculiaridades de cada órgão ou cliente privado.
• Revisar as faltas dos pedidos.
•  Arquivar os empenhos já fechados nas respectivas pastas.
• Atender as ligações dos clientes e promover a solução das questões levantada por eles, em caso que não ser possível a própria pessoa do faturamento resolve-lo solicitar ajudar da pessoa mais indicada para solucionar a questão.
•  Verificar as faltas dos pedidos, acompanhando quando os itens faltantes têm previsão de entrada em estoque, pois o atendimento/faturamento total do empenho é um dos principais objetivos deste cargo.
• Faturar as amostras quando necessário, para clientes do seu respectivo setor, em caso de necessidade ajudar os demais setores com esta tarefa
•  Quando necessário providenciar cartas de fracionamento, comprometimento, solicitação de prorrogação de prazos de entrega, providenciar cartas de correção de nota fiscal, bem como fazer a devolução e emissão de nova notas fiscais por motivo de perca de data de empenho.
• De acordo com a necessidade desenvolver ferramentas (planilhas) com o intuito de controlar/ organizar melhor alguns processos com alguns órgãos, Ex: tabela de fechamento de requisição, tabela de urgência de entrega, planilha modelo para pedido, etc.
•  Em caso de necessidade acompanhar o fechamento da rota.
• Acompanhar o relatório de cobrança, verificando e ajudando o financeiro a manter o relatório o mais organizado/atualizado possível, os dois setores juntamente deverão analisar sobre o bloqueio ou não do órgão.
• Caso recebe alguma notificação, o responsável pelo setor deverá ler, apurar os fatos na sua totalidade, tentar solucionar juntas as pessoas a quem poderá fornecer melhor orientação, escrever a Contra notificação e enviar ao respectivo órgão, em caso recorrente encaminhar para a assessoria jurídica e acompanhar o andamento para reencaminhar para prefeitura.
• Manter juntamente com o departamento de contratos uma organização/atualização no que diz respeito a vigência de contratos, arquivamento de licitação, pedido de realinhamentos, aditivo ou desclassificação.
•  Em caso de necessidade, dar apoio em situações emergenciais aos demais setores do faturamento.
•  Entrar em contato com os clientes que possuem contratos registrado no sistema, com o intuito de conseguir novos pedidos.