Assistente Executiva

2 semanas atrás

São Paulo, São Paulo, Brasil Mappit Tempo inteiro

Resumo da Função
A assistente executiva será o braço direito do CEO no Brasil, prestando suporte direto à direção geral em todas as rotinas administrativas, logísticas, institucionais e pessoais. Este cargo será essencial na fundação da estrutura local da empresa, atuando como elo entre o CEO e os diversos stakeholders internos e externos — parceiros, instituições, prestadores de serviços, clientes e equipa internacional da sede.
Para além da componente profissional, espera-se também apoio em assuntos de caráter pessoal/logístico, garantindo discrição e total confiança. É uma função de elevada exposição e responsabilidade, ideal para quem busca impacto direto na construção de uma nova operação no país.

Responsabilidades Principais

• Gestão da agenda profissional do CEO e acompanhamento de compromissos;

• Planeamento de viagens (nacionais e internacionais), reservas, transfers e reembolsos;

• Apoio na preparação de apresentações, relatórios e comunicações institucionais;

• Organização de reuniões (presenciais e online), atas e follow-ups;

• Interface com advogados, fornecedores, entidades públicas e parceiros estratégicos;

• Suporte na gestão documental e administrativa da empresa em implantação;

• Acompanhamento de contratos, prazos e obrigações administrativas básicas;

• Apoio pessoal ao CEO: compromissos logísticos, serviços, pagamentos, entregas, etc.;

• Participação ativa na organização do escritório da filial e estruturação do dia a dia;

• Ponte com a sede em Portugal para questões operacionais, administrativas e protocolares.

Perfil Desejado

• Experiência sólida como assistente executiva de alta direção (mínimo 5 anos);

• Maturidade, discrição, autonomia e elevada capacidade de adaptação;

• Capacidade de representar a empresa com profissionalismo e empatia;

• Organização exemplar, atenção ao detalhe e atitude proativa;

• Excelentes competências de comunicação escrita e verbal;

• Fluência em português com boa formalidade; inglês ou espanhol valorizado, mas não obrigatório;

• Domínio de ferramentas como Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, Onenote, Zoom e plataformas de gestão de tarefas;

• Disponibilidade para atuar remotamente no início e, a partir de 2026, de forma presencial em São Paulo;

• Capacidade de se adaptar a contextos multiculturais e ambientes exigentes;

• Postura executiva, com elevada responsabilidade e inteligência emocional.

Requisitos e Qualificações

• Formação superior em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação ou áreas afins;

• Certificações em protocolo, etiqueta corporativa, atendimento ao executivo ou idiomas são diferenciais.

Sobre a Empresa
Empresa multinacional europeia com experiência no setor de soluções energéticas.
A vaga está inserida no contexto de implantação de um novo escritório no Brasil, com sede em São Paulo, marcando o início das operações diretas da empresa no país. Esta função integra o núcleo fundador da nova estrutura, oferecendo uma oportunidade única de crescimento profissional, exposição internacional e envolvimento direto na construção de uma operação estratégica desde o seu início.

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