Secretário Escolar

Buscamos profissionais altamente qualificados para atuar como Secretários Gerais em uma das nossas unidades. Nesta função, você terá a oportunidade de contribuir significativamente para o sucesso da nossa equipe.

• Organizar rotinas de procedimentos internos, incluindo atividades escolares, acadêmicas e administrativas;
• Planejar, coordenar, controlar e supervisionar as atividades da secretaria escolar;
• Assistir a direção e gestão em serviços técnicos-administrativos;
• Cumprir a legislação educacional vigente e o Regimento Escolar/Acadêmico da Instituição;
• Planejar, organizar e manter atualizada a escrituração escolar/acadêmica, arquivos, normas, diretrizes, legislações e demais documentos relativos ao funcionamento da Unidade/Escola/Faculdade;
• Orientar e instruir demais profissionais nos processos pertinentes as atividades da secretaria escolar/acadêmica;
• Prestar informações, levantar e fornecer documentos solicitados em processos inerentes a secretaria escolar/acadêmica, observando normas e respeitando os limites e restrições institucionais; preservando o sigilo profissional;
• Conferir e analisar documentos para efetivação de matrícula, submetendo-os à apreciação do gestor/diretor;
• Emitir e assinar documentos escolares, juntamente com gestor/diretor, de acordo com a legislação vigente, compartilhando a responsabilidade pela veracidade do fato escolar/acadêmico;
• Atender a comunidade escolar prestando orientações, informações e dados inerentes a sua área de atuação/competência, observando normas e respeitando os limitas e restrições institucionais; com cordialidade, presteza e eficiência;
• Utilizar o sistema de informação definido pela instituição para registro da escrituração escolar/acadêmica;
• Manter atualizados os dados no sistema de informações para emissão da documentação escolar/acadêmica;
• Escriturar rotinas de segurança das informações por meio dos recursos de informática;
• Orientar, treinar e supervisionar demais profissionais atuantes na secretaria escolar/acadêmica;
• Prestar as informações relativas ao Censo Escolar/Acadêmico;
• Dirigir veículos da Instituição para realização de trabalhos externos, quando necessário;
• Praticar os demais atos necessários ao desenvolvimento das atividades da Secretaria Escolar inerentes à sua função;
• Comparecer, quando convocado, às reuniões dos colegiados, secretariar e lavrar as respectivas atas;
• Abrir e encerrar os termos referentes aos atos escolares, submetendo-os à assinatura do Diretor Escolar/Acadêmico;
• Organizar os arquivos e prontuários dos alunos e professores, para atender prontamente pedidos de informação ou esclarecimentos de interessados ou direção;
• Publicar, de acordo com o regimento escolar/acadêmico, o quadro/boletim de notas, aproveitamento de provas, dos exames e a relação de faltas, para o conhecimento de todos os interessados;
• Prestar atendimento as partes interessadas e relacionadas, sempre que solicitado;
• Elaborar e apresentar a Diretoria Acadêmica, ao final de cada semestre, relatório de aproveitamento dos alunos, relação de alunos em dependências e adaptações separados por curso, termo e disciplinas;
• Recepcionar a Supervisão da Representação do MEC, mantendo a Diretoria Acadêmica permanentemente informada sobre assuntos tratados;
• Manter permanente articulação com a tesouraria informando de todos os atos que lhe implicam, tais como, trancamentos de matrícula, transferências e informar-se dos casos de inadimplência;
• Receber e orientar os alunos e o público em geral quanto aos procedimentos escolares/acadêmicos e administrativos;
• Implantar e manter arquivos atualizados dos registros escolares/acadêmicos;
• Estudar, informar e deferir (ou indeferi) processos de caráter exclusivamente escolares/acadêmicos;
• Exercer as atividades de protocolo e arquivo da Instituição, recepção e registro da entrada de documentos, sua distribuição interna, controle do andamento e posterior arquivamento;
• Divulgar periodicamente, os procedimentos legais e regimentais referentes à matrícula, substitutivas, transferências e trancamento, dentre outros;
• Distribuir, recolher e conferir os diários de classe, mantendo controle de sua guarda na Instituição;
• Acompanhar os registros de presença e ausência nos diários de classe e manter a Diretoria Escolar/Acadêmica e os Coordenadores de cursos informados a respeito;
• Registrar nos diários de classe o trancamento e o cancelamento de matrícula de alunos;
• Fornecer à Diretoria Escolar/Acadêmica e aos demais coordenadores/assessores, dados estatísticos da evolução do processo de ensino-aprendizagem das evasões, segundo instrumentos específicos e prazos neles definidos;
• Divulgar nos prazos fixados no calendário Geral os resultados das avaliações de substitutiva;
• Mantener atualizado os dados da Instituição nos sistemas informatizados disponibilizados pelos órgãos representativos e de fiscalização;
• Organizar o setor da Secretaria com procedimentos de acordo com o Regimento Interno da Escola/IES e Legislação vigente;
• Organizar o período de avaliação/provas (calendário de provas, lista de presença, relatórios e publicação de resultados);
• Ser responsável pelos procedimentos do processo seletivo (editais, provas, relatórios de Classificação e Matrículas;
• Exercer outras atribuições inerentes ao Secretário Geral e aqui não relacionadas;
• Responder pelas atribuições do Setor da Secretaria Geral;
• Assinar declarações, atestados, guias de transferência e, em conjunto com a Diretoria Escolar/Acadêmica o Histórico Escolar e o Diploma dos alunos;
• Recepcionar as pessoas que se dirigem à unidade, tomando ciência dos assuntos a serem tratados para encaminhá-las ao local conveniente ou prestar-lhes as informações desejadas;
• Coletar e guardar documentos legais de alterações, credenciamento, autorização, reconhecimento e recredenciamento de cursos e suas respectivas publicações;
• Guardar adequadamente livros de atas de todos os órgãos colegiados da Instituição (Conselho Superior; Congregação, Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão, Coordenações dos cursos, Comissões Especiais, Diretório Acadêmico etc.);
• Guardar e tramitar adequadamente livros, protocolos e relatórios de entrada de requerimentos, transferências expedidas e recebidas, adaptações, dependências, trancamentos, cancelamentos, aproveitamento de estudos; arquivos correntes (requerimentos ordinários, comprovantes de matrículas, cópias de contratos, comprovantes de atos extraordinários);
• Manter em arquivo, planos de ensino de cada semestre;
• Coletar e guardar adequadamente documentos de presença discente (diários de classe) e docente (registros de ponto) e modos de disponibilização para representações do MEC;
• Montar e guardar prontuário e documentação docente e discente;
• Realizar a impressão dos certificados dos alunos concluintes de turmas no âmbito dos convênios firmados com departamento regional e alunos;
• Realizar os trabalhos referentes a Secretaria Escolar e o Atendimento ao Público;
• Efetuar o processo de matrícula dos novos alunos, conforme propostas;
• Realizar os lançamentos das frequências e notas dos alunos dos cursos;
• Realizar outras atividades correlatas da unidade de lotação.

• Formação em nível superior em área relacionada;
• Idoneidade moral e comportamental adequada para o exercício da função;
• Domínio técnico e habilidades para operar equipamentos de informática;
• Boa capacidade de comunicação, escuta e interação com diversos públicos;
• Disponibilidade para viagens, quando necessário.

• Remuneração competitiva;
• Oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional;
• Programas de incentivo ao bem-estar e qualidade de vida.

• A seleção será realizada mediante análise curricular e entrevista.