Secretária Executiva

A Secretária Executiva é responsável por oferecer suporte administrativo de alta qualidade à Diretoria da MDE Group, garantindo a eficiência das operações diárias e a eficácia na comunicação. Além disso, o cargo inclui uma função comercial voltada para a captação de novos associados, desempenhando um papel crucial no crescimento e no fortalecimento da base associativa da organização.

1. Gestão de Agenda
   • Organizar e coordenar a agenda da diretoria, agendando compromissos, reuniões e eventos, e garantindo a sincronização com outras agendas relevantes.
   • Preparar e elaborar materiais necessários para as reuniões, como relatórios, apresentações e documentos de suporte.
2. Comunicação
   • Atender e gerenciar a comunicação recebida, incluindo chamadas telefônicas, e-mails e correspondências, filtrando e priorizando conforme necessário.
   • Redigir e formatar cartas, memorandos, relatórios e outros documentos, assegurando precisão e clareza na comunicação.
3. Coordenação de Reuniões e Eventos
   • Planejar e coordenar eventos internos e externos, incluindo reuniões de diretoria, conferências, workshops e eventos sociais.
   • Organizar a logística de eventos, como reservas de locais, catering, e transporte, e garantir a distribuição de materiais e comunicações pré e pós-evento.
4. Gestão de Documentos
   • Mantener e organizar arquivos e registros da diretoria, assegurando que todos os documentos estejam atualizados, acessíveis e seguros.
   • Gerenciar o fluxo de documentos para aprovação e assinatura, acompanhando o status e garantindo a conformidade com os processos estabelecidos.
5. Suporte Administrativo
   • Fornecer suporte administrativo abrangente à diretoria, incluindo a elaboração de relatórios periódicos, gestão de tarefas e coordenação com outros departamentos.
   • Executar tarefas e projetos especiais conforme solicitado pela diretoria, contribuindo para a realização de objetivos estratégicos.
6. Relacionamento com Associados e Parceiros
   • Facilitar a comunicação com associados, parceiros e outras partes interessadas, gerenciando solicitações e garantindo um atendimento eficiente.
   • Resolver problemas e responder a consultas dos associados, promovendo um ambiente de apoio e engajamento.
7. Gestão de Projetos
   • Auxiliar na coordenação e monitoramento de projetos da diretoria, acompanhando prazos e resultados, e elaborando relatórios de progresso.
   • Preparar e distribuir relatórios de status para a diretoria e outros stakeholders conforme necessário.
8. Função Comercial de Captação de Novos Associados
   • Auxiliar na criação e implementação de estratégias para a captação de novos associados, incluindo campanhas de marketing e eventos de recrutamento.
   • Identificar e abordar potenciais novos associados, apresentando os benefícios da associação e promovendo a adesão.
   • Mantener contato com potenciais associados, acompanhar o processo de adesão e garantir uma integração bem-sucedida dos novos membros.
   • Atualizar e manter registros de novos associados no sistema de gerenciamento, monitorando o progresso das metas de captação.