Assistente Administrativo(a)

**Descrição**:
Sobre o Núcleo

O Núcleo Administrativo (NADM) é responsável pelos procedimentos administrativos dos

projetos da GIZ no Brasil, sempre com a exigência de cumprir as normas e regras da

GIZ, apoiando os projetos na melhor forma possível para que eles possam alcançar suas

metas.

Áreas de Responsabilidade

O(a) colaborador(a) atuará em Brasília, regime de contratação CLT, realizando atividades

administrativas, no âmbito do Núcleo Administrativo.

Principais Tarefas

Recepção e atendimento ao público; responsável pelo processo de cotação

"abertura de propostas financeiras"; responsável pela organização logística de

matérias de moderação para os eventos realizados pelos projetos; gestão de

controle das linhas telefônicas de celular particulares do contrato com a operadora

de todos os colaboradores; realizar as pesquisas de satisfação para atividades

realizadas pelo NADM; Apoio na preparação e arquivo do quadro de delegações

de poderes dos projetos;
Elaborar contratos de consultorias/prestação de serviço: análise de termos de

contratos, verificação de pendências/inconsistências; realizar o arquivo físico e

digital do setor etc.

Organizar viagens: verificar, reservar e preparar a documentação de passagens

aéreas e terrestres individuais e para grupos, nacionais e internacionais; reservas

nacionais e internacionais de hotéis, preparar documentação e realizar a

prestação de contas de viagem; verificar e solucionar as

pendências/inconsistências; organizar as informações do setor etc.;
Organizar eventos, seminários, reuniões, oficinas: pesquisas de melhores preços

de locais, provedores, atualizar cadastro de fornecedores, realizar contratos de

fornecedores, efetuar toda a documentação para as contratações; acompanhar o

evento; assessorar os projetos na logística do evento, realizar o processo de

pagamento do evento; verificação de pendências/inconsistências; preparar o

arquivo físico e digital do setor; etc.;
Organizar e acompanhar aquisições: compras de matérias de consumo,

equipamentos, móveis; realizar pesquisas de melhores preços e fornecedores,

atualizar cadastro de fornecedores, preparar a documentação para pagamento da

aquisição, realizar e atualizar inventário dos projetos; realizar o arquivo físico e

digital do setor e etc.

Preenchimento e conferência dos carimbos contábeis da GIZ, revisor das regras e

normas da GIZ; acompanhamento de pendências; acompanhamento das cartas

de orientações e acompanhamento nas auditorias internas; realizar o arquivo

físico e digital do setor e etc;
Apoiar na atualização do Manual Operacional da GIZ-Brasil e auxiliar na inserção

de informações na Lista de Observações da Agência e Núcleo Administrativo

Realizar outras tarefas de assistência atribuíveis à função, conforme orientações

do superior.

Requisitos desejados: Condições, Qualificação, Experiência e Conhecimentos adicionais

Formação cursando o último semestre, em Secretariado, Administração, Turismo,

Hotelaria, Comércio Exterior, Relações Internacionais ou áreas correlatas;
Experiência em atendimento ao público em recepção e rotinas administrativas;
Conhecimento de rotinas administrativas envolvendo logística;
Domínio completo do pacote MS-Office;
Conhecimentos da língua inglesa ou espanhola, obrigatório e da língua alemã,

será um diferencial.

Motivação de trabalhar em grupo, com iniciativa e dinamismo;
Flexibilidade em reagir a situações e demandas prioritárias e urgentes;
Boa comunicação, organização, agilidade, proatividade, dedicação, responsável,

detalhista e comprometimento.

Estamos em constante crescimento e sempre em busca de novos talentos Se você deseja fazer parte do nosso time e construir uma história de sucesso, queremos te conhecer

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