Analista Administrativo Pl

Responsável pela gestão das agendas da vice-presidência e do conselho executivo da companhia, assegurando a distribuição de informações para as secretarias executivas das unidades e promovendo um fluxo estruturado das informações sobre compromissos e apoio logístico dos executivos. Também elabora relatórios gerenciais para dar suporte à gerência administrativa corporativa, no que se refere às viagens dos gestores das unidades.
**Responsabilidades e atribuições**
- Acompanhar as agendas da vice-presidência e do conselho executivo da empresa, repassando as informações pertinentes para as unidades conforme necessário, visando garantir que todos estejam alinhados e informados sobre compromissos importantes.
- Monitorar os deslocamentos dos executivos junto aos pilotos, proporcionando apoio logístico para as aeronaves, visando assegurar que todas as necessidades de transporte sejam atendidas de maneira eficiente;
- Controlar a manutenção e organização dos apartamentos funcionais, incluindo todas as rotinas e abastecimentos necessários, visando garantir que as acomodações estejam sempre em condições adequadas para uso;
- Controlar os vencimentos dos contratos de aluguel, tomando providências junto às áreas internas da empresa para renovação e acompanhamento da finalização, visando evitar rupturas nos serviços;
- Conferir as faturas de pagamento das viagens corporativas, executando a política determinada pela empresa, visando identificar o percentual de viagens realizadas em aderência às diretrizes estabelecidas;
- Estabelecer contato com diretores e vice-presidência, otimizando a agenda de forma estruturada, garantindo que as informações sobre compromissos sejam fornecidas antecipadamente, visando facilitar o planejamento e a logística de deslocamento e hospedagem;
- Realizar o follow-up das notas fiscais de pagamento dos motoristas executivos no escritório de São Paulo, garantindo que não ocorram atrasos nos pagamentos, visando manter a continuidade dos serviços;
- Acompanhar os fluxos de lançamentos de notas fiscais e despesas via GLPI junto à secretaria executiva do escritório de São Paulo, finalizando o processo de pagamentos com o financeiro, visando assegurar a correta gestão das despesas;
- Colaborar com as secretárias executivas das unidades para garantir o pleno funcionamento dos apartamentos funcionais da diretoria e gerências em todas as cidades, visando assegurar um ambiente adequado para os executivos;
- Elaborar um relatório consolidado das despesas de viagens por unidade e por objeto de custo, utilizando dados coletados para fornecer informações claras e objetivas para a gestão;
- Desenvolver um relatório de acompanhamento dos gastos de viagens corporativas por área, de acordo com a aderência à política da empresa, visando facilitar o controle financeiro e a tomada de decisões;
- Produzir um relatório de acompanhamento dos gastos das aeronaves da companhia, analisando despesas para garantir a transparência e a eficiência nos custos operacionais;
- Planejar e organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo reserva de voos, acomodações e itinerários, visando garantir que todas as necessidades da viagem sejam atendidas adequadamente;
- Organizar e coordenar reuniões internas e externas para a vice-presidência e conselho, utilizando planejamento eficaz, visando assegurar que todos os aspectos logísticos sejam geridos de forma eficiente;
- Realizar orçamentos e acompanhar o lançamento das faturas de gastos das aeronaves, assegurando que as despesas estejam dentro dos limites orçamentários, visando um controle financeiro rigoroso;
- Apoiar na programação de manutenção das aeronaves, ajustando datas, contratos e fornecedores, visando assegurar que todas as atividades programadas sejam executadas conforme o planejado;
- Viabilizar acordos comerciais com hotéis para atender a alta gestão da companhia, buscando condições vantajosas que melhorem a experiência de hospedagem;
- Cumprir e contribuir para a execução das normas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA), visando garantir a segurança e bem-estar de todos os colaboradores;
- Zelar pela limpeza e conservação das instalações internas, externas e dos equipamentos, assegurando um ambiente de trabalho agradável e seguro para todoExecutar as atividades da função respeitando todas as normas e procedimentos de segurança, saúde e meio ambiente do trabalho, estabelecidos pela organização, bem como, utilizar constantemente todos os EPIs de uso obrigatório no desenvolvimento das atividades do cargo e do setor. Tendo a responsabilidade de informar ao seu superior imediato qualquer atividade que apresente risco a sua saúde ou dos demais colegas de trabalho;
- Exercer as atividades em comum acordo com os valores, políticas, diretrizes, procedimentos e processos da empresa, sempre focando nas metas organizacionais, e mantendo sigilo e protegendo as informações da companhia;
- Manter a disciplina no programa 5S, objetivando um trabalho seguro por meio da man