Executive Assistant To The Managing Director

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Executive Assistant to the Managing Director

Location: Hybrid (with up to 30

% travel) Time Commitment: Full-time (open to 30+ hours/week)

Start Date: June 1, 2025

Compensation: Starting at R$5,000 up to R$10,000 per month + Benefits

360 Social Impact Studios is a global consulting and innovation firm committed to advancing transformational change across the Global North and South.

We partner with visionary leaders and organizations to design and deliver inclusive, equity-driven solutions at the intersection of health, technology, and social impact.

Our work spans North America, Europe, LatAm, and Africa, driving initiatives that blend strategic innovation with community empowerment.

The Managing Director is also the Managing Partner of Enough Ventures.

Enough Ventures invests in and supports bold founders building the next generation of social impact ventures, providing catalytic capital and capacity-building resources.

Led by Managing Director, Chandler Lewis, our multidisciplinary and globally distributed team works across time zones, cultures, and sectors to transform ideas into action.

At 360, we believe innovation is most powerful when it's human-centered, locally grounded, and globally connected.

Our team thrives on building meaningful partnerships, scaling equitable innovations, and creating measurable impact where it's needed most.

Position Overview We seek a dynamic Executive Assistant to serve as a high-level thought partner and strategic operator, supporting the Managing Director across administrative, operational, and partnership functions.

This role extends beyond traditional EA responsibilities, requiring someone who can anticipate needs, create systems, manage workflows, and execute cross-cutting projects with precision.

You'll be instrumental in advancing mission-critical work and maximizing our impact.

Key Responsibilities

Executive & Calendar Management

Manage complex calendar prioritization based on strategic goalsSchedule and coordinate meetings across multiple time zonesPrepare briefing documents, agendas, and follow-up notesHandle travel logistics for conferences and field visits Communications & Correspondence Triage and respond to email and message traffic across accountsDraft high-quality communications on behalf of the CEOMaintain organized systems for tracking action items and deadlines Document & Workflow Coordination Format proposals, presentations, and program materialsOrganize files across Google Drive and NotionCreate and maintain templates for key documentsManage data collection for KPIs and team progress metrics Partnership & Program Support Maintain partnership development pipeline in CRM systemsPrepare backgrounders on prospective partnersCoordinate program execution for incubators, pilots, and trainingsLiaise with team members and contractors on project timelines Operations & Team Support Manage project dashboards and team workflowsSupport onboarding of new hires and program participantsHandle administrative tasks including finance workflowsProactively identify and propose operational solutions Qualifications

Required

3-7 years' experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, Consultant, Executive Coordinator, or Operations ManagerExceptional organizational and communication skillsPortuguese and English fluencyStrong emotional intelligence and reliabilityFamiliarity with project management and CRM systemsExperience working across cultures and time zones Preferred: Interest in innovation, equity, health, or global developmentExperience in mission-driven organizationsProficiency in Google Workspace, Zoom, Notion, Slack, and Calendly What We Offer Meaningful role driving transformational social impactExposure to global partnerships and cutting-edge innovationFlexibility and autonomy with significant growth opportunitiesCollaborative, equity-focused team culture How to Apply Interested candidates should submit their resume and a cover letter explaining their interest in this role to ******.

Please include "Executive Assistant Application" in the subject line.

360 Social Impact Studios is committed to diversity, equity, and inclusion in our hiring practices.

We encourage applications from candidates of all backgrounds.

PORTUGUESE VERSION

Assistente Executivo(a) do Diretor Geral

Localização: Híbrido (com até 30% d

e viagem) Compromisso de tempo: Período integral (aberto a 30+ horas/semana)

Data de início: 1 de junho de 2025

Remuneração: A partir de R$5.000 até R$10.000 por mês + Benefícios

A 360 Social Impact Studios é uma empresa global de consultoria e inovação comprometida em promover mudanças transformacionais no Norte e Sul Global.

Fazemos parcerias com líderes e organizações visionárias para projetar e entregar soluções inclusivas e orientadas para a equidade na interseção entre saúde, tecnologia e impacto social.

Nosso trabalho abrange a América do Norte, Europa, América Latina e África, impulsionando iniciativas que combinam inovação estratégica com empoderamento comunitário.

O Diretor Geral também é o Sócio Gestor da Enough Ventures.

A Enough Ventures investe e apoia fundadores audaciosos que constroem a próxima geração de empreendimentos de impacto social, fornecendo capital catalisador e recursos de capacitação.

Liderada pelo Diretor Geral, Chandler Lewis, nossa equipe multidisciplinar e globalmente distribuída trabalha através de fusos horários, culturas e setores para transformar ideias em ação.

Na 360, acreditamos que a inovação é mais poderosa quando é centrada no ser humano, fundamentada localmente e conectada globalmente.

Nossa equipe prospera na construção de parcerias significativas, na ampliação de inovações equitativas e na criação de impacto mensurável onde é mais necessário.

Visão Geral da Posição Buscamos um(a) Assistente Executivo(a) dinâmico(a) para servir como parceiro(a) de pensamento de alto nível e operador(a) estratégico(a), apoiando o Diretor Geral em funções administrativas, operacionais e de parceria.

Esta função vai além das responsabilidades tradicionais de um AE, requerendo alguém que possa antecipar necessidades, criar sistemas, gerenciar fluxos de trabalho e executar projetos transversais com precisão.

Você será fundamental para avançar o trabalho crítico para a missão e maximizar nosso impacto.

Responsabilidades Principais

Gestão Executiva e de Agenda

Gerenciar a priorização complexa da agenda com base em objetivos estratégicosAgendar e coordenar reuniões em múltiplos fusos horáriosPreparar documentos informativos, pautas e notas de acompanhamentoGerenciar logística de viagens para conferências e visitas de campo Comunicações e Correspondência Triar e responder ao tráfego de e-mails e mensagens em várias contasRedigir comunicações de alta qualidade em nome do CEOManter sistemas organizados para acompanhar itens de ação e prazos Coordenação de Documentos e Fluxo de Trabalho Formatar propostas, apresentações e materiais de programaOrganizar arquivos no Google Drive e NotionCriar e manter modelos para documentos-chaveGerenciar coleta de dados para KPIs e métricas de progresso da equipe Suporte a Parcerias e Programas Manter pipeline de desenvolvimento de parcerias em sistemas CRMPreparar documentos de contextualização sobre parceiros prospectivosCoordenar execução de programas para incubadoras, pilotos e treinamentosFazer a ligação com membros da equipe e contratados sobre cronogramas de projeto Suporte Operacional e de Equipe Gerenciar painéis de projetos e fluxos de trabalho da equipeApoiar a integração de novos contratados e participantes do programaLidar com tarefas administrativas, incluindo fluxos de trabalho financeirosIdentificar proativamente e propor soluções operacionais Qualificações

Obrigatórias

3-7 anos de experiência como Assistente Executivo(a), Assistente Pessoal, Consultor(a), Coordenador(a) Executivo(a) ou Gerente de OperaçõesHabilidades organizacionais e de comunicação excepcionaisFluência em português e inglêsForte inteligência emocional e confiabilidadeFamiliaridade com sistemas de gerenciamento de projetos e CRMExperiência em trabalhar com diversas culturas e fusos horários Preferenciais: Interesse em inovação, equidade, saúde ou desenvolvimento globalExperiência em organizações orientadas por missãoProficiência em Google Workspace, Zoom, Notion, Slack e Calendly O Que Oferecemos Papel significativo impulsionando impacto social transformadorExposição a parcerias globais e inovação de pontaFlexibilidade e autonomia com significativas oportunidades de crescimentoCultura de equipe colaborativa e focada em equidade Como Se Candidatar Candidatos interessados devem enviar seu currículo e uma carta de apresentação explicando seu interesse nesta função para ******.

Por favor, inclua "Candidatura para Assistente Executivo" na linha de assunto.

A 360 Social Impact Studios está comprometida com a diversidade, equidade e inclusão em nossas práticas de contratação.

Incentivamos candidaturas de candidatos de todos os contextos.

Seniority level

• Seniority levelMid-Senior level

Employment type

• Employment typeFull-time

Job function

• Job functionAdministrative
• IndustriesMarketing Services

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