Administrative Secretary

1 semana atrás

Rio de Janeiro, Brasil Noble Drilling Services Inc. Tempo inteiro

JOB SUMMARY

Assist the Division / Rio Office in daily activities. Assist with the administrative routine of the office.

QUALIFICATIONS
- High school diploma or equivalent
- Computer skills in Microsoft Office / TEAMS
- Basic knowledge in English language - written and conversational
- Communication skills

ESSENTIAL FUNCTIONS
- Translate general / technical / legal documents Portuguese / English / Portuguese
- Assist in general administrative matters
- Assist the Departments in their general and daily routines
- Other duties as assigned by management
- Handle basic secretarial practices: word processing, typing, filing, photocopying, memos and correspondence, fax and telephone duties (messages, screening), organization of meetings, minutes, mailing (to/from clients), hotel, transportation and flight bookings
- Provide reception relief and any other reception-related task as needed
- Organize programs, events, meetings or conferences by arranging facilities and caterers, issuing information or invitations, coordinating speakers and controlling event budget
- Arrange complex and detailed travel plans and itineraries, compiles documents for travel-related meetings
- Meet and greets clients and visitors
- Perform clerical duties to include, but not limited to, photocopying, faxing, mailing and filing
- Act as back-up (vacation relief) for the Secretary, the Receptionist, the Crew Change Coordinator and other office positions when needed
- Analyze invoices for coding and proper approval
- Interact with division personnel to resolve coding and approval issues
- Compare invoices to outstanding purchase orders in SAP system, requesting assistance from Materials Management to resolve any differences
- Enter invoices into SAP/IFS to ensure timely payment
- Interact with vendors to resolve any issues regarding billing discrepancies, payment delays, and other items
- Reconcile vendor accounts in accounts payable sub-ledger to vendor records
- Perform other projects and tasks as needed in accordance with Company and each Department policies and procedures

  • Administrative Secretary

    Há 7 dias

    Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, Brasil Noble Drilling Services Inc. Tempo inteiro

    JOB SUMMARYAssist the Division / Rio Office in daily activities.Assist with the administrative routine of the office.QUALIFICATIONS- High school diploma or equivalent- Computer skills in Microsoft Office / TEAMS- Basic knowledge in English language - written and conversational- Communication skillsESSENTIAL FUNCTIONS- Translate general / technical / legal...

  • Administrative Secretary

    2 semanas atrás

    Rio de Janeiro, Brasil SBM Offshore Tempo inteiro

    **Req Id**:14872**Job Family**:Reporting & Support**Location**:Rio de Janeiro, BR, 20021-290**As an SBMer, we value the contribution you are already making today. Now, see how a role change can develop you, and us, even more.** **Our Vision.** - SBM Offshore believes the oceans will provide the world with safe, sustainable and affordable energy for...

  • Office Secretary

    1 semana atrás

    Santana de Parnaíba, São Paulo, Brasil St. Nicholas School Tempo inteiro

    St. Nicholas School is seeking to appoint an Office Secretary for the Alphaville campus.Main responsibilities within the role:Communicate effectively with the parents, heads of departments, teachers, and all the other areas (admin departments, security, catering, etc.) Assist staff with office needs and requests; write letters, translate, facilitate...

  • Office Secretary

    1 semana atrás

    Santana de Parnaíba, São Paulo, Brasil St. Nicholas School Tempo inteiro

    St. Nicholas School is seeking to appoint an Office Secretary for the Alphaville campus. Main responsibilities within the role: Communicate effectively with the parents, heads of departments, teachers, and all the other areas (admin departments, security, catering, etc.) Assist staff with office needs and requests; write letters, translate, facilitate...

  • Surface Manager

    Há 7 dias

    Rio de Janeiro, Brasil TechnipFMC Tempo inteiro

    TechnipFMC is a global leader in the energy industry, specialized in subsea and surface technologies integrated projects, products, and services. Our mission and vision: to enhance the performance and drive real change in the traditional and new energy industry. How we do it: by constantly challenging conventions, tackling some of the most complex technical...

  • Director, Information Centre

    Há 7 dias

    Rio de Janeiro, Brasil United Nations Tempo inteiro

    Org. Setting and Reporting - This position is located in the United Nations Information Centre (UNIC) in Rio de Janeiro, within the Information Centres Service (ICS) of the Campaigns and Country Operations Division (CCOD) of the Department of Global Communications (DGC). The UNIC is part of the global network of United Nations Information Centres (UNICs),...

  • Rádio Operador

    Há 7 dias

    Rio de Janeiro, Brasil MODEC Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está atribuído **Responsabilidades...

  • Rádio Operador

    1 semana atrás

    Rio de Janeiro, Brasil MODEC Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está...

  • Rádio Operador

    1 semana atrás

    Rio de Janeiro, Brasil MODEC Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está atribuído **Responsabilidades...

  • Rádio Operador

    Há 7 dias

    Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, Brasil Modec Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está atribuído**Responsabilidades...

  • Rádio Operador

    Há 5 dias

    Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, Brasil Modec Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está atribuído**Responsabilidades...

  • Rádio Operador

    Há 4 horas

    Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, Brasil Modec Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está atribuído**Responsabilidades...