Coordenador Administrativo

Descrição do Cargo:

O cargo de Coordenador Administrativo visa garantir a eficiência e conformidade dos processos internos, responsabilizando-se por prestar apoio às rotinas administrativas e financeiras.

Suas atribuições incluem o controle e arquivamento de documentos físicos e digitais, atendimento a clientes e fornecedores, operação de caixa, controle de contas a pagar e receber, inserção e atualização de dados nos sistemas internos.

Ao trabalhar em equipe com os setores da empresa, contribui para o cumprimento de prazos, organização de reuniões, manutenção de estoques e atualização de sistemas e planilhas de controle.

Funções:

• Controlar e repor materiais de escritório;
• Receber e distribuir documentos e correspondências;
• Dar suporte à equipe em tarefas administrativas;
• Inserir e atualizar informações em planilhas e sistemas interno;
• Elaborar e atualizar documentos (planilhas, relatórios, contratos, etc.);
• Controlar contratos, convênios ou outros documentos administrativos;
• Dar suporte a reuniões: agendar, organizar pautas e preparar atas;
• Monitorar prazos e apoiar no cumprimento de cronogramas administrativos;
• Acompanhar processos administrativos internos;
• Realizar contato com clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros para recebimento e envio de notas fiscais, boletos, comprovantes e demais documentos;
• Operar o caixa registrando vendas e recebimentos;
• Receber pagamentos em dinheiro, pix, cartão ou boleto (conforme análise de crédito);
• Emitir boletos, recibos e comprovantes de pagamento;
• Emitir, registrar e controlar notas fiscais eletrônicas;
• Realizar sangrias e depósitos periódicos;
• Abrir, conferir e fechar o caixa;
• Controlar as contas a pagar e a receber, assegurando o cumprimento de prazos;
• Conferir extratos bancários, efetuar lançamentos e realizar as conciliações bancárias;
• Identificar divergências nos valores e comunicar à gerência;
• Realizar a cobrança de clientes inadimplentes;
• Elaborar e firmar Termos de Confissão de Dívida, objetivo promover a recuperação de crédito, em observância aos procedimentos e parâmetros estabelecidos pela empresa;
• Realizar controle e conferência de fluxo de caixa;
• Organizar e arquivar documentos financeiros;
• Realizar cotações e negociações com fornecedores;
• Emitir pedidos de compra e acompanhar aprovação;
• Acompanhar entregas junto aos fornecedores e atualizar status de pedidos;
• Apoiado pelo sistema de ponto eletrônico, verifica inconsistências de marcação (ausência de ponto, horários divergentes, registros duplicados), valida registros de jornada (entrada, saída, intervalos) e realiza ajustes manuais mediante justificativa do colaborador;
• Solicita e arquivar documentos comprobatórios (atestados, declarações, etc.) e encaminha solicitações de regularização de ponto para supervisão ou gestão aprovar;
• Envia notificações de irregularidades ou ausências de marcação;
• Orienta os colaboradores sobre a forma correta de registro de ponto;
• Configura e mantém atualizado o sistema de ponto (horários de jornada, turnos, escalas) e acompanha alterações contratuais que impactem o ponto;
• Atende clientes, fornecedores, colaboradores e parceiros de forma presencial, digital (e-mail, redes sociais, WhatsApp, etc.) e por telefone, exclusivamente, por meio dos canais oficiais da empresa;
• Oferece orientações claras sobre os produtos e serviços, incluindo instalação, funcionamento e manutenção, bem como sobre outros assuntos relacionados à atividade comercial;
• Coleta feedbacks dos clientes para melhoria de processos, produtos e serviços;
• Mantém seu ambiente de trabalho limpo, organizado e alinhado com a experiência ideal para o cliente, colaboradores e parceiros;
• Auxilia na abertura e fechamento da empresa;
• Apoia no recebimento e conferência de mercadorias;
• Sugere melhorias nos processos e sistemas sob sua responsabilidade.