Auxiliar Administrativo

**FUNÇÕES/REGRAS**

**AUXILIAR ADMINISTRATIVO**
- **ATENDIMENTO**:

- Atender ao telefone da empresa (fixo ou celular): LOG+ TRANSPORTES, BOM DIA/BOA TARDE...
- Atender bem todos os clientes, ouvindo e desenvolvendo empatia sempre comunicando de maneira positiva
- Separar os canhotos por data de **emissão**, e enviá-los para matriz para fazerem o arquivamento dos mesmos.
- OBEJETIVIDADE, E ACIMA DE TUDO EDUCAÇÃO E PACIENCIA
- Resolução de tratativas de avarias deverá ser redirecionadas imediatamente para o SAC Matriz.
- Quando cliente entrar em contato avisando que recebeu o produto errado, se caso a entrega foi no dia, já ligar pra filial responsável para tentar fazer a destroca ainda no dia;
- **COLETA REVERSA**:

- Quando tiver posição de rota para coleta repassar ao faturamento da matriz para que a mesma possa posicionar o fornecedor.
- As coletas devem ser todas agendada com o cliente antes de sair para rua, para evitar insucesso. (Sempre orientar o cliente que a mercadoria tem que estar embalada).
- Quando a coleta chegar ao CD já programar juntamente com a gerente de base, a devolução ao CD matriz.
- As reversas devem ser manifestadas para devolução.
- **DEVOLUÇÕES**:

- As devoluções serão solicitadas pelo faturamento da matriz, caso a mercadoria ainda estiver no CD, passar de imediato para gerente da base barrar a entrega, e providenciar a devolução da mesma.
- A devolução deve ser emitida assim que constar que a mesma não foi entregue ao cliente.
- Quando a mercadoria estiver em rota, o faturamento matriz já fará o contato direto com o motorista, para agilizar o processo, e evitar que a mercadoria seja entregue. Caso a mercadoria já estiver sido entregue, repassar ao faturamento matriz, para que o mesmo veja com o fornecedor como proceder.
- Ficar controlando para que a devolução volte o mais rápido possível para CD matriz.
- Sempre emitir o manifesto de devolução da mesma, se atentando no prazo de chegada da mesma, perguntar ao motorista se o mesmo já vai voltar direto para a matriz, ou se irá passar na outra filial, para saber qual data de previsão de chegada no CD da matriz (se informar data de previsão de chegada errada, o motorista pode ser multado).
- **FATURAMENTO**:

- Ter muita atenção na hora de faturar
- Observar grampeamento de junção de notas fiscais e CTE
- Sempre fazer a conferência após finalizar o faturamento
- NÃO É PERMITIDO o cancelamento de qualquer nota sem justificar a gerente da base
- NÃO É PERMITIDO a reimpressão de notas fiscais e DACTES, sempre que algo do tipo ocorrer, repassar a gerente da filial, par identificar o que pode ter acontecido.
- **TRATATIVA DE ROTAS**:

- Agendar as entregas com os clientes, de notas que já estão para vencer, notas de prioridade, de área de risco, ou notas que são rotas distantes e saem como menos frequência na semana, notas de tratativas que foram solucionadas avisar cliente o dia da entrega, e as notas que saíram mais de uma vez para entrega e retornou por entrega prejudicada pelo horário, tratar com cliente para evitar insucesso por outro motivo, podendo assim evitar atraso.
- Nunca agendar horário com cliente, apenas data.
- **ROMANEIO**:

- Todas as rotas que saírem com agregado, ou carro da casa, dever ser romaneadas
- Prestar atenção para que todas as notas estejam incluídas no romaneio
- No romaneio deve constar quem foi o conferente que separou a rota:

- Sempre passar o romaneio para o motorista responsável, e o conferente assinarem.
- **MANIFESTO**:

- Manifestar cada nota que sairá da sua unidade (desde devolução, quanto manifesto para parceiro) com atenção ao destino e a previsão de chegada do motorista. Sempre indicar um prazo maior do que ele costuma realizar para não ter problema com fiscalização de encerramento de documento antecipado.
- Conferir placa de cada carreta (e cavalo quando houver) antes de manifestar (sujeito a multa na estrada)
- Conferir peso do manifesto após emissão, caso constar alguma irregularidade, avisar ao responsável.
- Entregar os manifestos juntamente coma as notas na mão do motorista.
- ENCERRAMENTO DO MANIFESTO: Cuidado ao encerrar o manifesto não pertencente a sua unidade, conferir sempre: nome do motorista, data, destino, placas.
- No caso de parceiros, sempre encerrar o manifesto assim que o motorista entregar as notas no parceiro
- **CONTROLE DE ATRASOS**:

- Controlar os atrasos diariamente da unidade pertencente a sua filial.
- Sempre atualizar o gerente da matriz da situação de cada atraso.
- Aguardar no máximo até 3 dias para resolução de pendencias de atraso, ademais desse prazo repassar ao superior cada caso.
- Tratativa dependentes de retorno do fornecedor, é necessário aguardar 15 dias para retorno do mesmo (esse controle é feito pelo SAC Matriz)
- Toda e qualquer tratativa de negociação de pendência deve ser informada no sistema, para que todos possam acompanhar.
- **SUPORTE AOS MOTORISTAS**: