Assistente Administrativo

1. Recebimento de NFS: Verificar e registrar o recebimento de notas fiscais de fornecedores e prestadores de serviços. Conferir se as notas fiscais estão corretas em relação aos pedidos de compras e serviços prestados. Organizar e arquivar as NFS para garantir fácil acesso e controle. 2. Lançamento de NFS: Realizar o lançamento das notas fiscais no sistema de gestão financeira da empresa. Assegurar que os lançamentos estejam corretos, com valores, datas e impostos de acordo com as especificações fiscais. Acompanhar os lançamentos para garantir que não haja discrepâncias contábeis ou fiscais. 3. Envio de Contratos e Medições: Preparar, revisar e enviar contratos para clientes e fornecedores. Acompanhar o processo de aprovação e assinatura dos contratos, garantindo o cumprimento de prazos. Enviar relatórios de medições, quando aplicável, para formalizar a entrega de serviços ou a conclusão de etapas. 4. Envio de SC (Solicitação de Compras) e Regularização de Pagamento: Emitir e enviar solicitações de compras (SC) para os fornecedores de acordo com as necessidades das áreas da empresa. Acompanhar o processo de regularização de pagamentos, garantindo que as faturas sejam pagas dentro do prazo estabelecido. Manter o controle sobre pendências e agir proativamente para resolver possíveis problemas de pagamento. 5. Envio de Documentações Admissionais e Demissionais: Responsável por coletar e organizar todos os documentos necessários para processos admissionais e demissionais. Enviar a documentação para o departamento de Recursos Humanos ou para terceiros que cuidam da parte trabalhista. Acompanhar o status dos processos para garantir que todos os procedimentos legais sejam cumpridos. 6. Fiscalização da Balança e Pesagem de Caminhões: Monitorar o funcionamento adequado da balança utilizada para pesagem de materiais e caminhões. Efetuar a pesagem dos caminhões, quando necessário, garantindo precisão nos registros. Registrar e reportar qualquer irregularidade ou necessidade de manutenção da balança. 7. Controle de Estoque: Manter o controle do estoque de materiais e insumos da empresa, realizando inventários periódicos. Garantir a reposição adequada dos itens e minimizar rupturas de estoque. Registrar entradas e saídas de mercadorias no sistema, assegurando precisão nas informações. 8. Controle de Diesel: Acompanhar e registrar o consumo de diesel pela frota de veículos da empresa. Manter um relatório detalhado de utilização e abastecimento, controlando os custos e o consumo. Identificar eventuais desperdícios ou desvios e sugerir melhorias no controle de combustível. 9. Recebimento de Mercadorias: Receber mercadorias e conferir se correspondem ao pedido realizado, em termos de quantidade e qualidade. Garantir que o processo de recebimento siga as normas de segurança e qualidade. Registrar a entrada das mercadorias no sistema e comunicar o responsável pela área de estoque. 10. Fechamento do Ponto Pessoal: Consolidar o controle de ponto dos colaboradores, assegurando que as marcações de entrada, saída e intervalos estejam corretas. Preparar relatórios mensais de controle de jornada para o departamento de Recursos Humanos. Reportar e corrigir eventuais inconsistências no controle de ponto. 11. Fechamento de Peso Mensal Junto à Prefeitura: Consolidar as informações de pesagem e fechar o relatório de peso mensal que será enviado à prefeitura. Garantir que todos os dados sejam precisos e que o relatório atenda aos requisitos legais e regulatórios. Manter a comunicação com a prefeitura para assegurar a entrega correta dos relatórios. 12. Responsável pela Planilha de Peso Mensal: Atualizar e manter a planilha de controle de peso mensal, garantindo que os dados inseridos estejam corretos. Analisar os dados de pesagem, identificar padrões e relatar possíveis anomalias. Compartilhar a planilha com as áreas pertinentes e arquivar os dados para consulta futura. 13. Solicitar Holerites do DP (Departamento Pessoal): Solicitar regularmente o envio dos holerites ao DP dentro dos prazos estabelecidos. Manter contato constante com o DP, garantir que os holerites estejam disponíveis para entrega no período adequado. Revisar detalhadamente os holerites para identificar erros em valores, deduções ou benefícios. Verificar itens como horas extras, descontos, e benefícios antes da distribuição, comunicando ao DP qualquer inconsistência.

Formação Acadêmica:

Não informado

Salário:

A combinar

Cargo:

Assistente administrativo

Empresa:

Quebec ambiental

Construção civil.

Ramo:

Construção Civil / Engenharia Civil