Coordenador de Eventos

Auxiliar na Coordenação de Grupos e Eventos:

Atuar em conjunto com a equipe de vendas, visando contribuir para o alcance dos objetivos estabelecidos.

1. Média Percentagem de Tempo - 10%
2. Relatório de Atividades para Execução do Trabalho do Dia - 60%
3. Elaboração de Propostas Comerciais, Contratos e Ordem de Serviço de Eventos com Hospedagem de Grupos (mínimo 10 aptos) - 30%

Além das funções essenciais, esta posição pode ser solicitada para realizar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, com percentagem de tempo realizando cada função a ser exclusivamente determinada pelo supervisor, baseado em requisitos particulares da empresa.

1. Compreender os padrões de qualidade da marca Hilton nos quais seu departamento é avaliado.
2. Preparar ordens de serviço dos eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 aptos) e distribuí-las à Operação para acompanhamento do evento durante sua realização.
3. Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e melhorar o relacionamento com eles.
4. Aumentar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos.
5. Programar visitas de familiarização no hotel e atender a solicitações imprevistas.
6. Atuar como intermediário e colocar o cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessário.
7. Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas e atuar diretamente com o hóspede ou cliente na ausência do mesmo durante a realização dos eventos.
8. Relatar mensalmente ao Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas funções e os resultados alcançados contra as metas estabelecidas.
9. Atualizar diariamente suas atividades no Delphi.
10. Participar de atividades especiais, tais como cocktails de secretárias, jantares de boas-vindas de grupos, etc.
11. Assegurar que todas as solicitações de clientes sejam respondidas dentro de 24 horas.
12. Mantener um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e com os demais departamentos do hotel, visando assegurar o cumprimento dos padrões da Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente.
13. Atender ao telefone em até 03 toques, de maneira educada e profissional. Aprender e praticar os procedimentos corretos de como atender chamadas telefônicas, como coloca-las na espera e como transferi-las.
14. Participar de reuniões de vendas a que for solicitado.
15. Participar dos treinamentos que forem dados para sua própria capacitação, e transmitir seus conhecimentos e experiências a seus colegas.
16. Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação.
17. Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe realizada semestralmente.
18. Realizar seguimento dos grupos e eventos já confirmados para que o pagamento seja efetuado nas datas previstas.
19. Promover a venda de outros hotéis da marca Hilton sempre que possível.
20. Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.
21. Chamar o hóspede pelo nome sempre.
22. Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar sua evolução a cada período e participar dos planos de ação para sempre melhorar os resultados.