Executive Assistant to the Managing Director

Executive Assistant to the Managing Director
Location: Hybrid (with up to 30
% travel)
Time Commitment:
Full-time (open to 30+ hours/week)
Start Date:
June 1, 2025
Compensation:
Starting at R$5,000 up to R$10,000 per month + Benefits
360 Social Impact Studios is a global consulting and innovation firm committed to advancing transformational change across the Global North and South. We partner with visionary leaders and organizations to design and deliver inclusive, equity-driven solutions at the intersection of health, technology, and social impact.
Our work spans North America, Europe, LatAm, and Africa, driving initiatives that blend strategic innovation with community empowerment. The Managing Director is also the Managing Partner of Enough Ventures. Enough Ventures invests in and supports bold founders building the next generation of social impact ventures, providing catalytic capital and capacity-building resources.
Led by Managing Director, Chandler Lewis, our multidisciplinary and globally distributed team works across time zones, cultures, and sectors to transform ideas into action. At 360, we believe innovation is most powerful when it's human-centered, locally grounded, and globally connected. Our team thrives on building meaningful partnerships, scaling equitable innovations, and creating measurable impact where it's needed most.
Position Overview
We seek a dynamic Executive Assistant to serve as a high-level thought partner and strategic operator, supporting the Managing Director across administrative, operational, and partnership functions. This role extends beyond traditional EA responsibilities, requiring someone who can anticipate needs, create systems, manage workflows, and execute cross-cutting projects with precision. You'll be instrumental in advancing mission-critical work and maximizing our impact.
Key Responsibilities
Executive & Calendar Management
Manage complex calendar prioritization based on strategic goals
Schedule and coordinate meetings across multiple time zones
Prepare briefing documents, agendas, and follow-up notes
Handle travel logistics for conferences and field visits
Communications & Correspondence
Triage and respond to email and message traffic across accounts
Draft high-quality communications on behalf of the CEO
Maintain organized systems for tracking action items and deadlines
Document & Workflow Coordination
Format proposals, presentations, and program materials
Organize files across Google Drive and Notion
Create and maintain templates for key documents
Manage data collection for KPIs and team progress metrics
Partnership & Program Support
Maintain partnership development pipeline in CRM systems
Prepare backgrounders on prospective partners
Coordinate program execution for incubators, pilots, and trainings
Liaise with team members and contractors on project timelines
Operations & Team Support
Manage project dashboards and team workflows
Support onboarding of new hires and program participants
Handle administrative tasks including finance workflows
Proactively identify and propose operational solutions
Qualifications
Required:
3-7 years' experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, Consultant, Executive Coordinator, or Operations Manager
Exceptional organizational and communication skills
Portuguese and English fluency
Strong emotional intelligence and reliability
Familiarity with project management and CRM systems
Experience working across cultures and time zones
Preferred:
Interest in innovation, equity, health, or global development
Experience in mission-driven organizations
Proficiency in Google Workspace, Zoom, Notion, Slack, and Calendly
What We Offer
Meaningful role driving transformational social impact
Exposure to global partnerships and cutting-edge innovation
Flexibility and autonomy with significant growth opportunities
Collaborative, equity-focused team culture
How to Apply
Interested candidates should submit their resume and a cover letter explaining their interest in this role to chandler@360socialventures.com. Please include "Executive Assistant Application" in the subject line. 360 Social Impact Studios is committed to diversity, equity, and inclusion in our hiring practices. We encourage applications from candidates of all backgrounds.
PORTUGUESE VERSION
Assistente Executivo(a) do Diretor Geral
Localização: Híbrido (com até 30% d
e viagem)
Compromisso de tempo:
Período integral (aberto a 30+ horas/semana)
Data de início:
1 de junho de 2025
Remuneração:
A partir de R$5.000 até R$10.000 por mês + Benefícios
A 360 Social Impact Studios é uma empresa global de consultoria e inovação comprometida em promover mudanças transformacionais no Norte e Sul Global. Fazemos parcerias com líderes e organizações visionárias para projetar e entregar soluções inclusivas e orientadas para a equidade na interseção entre saúde, tecnologia e impacto social.
Nosso trabalho abrange a América do Norte, Europa, América Latina e África, impulsionando iniciativas que combinam inovação estratégica com empoderamento comunitário. O Diretor Geral também é o Sócio Gestor da Enough Ventures. A Enough Ventures investe e apoia fundadores audaciosos que constroem a próxima geração de empreendimentos de impacto social, fornecendo capital catalisador e recursos de capacitação.
Liderada pelo Diretor Geral, Chandler Lewis, nossa equipe multidisciplinar e globalmente distribuída trabalha através de fusos horários, culturas e setores para transformar ideias em ação. Na 360, acreditamos que a inovação é mais poderosa quando é centrada no ser humano, fundamentada localmente e conectada globalmente. Nossa equipe prospera na construção de parcerias significativas, na ampliação de inovações equitativas e na criação de impacto mensurável onde é mais necessário.
Visão Geral da Posição
Buscamos um(a) Assistente Executivo(a) dinâmico(a) para servir como parceiro(a) de pensamento de alto nível e operador(a) estratégico(a), apoiando o Diretor Geral em funções administrativas, operacionais e de parceria. Esta função vai além das responsabilidades tradicionais de um AE, requerendo alguém que possa antecipar necessidades, criar sistemas, gerenciar fluxos de trabalho e executar projetos transversais com precisão. Você será fundamental para avançar o trabalho crítico para a missão e maximizar nosso impacto.
Responsabilidades Principais
Gestão Executiva e de Agenda
Gerenciar a priorização complexa da agenda com base em objetivos estratégicos
Agendar e coordenar reuniões em múltiplos fusos horários
Preparar documentos informativos, pautas e notas de acompanhamento
Gerenciar logística de viagens para conferências e visitas de campo
Comunicações e Correspondência
Triar e responder ao tráfego de e-mails e mensagens em várias contas
Redigir comunicações de alta qualidade em nome do CEO
Manter sistemas organizados para acompanhar itens de ação e prazos
Coordenação de Documentos e Fluxo de Trabalho
Formatar propostas, apresentações e materiais de programa
Organizar arquivos no Google Drive e Notion
Criar e manter modelos para documentos-chave
Gerenciar coleta de dados para KPIs e métricas de progresso da equipe
Suporte a Parcerias e Programas
Manter pipeline de desenvolvimento de parcerias em sistemas CRM
Preparar documentos de contextualização sobre parceiros prospectivos
Coordenar execução de programas para incubadoras, pilotos e treinamentos
Fazer a ligação com membros da equipe e contratados sobre cronogramas de projeto
Suporte Operacional e de Equipe
Gerenciar painéis de projetos e fluxos de trabalho da equipe
Apoiar a integração de novos contratados e participantes do programa
Lidar com tarefas administrativas, incluindo fluxos de trabalho financeiros
Identificar proativamente e propor soluções operacionais
Qualificações
Obrigatórias:
3-7 anos de experiência como Assistente Executivo(a), Assistente Pessoal, Consultor(a), Coordenador(a) Executivo(a) ou Gerente de Operações
Habilidades organizacionais e de comunicação excepcionais
Fluência em português e inglês
Forte inteligência emocional e confiabilidade
Familiaridade com sistemas de gerenciamento de projetos e CRM
Experiência em trabalhar com diversas culturas e fusos horários
Preferenciais:
Interesse em inovação, equidade, saúde ou desenvolvimento global
Experiência em organizações orientadas por missão
Proficiência em Google Workspace, Zoom, Notion, Slack e Calendly
O Que Oferecemos
Papel significativo impulsionando impacto social transformador
Exposição a parcerias globais e inovação de ponta
Flexibilidade e autonomia com significativas oportunidades de crescimento
Cultura de equipe colaborativa e focada em equidade
Como Se Candidatar
Candidatos interessados devem enviar seu currículo e uma carta de apresentação explicando seu interesse nesta função para chandler@360socialventures.com. Por favor, inclua "Candidatura para Assistente Executivo" na linha de assunto. A 360 Social Impact Studios está comprometida com a diversidade, equidade e inclusão em nossas práticas de contratação. Incentivamos candidaturas de candidatos de todos os contextos.