Pessoa Assistente Administrativa

O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV) é uma organização imparcial, neutra e independente cuja missão exclusivamente humanitária é proteger a vida e a dignidade da população afetada pelos conflitos armados e de outras situações de violência, assim como prestar-lhes assistência.

**O que nós fazemos**:
O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV) trabalha em todo o mundo para fornecer proteção e assistência humanitária às pessoas afetadas por conflitos e violência armada. Atuamos em resposta a emergências e, ao mesmo tempo, promovemos o respeito ao direito internacional humanitário. Somos uma organização independente e neutra, e nosso mandato decorre essencialmente das Convenções de Genebra de 1949. Trabalhamos em estreita colaboração com as Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho e com sua Federação Internacional, a fim de garantir uma resposta humanitária coordenada, racional e rápida às necessidades das populações afetadas de conflitos armados ou outra situação de violência. Dirigimos e coordenamos as atividades internacionais realizadas nessas situações.

**Responsabilidades e atribuições**
**O que você fará**:
A pessoa Assistente Administrativa da Gestão da Informação integra a equipe de Information Management (IM), oferecendo suporte administrativo de alto nível e garantindo o secretariado geral da Delegação Regional em Brasília. Entre as suas atribuições, estão o apoio logístico e administrativo para as ações do departamento de Gestão da Informação e a função de ponto focal para organização de eventos de departamentos que não contam com apoio administrativo, em coordenação com outras áreas envolvidas. Além disso, prestará suporte na disseminação das normas gerais do CICV sobre a Gestão da Informação, sob supervisão da pessoa Assistente Executiva e da Gestão da Delegação.

**Principais responsabilidades**:
Sob a supervisão e orientação do/a Assistente Executivo/a, a pessoa Assistente Administrativa (IM) terá as seguintes responsabilidades e tarefas:
**Gestão de informações e secretariado**:

- Em apoio à pessoa Assistente Executiva, garantir que todos os documentos eletrônicos recebidos na Caixa Postal geral sejam devidamente distribuídos ao destinatário apropriado e em tempo hábil;
- Atualizar as informações gerais destas ferramentas colaborativas e manter os colaboradores atualizados;
- Informar regularmente no boletim do suporte sobre novos desenvolvimentos, garantindo que os usuários estejam cientes dessas ferramentas e de seus recursos;
- Quando solicitado, atuará como ponto focal dos departamentos que não contam com apoio administrativo, para a organização de eventos desses departamentos, executando atividades logísticas e administrativas dos eventos, como seminários, oficinas, palestras, entre outros.
- Apoiar nas questões administrativas junto aos coordenadores das áreas para assegurar o respeito aos procedimentos da Delegação para este fim.
- Apoiar os coordenadores no contato com os participantes dos eventos para uma melhor gestão com os setores de Welcome, Administração e Logística no que se diz respeito à compra de passagens, hospedagens e apoio aos participantes antes, durante e após os eventos.
- conhecer as regras relativas às assinaturas, aplicá-las e promovê-las.
- Apoiar na preparação de procedimentos para a organização e troca de informações entre sites (entre a delegação e subsites);
- Ser responsável pela atualização e manutenção das pastas do departamento IM e, em apoio a pessoa Assistente Executiva, atualizar e monitorar o Team Space (estrutura, pastas, documentos, metadados etc.) de Brasília (BRA);
- Ter ciência das atividades, prioridades e desafios da Delegação, bem como da situação nacional e internacional relacionada;
- Sob a coordenação da pessoa Assistente Executiva, filtrar informações e atribuir prioridades.
- Conhecer os objetivos da Delegação e conhecer o Movimento Internacional da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho e outros atores relevantes para o cargo, bem como manter-se atualizado/a sobre a composição e estrutura do Governo/Estado.
- Atualizar os organogramas e as listas de sua responsabilidade e garantir que sejam atualizadas pelos departamentos.
- Manter-se atualizado/a com chegadas e saídas de delegados móveis, residentes e atualizar as listas relacionadas.
- Apoiar atualização da base de dados da gestão e garantir que exista uma rede ativa de contatos profissionais úteis para o CICV.

**Treinamento e suporte - áreas de especialização**
- Organizar regularmente treinamentos e workshops para os pontos focais sobre temas relacionados à gestão da informação;
- Apoiar na organização de seminários e workshops sobre Gestão da Informação a nível nacional sobre os temas relacionados;
- Treinar e supervisionar os pontos focais, garantindo que conheçam e apliquem os procediment