Assistente Administrativo e Financeiro

Vacante n°:
- 7390- Unidad:
- Organización:
- International Union for Conservation of Nature (IUCN)- Ubicación:
- Oficina Nacional de Brazil, Brasilia - DF, Brasil- Reporta a:
- Senior Programme Officer, Business & Nature- Porcentaje de Trabajo:
- 75%- Grado:
- A3- Fecha Esperada de Inicio:
- 6 de octubre de 2025- Tipo de Contrato:
- Plazo fijo (12 meses)- Fecha de Cierre:
- 21 de septiembre de 2025 INTRODUCCIÓN

A UICN (União Internacional para a Conservação da Natureza) é uma união de membros composta principalmente por governos e organizações da sociedade civil. Alavanca a expertise, os recursos e o alcance de mais de 1.400 organizações membros, além das contribuições de mais de 18.000 especialistas globais.

Reconhecida como autoridade global no status do mundo natural e nas ações necessárias para protegê-lo, a Secretaria da UICN tem sede em Gland, Suíça, e escritórios em todo o mundo. Como fornecedora líder de dados, avaliações e análises sobre conservação, a UICN atua como um centro confiável para melhores práticas, ferramentas, diretrizes e padrões internacionais.

Oferece uma plataforma neutra com uma ampla gama de partes interessadas — incluindo governos, ONGs, cientistas, empresas, comunidades locais, grupos indígenas e organizações religiosas — podem colaborar em soluções para os desafios ambientais e promover o desenvolvimento sustentável.

O Escritório Regional da UICN para a América do Sul (UICN SUR) está sediado em Quito, Equador, e atua desde 1992; o Escritório Nacional no Brasil, sediado em Brasília, desde 2010. No Brasil, a maioria dos projetos da UICN faz parte de iniciativas globais ou regionais mais amplas, focadas em áreas protegidas e conservadas, a Lista Verde, Soluções Baseadas na Natureza (SbN), abordagens positivas para a natureza, restauração de paisagens florestais e outros temas alinhados ao Programa Natureza 2030 da UICN.

Os parceiros da UICN no Brasil incluem agências governamentais federais e ONGs — 24 das quais são membros da UICN. A UICN também mantém colaborações estratégicas com importantes atores do setor privado.
Esta posição terá uma dedicação de 6 horas diárias

DESCRIPCIÓN DE CARGO

RESUMO DAS FUNÇÕES CHAVE

O Assistente Administrativo de Programa apoiará o portfólio de projetos no escritório da UICN no Brasil em questões administrativas, financeiras e logísticas, com base nos padrões e procedimentos institucionais. Sua função se concentrará em facilitar os processos administrativos para implementar todas as atividades e entregas planejadas para cada projeto.
Deverá fornecer suporte administrativo e financeiro com responsabilidade em:

- Processar solicitações de pagamentos, adiantamentos, passagens aéreas, hospedagem e demais, garantindo o cumprimento das políticas institucionais e dos prazos estabelecidos;
- Manter registro de controle atualizado da execução orçamentária dos projetos;
- Realizar processos de contratação de serviços profissionais e aquisição de bens e/ou serviços, de acordo com as normas e procedimentos da UICN;
- Apoio administrativo para organização de conferências, workshops, realização de treinamentos, seminários, entre outros, incluindo providências relacionadas a viagens, transportes e hospedagens nacionais e internacionais da equipe dos projetos a seu encargo;
- Obter cotações para todos os processos de aquisição de bens e serviços dos projetos, bem como para viagens, além de acompanhar os processos até sua conclusão, de acordo com as políticas e procedimentos internos da UICN;
- Registrar permanentemente todas as informações relacionadas ao gerenciamento de projetos, incluindo a manutenção de arquivos apropriados e atualizados, bem como preparação de relatórios correspondentes ou quaisquer outros relatórios solicitados dentro da área de especialização;
- Criação de requisições nos sistemas da UICN para compra de produtos e/ou contratação de consultorias dos projetos, entre outros, bem como acompanhamento dos processos até o pagamento;
- Realizar os processos para pagamento dos gastos do projeto de acordo com as normas da UICN;
- Cumprir com a estrutura de controle interno em coordenação estreita com o departamento administrativo e financeiro da UICN;
- Apoio para levantamento de informações para auditorias dos projetos e/ou entidades de controle;
- Coordenar os serviços de transporte e entrega exigidos pelo portfólio de projetos do escritório do Brasil;
- Orientar a equipe do projeto e os consultores na preparação de relatório de viagem, adiantamentos, etc.;
- Preparar relatório mensal sobre a movimentação, execução e disponibilidade das despesas dos projetos em relação ao orçamento;
- Apoio aos responsáveis pelos programas/projetos na elaboração de POAs em Smartsheet e no acompanhamento mensal da execução financeira e operacional;
- Treinar contratantes e entidades implementadoras sobre gestão de despesas de acordo com as políticas institucionais;
- Garantir, com atualização, o controle e o arquivamento das informações administrativas e f