Coordenador de Serviços Administrativos

O coordenador de serviços administrativos é responsável por assegurar o cumprimento integral das atribuições administrativas e financeiras, garantindo a execução correta e completa dos processos, minimizando riscos fiscais, trabalhistas e financeiros.

• Realizar a abertura e conferência do caixa. Executar o controle e a venda de moeda estrangeira. Separar e montar os processos de cartões de créditos e realizar os depósitos bancários.
• Realizar a conferência das comissões das agências de viagens.
• Responder pela conciliação dos pagamentos realizados pelos clientes, com base nos documentos emitidos pelos bancos e documentos de controle interno. Comunicar ao departamento envolvido para as providências necessárias.
• Coordenar os processos de compras (requisição, carteira de fornecedores, cotação, cadastro de novos fornecedores etc.), controle de custos, armazenamento e inventário.
• Analisar e conferir as informações de administração de pessoal, para assegurar o correto processamento da folha de pagamento, fechamento do cartão de ponto, banco de horas, admissões e demissões, homologação, arquivo morto e benefícios.
• Emitir relatórios gerenciais para reporte da performance do hotel e providenciar as devidas justificativas. Elaborar o orçamento anual e previsões de resultados do hotel, em conjunto com o Gerente Geral, bem como controlar o Real X Orçado.
• Analisar rol de clientes inadimplentes e reportar ao superior imediato e pares, por meio de reuniões e ata.
• Coordenar e responder pelas atividades financeiras, envolvendo faturamento; contas a receber; recebimentos de caixa; cobranças bancárias e cartões de créditos; contratos de câmbio; processos de contas a pagar e emissões de pagamentos; conciliações bancárias; previsões financeiras; cash-flow realizado e aplicações financeiras. Apoiar a gerência na análise e conferência de relatórios contábeis e gerenciais, identificando possíveis inconsistências e apontando providências cabíveis.
• Realizar conferência diária do relatório de hóspedes em curso, em conjunto com o Subgerente, apontando eventuais divergências e acionando as áreas competentes, para posterior cobrança dos clientes.
• Realizar os controles de depósito para os Fundos de Provisões (13º Salário / PPR / Fundo de Reserva).
• Garantir a entrega de EPI (controle, treinamento e troca), garantindo o respeito à lei trabalhista vigente.
• Elaborar escalas de trabalho e férias. Dimensionar equipes e definir padrões de tempo e qualidade de serviços em conjunto com o superior. Atender colaboradores, fornecendo esclarecimentos e informações referentes às rotinas da folha de pagamento e administração de pessoal.
• Coordenar equipe sob sua responsabilidade, selecionando, treinando, avaliando o desempenho e estimulando o nível de motivação dos colaboradores.
• Ser embaixador do Heartist e dos Valores das marcas. Liderar as ações de animação da Cultura de Serviços.
• Seguir as orientações do departamento de CSR quanto à coleta seletiva e consumo de água, energia e produtos de limpeza, no sentido de atender aos objetivos ambientais.
• Executar outras atribuições correlatas, de acordo com a necessidade da área/hotel. Em caso de atuação nos hotéis Combo / Tri Combo, o colaborador deverá exercer as responsabilidades do cargo para os hotéis envolvidos.

• Orientação Positiva
• Desenvolver Equipe Empoderada
• Orientação ao Cliente
• Liderar Pelo Exemplo
• Comunicação
• Facilitar o Trabalho em Equipe
• Resolução de Problema e Tomada de Decisão
• Conhecimento e Melhoria do Negócio
• Autodesenvolvimento e Autogerenciamento
• Organização