Assistente Administrativo e Operacional

Há 6 dias


Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, Brasil Vagas Da Pappo Soluções Para Empresas Tempo inteiro
Descrição do Cargo

O Assistente Administrativo e Operacional da Vagas Da Pappo Soluções Para Empresas será responsável por auxiliar na gestão administrativa e operacional da empresa, garantindo a eficiência e a eficácia das atividades diárias.

Responsabilidades
  • Gestão Administrativa: Realizar atendimento telefônico, por e-mail e presencial; Organizar documentos físicos e digitais, arquivamento e controle de fluxo de correspondências; Apoiar na preparação de relatórios, planilhas e apresentações; Auxiliar na gestão de contratos e documentos legais.
  • Redação e Envio de Documentos: Redigir, enviar, colher e assinaturas e organizar arquivo dos termos de participação para beneficiários dos programas da organização; Atendimento as famílias e beneficiários de todos os programas.
  • Organização e Impressão de Apostilas: Organização e impressão das apostilas dos beneficiários para as aulas.
  • Elaboração de Documentos: Elaboração de documentos para envios diversos; Elaboração de cotação com 3 fornecedores para reposição e/ou compras diversas.
  • Compras e Operações Logísticas: Compra de materiais diversos online e presencial; Colaborar na gestão de estoque de materiais de escritório, alimentícios e equipamentos; Controlar a entrada e saída de produtos, auxiliando em processos de logística e compras; Acompanhar e organizar as entregas e recebimentos de mercadorias, além de intermediar com fornecedores e transportadoras.
  • Limpeza e Organização de Espaços: Limpar e organizar o espaço de aulas, incluindo varrer o chão, limpar mesas e cadeiras; Recolher o lixo dos banheiros e das áreas de aprendizagem; Garantir que o ambiente esteja pronto e adequado para o recebimento das aulas e demais atividades da associação.
  • Preparação de Lanches: Preparar lanches rápidos para as aulas, conforme a necessidade do cronograma; Organizar e garantir que os utensílios e alimentos estejam disponíveis para os participantes.
  • Apoio Financeiro e Contábil: Auxiliar na conciliação bancária e controle de despesas; Lançamento e conferência de notas fiscais; Colaborar com a equipe contábil em atividades relacionadas ao fechamento financeiro mensal.
  • Coordenação de Agendas e Eventos: Gerenciar e organizar a agenda da equipe e dos gestores; Suporte na organização de reuniões, eventos internos e externos, incluindo a reserva de salas, preparação de materiais e coordenação de cronogramas.
  • Suporte às Áreas Internas: Prestar suporte às demais áreas da empresa conforme demanda, atuando de forma integrada para o desenvolvimento das atividades operacionais e administrativas; Realizar contato com clientes, fornecedores e parceiros, quando necessário.


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