Administrative Secretary

4 semanas atrás

Rio de Janeiro, Brasil Noble Drilling Services Inc. Tempo inteiro

JOB SUMMARY

Assist the Division / Rio Office in daily activities. Assist with the administrative routine of the office.

QUALIFICATIONS
- High school diploma or equivalent
- Computer skills in Microsoft Office / TEAMS
- Basic knowledge in English language - written and conversational
- Communication skills

ESSENTIAL FUNCTIONS
- Translate general / technical / legal documents Portuguese / English / Portuguese
- Assist in general administrative matters
- Assist the Departments in their general and daily routines
- Other duties as assigned by management
- Handle basic secretarial practices: word processing, typing, filing, photocopying, memos and correspondence, fax and telephone duties (messages, screening), organization of meetings, minutes, mailing (to/from clients), hotel, transportation and flight bookings
- Provide reception relief and any other reception-related task as needed
- Organize programs, events, meetings or conferences by arranging facilities and caterers, issuing information or invitations, coordinating speakers and controlling event budget
- Arrange complex and detailed travel plans and itineraries, compiles documents for travel-related meetings
- Meet and greets clients and visitors
- Perform clerical duties to include, but not limited to, photocopying, faxing, mailing and filing
- Act as back-up (vacation relief) for the Secretary, the Receptionist, the Crew Change Coordinator and other office positions when needed
- Analyze invoices for coding and proper approval
- Interact with division personnel to resolve coding and approval issues
- Compare invoices to outstanding purchase orders in SAP system, requesting assistance from Materials Management to resolve any differences
- Enter invoices into SAP/IFS to ensure timely payment
- Interact with vendors to resolve any issues regarding billing discrepancies, payment delays, and other items
- Reconcile vendor accounts in accounts payable sub-ledger to vendor records
- Perform other projects and tasks as needed in accordance with Company and each Department policies and procedures

  • Administrative Secretary

    Há 1 mês

    Rio de Janeiro, Brasil Noble Tempo inteiro

    JOB SUMMARY Assist the Division / Rio Office in daily activities. Assist with the administrative routine of the office. QUALIFICATIONS High school diploma or equivalent Computer skills in Microsoft Office / TEAMS Basic knowledge in English language – written and conversational Communication skills ESSENTIAL FUNCTIONS Translate general /...

  • Administrative Secretary

    Há 6 dias

    Rio de Janeiro, Brasil SBM Offshore Tempo inteiro

    As an SBMer, we value the contribution you are already making today. Now, see how a role change can develop you, and us, even more. Our Vision. SBM Offshore believes the oceans will provide the world with safe, sustainable and affordable energy for generations to come. We share our experience to make it happen. Our Profile. We design, build, install and...

  • Administrative Secretary

    Há 5 dias

    Rio de Janeiro, Brasil SBM Offshore Tempo inteiro

    **Req Id**:14872**Job Family**:Reporting & Support**Location**:Rio de Janeiro, BR, 20021-290**As an SBMer, we value the contribution you are already making today. Now, see how a role change can develop you, and us, even more.** **Our Vision.** - SBM Offshore believes the oceans will provide the world with safe, sustainable and affordable energy for...

  • Dms log | bilingual executive secretary | top level management

    3 semanas atrás

    Rio de Janeiro, Brasil Netvagas Tempo inteiro

    Pré-requisitos:Formação em Contabilidade, Administração ou áreas relacionadas;Experiência comprovada em contabilidade e tributação;Capacidade para gerenciar múltiplas tarefas financeiras e administrativas de forma eficiente;Discrição e capacidade de manusear informações confidenciais;Proficiência em ferramentas de gestão financeira e pacote...

  • Dms log | bilingual executive secretary | top level management

    1 semana atrás

    Rio de Janeiro, Brasil Netvagas Tempo inteiro

    Pré-requisitos:Formação em Contabilidade, Administração ou áreas relacionadas;Experiência comprovada em contabilidade e tributação;Capacidade para gerenciar múltiplas tarefas financeiras e administrativas de forma eficiente;Discrição e capacidade de manusear informações confidenciais;Proficiência em ferramentas de gestão financeira e pacote...

  • Office Manager

    3 semanas atrás

    Rio de Janeiro, Brasil al Green Solar llc Tempo inteiro

    We are looking for an Office Manager to organize and coordinate administration duties and office procedures. Your role is to create and maintain a pleasant work environment, ensuring high levels of organizational effectiveness, communication and safety. What does an Office Manager do? Ultimately, the Office manager should be able to ensure the smooth...

  • Rádio Operador

    2 meses atrás

    Rio de Janeiro, Brasil MODEC Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está...

  • Rádio Operador

    3 semanas atrás

    Rio de Janeiro, Brasil MODEC Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está atribuído **Responsabilidades...

  • Rádio Operador

    Há 1 mês

    Rio de Janeiro, Brasil MODEC Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está atribuído **Responsabilidades...

  • Rádio Operador

    Há 2 dias

    Rio de Janeiro, Brasil MODEC Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está atribuído **Responsabilidades...

  • Rádio Operador

    1 dia atrás

    Rio de Janeiro, Brasil MODEC Tempo inteiro

    Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está...

  • RÁDIO OPERADOR

    3 semanas atrás

    Rio de Janeiro, Brasil modec-br-recinterno Tempo inteiro

    Descrição da vaga Responsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está...

  • rádio operador

    3 semanas atrás

    Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, Brasil modec-br-recinterno Tempo inteiro

    Descrição da vagaResponsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está...

  • rádio operador

    1 semana atrás

    Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, Brasil modec-br-recinterno Tempo inteiro

    Descrição da vagaResponsável por manter uma vigilância por rádio eficaz, gerenciando comunicações externas (helicópteros, barcos e a costa) e internas de forma eficiente e controlar o POB de acordo com as instruções do OIM, com o objetivo de garantir uma vigilância de rádio segura e comunicações eficientes para a unidade a que está...

  • Human Resources Technician II

    4 semanas atrás

    Rio de Janeiro, Brasil WHO Tempo inteiro

    DESCRIPTION OF DUTIES Under the general guidance of the Center Director and the direct supervision of the Administrator, and in close coordination with Human Resources Management (HRM), the incumbent is responsible for, but not necessarily limited to, the following assigned duties: a)Coordinate the recruitment and selection processes for fixed-term...