Associado de Finanças e Operações, Brasil

**Perfil da organização**:
**Visão geral da posição**:
Com base em qualquer região do Brasil, o Associado de Finanças e Operações fornecerá suporte administrativo e operacional à equipe da NESsT Brasil. As responsabilidades incluem acompanhar os contratos, além de produzir relatórios básicos de contabilidade, administração geral do escritório, coordenação de viagens, solução de problemas de tecnologia, planejamento de eventos, tradução de documentos, suporte à área de comunicações global e local, e gerenciamento de informações. Ele também apoia a equipe de operações global com atividades de administração geral, relatórios financeiros, gerenciamento de informações e organização de viagens.

Essa é uma posição de tempo integral. O Associado de Finanças e Operações é supervisionado diretamente pela Brazil Country Director e indiretamente pela Gerente de Operações e a equipe de operações globais.

**Responsabilidades**:
Administrativo:

- Gestão do espaço de coworking,
- Manutenção de banco de dados de contatos da NESsT, atualização de Salesforce e SharePoint. Inclusão e atualização das informações necessárias sobre o portfólio, reuniões de doadores e workshops/eventos.
- Seleção e gestão de fornecedores, incluindo suporte tecnológico, agência de viagens e outros - de acordo com a política de compras da NESsT e os diferentes requisitos e orçamentos dos doadores.
- Atualização do inventário de hardware e software.
- Apoio detalhado e acompanhamento da equipe em outras tarefas administrativas, à medida que surgem
- Apoio à área de comunicação através de tarefas administrativas como tradução, seleção e gerenciamento de fornecedores de comunicação e pagamentos, organização de relatórios, organização de entregáveis com a equipe BR, respondendo ou encaminhando os contatos nos canais de mídia social.

Financeiro:

- Apoio financeiro preciso e condizente com os prazos, em relação a relatórios financeiros locais e coordenação de pagamentos bem como em relação a relatórios financeiros globais com foco em relatórios mensais.
- Atuação como contato principal durante a auditoria financeira da entidade brasileira oferecendo à equipe auditora e à equipe BR todo suporte conforme necessário.
- Coordenação de pagamentos com fornecedores locais e regionais e com a equipe (reembolsos, bolsas e outros).

Recursos Humanos:

- Apoio à gestão de recursos humanos regional para manter arquivos organizados e fornecer informações ao pessoal, quando necessário e apropriado.
- Apoio no recrutamento de pessoal, incluindo a publicação de vagas de emprego, manutenção e atualização de informações na plataforma de RH.
- Responsável pela integração de novos funcionários bem como no desligamento dos mesmos, garantindo que os novos funcionários tenham um processo de integração positivo e bem organizado. Auxilia na orientação de novos funcionários e treinamento nas áreas afins.
- Elo de ligação com as seguradoras dos funcionários e da instituição, cadastrando novos funcionários e mantendo contratos.
- Execução de contratos de trabalho para novos funcionários e acompanhamento de contratos de consultores e temporários para renovações conforme necessário.
- Manutenção dos arquivos de RH atualizados.
- Auxilio à equipe com questões de imigração ou conformidade, se necessário.

Eventos e reuniões
- Coordena a organização de viagens e eventos globais/regionais/locais (ou seja, reuniões, workshops, retiros, conferências).
- Coordena e participa de workshops e conferências locais/nacionais, conforme necessário.

Jurídico
- Mantem toda a documentação da NESsT Brasil dentro da conformidade legal local em relação a arquivamentos oportunos junto às autoridades fiscais e outras autoridades locais/nacionais, conforme necessário.
- Conexão com as autoridades locais/nacionais conforme necessário.
- Ponto de contato com os escritórios de advocacia.
- Preparação de contratos com fornecedores/provedores conforme necessário.
- Suporte na manutenção e administração da documentação conforme necessário.
- Auxilio no processo de contratação de consultores externos, incluindo coleta de propostas, preparação e revisão de contratos.

Qualificações:

- Bacharel em Administração e experiência mínima de 3 anos na área de administração ou operações de escritório, desempenhando funções relevantes para esta posição (experiência em organizações sem fins lucrativos será um diferencial).
- Experiência relevante, principalmente nas áreas de e administração de escritório, gestão de projetos, viagens e coordenação de eventos.
- Necessário ser falante nativo de português e ter nível de inglês avançado verbal e escrito.
- Conhecimentos avançados de informática e capacidade de adaptação a novas tecnologias, incluindo experiência de trabalho com o Microsoft Office e com ou