1530210 - assistente administrativo

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Responsabilidades e atribuições

Desempenhar atividades de operacionalização de processos administrativos na área de Saúde Ocupacional da Petrobras, tais como: planejamento, monitoramento, controle e avaliação.

"Atuar na execução dos processos de saúde do trabalhador (Saúde Ocupacional), conforme as subdivisões abaixo:

a) Convoção

• Realizar a convocação de empregados em Sistema Informatizado de Saúde para exames ocupacionais, de acordo com cronograma PETROBRAS: participar da elaboração, configuração e envio de comunicados a serem inseridos nas guias e/ou outros meios de comunicação relacionados à convocação de Exames Ocupacionais; Configurar sistema informatizado de saúde para a convocação de exames ocupacionais (inserir mensagem de convocação; configurar guias; selecionar público a ser convocado de acordo com critério(s) pré-definido(s) ; programar ou gerar a convocação individual ou em lote); extrair relatórios; conferir empregados convocados; realizar registros.

Verificar se os empregados estão com campo do GHE preenchido no sistema informatizado de Saúde ou qualquer outro critério necessário à convocação e notificar pendências à Coordenação de PCMSO e/ou responsáveis pelos dados para providências necessárias;

• Informar e solicitar serviços de TIC para sanar problemas relacionados à Convocação no Sistema Informatizado de Saúde;
• Realizar atendimentos relacionados à convocação de exames nas ferramentas e canais utilizados pela Cia.
• Outras atividades correlatas à atividade de convocação de exames ocupacionais devidamente validadas e aprovadas pela fiscalização do contrato.

b) Tratamento de exames complementares (Protocolo, migração e digitação):

• Executar diariamente a migração de arquivo (txt ou xls) de resultados exames laboratoriais
• Monitorar depositário da empresa credenciada e baixar resultados de exames disponibilizados no depositário da empresa credenciada para a realização de exames ocupacionais;
• Controlar e encaminhar exames clínicos médicos e odontológicos externos para digitação pelo profissional de saúde responsável;
• Controlar prazos e realizar cobrança entregas de resultados de exames junto à empresa credenciada e registrar resultados de exames disponibilizados em planilha de controle;
• Digitar resultados de exames complementares em Sistema Informatizado de Saúde;
• Encaminhar exames já registrados e digitados para arquivamento em prontuário físico (encaminhar para equipe de gestão documental);
• Realizar atendimentos relacionados à digitação de exames nas ferramentas e canais utilizados pela Cia.
• Outras atividades correlatas à atividade de tratamento de exames complementares devidamente validadas e aprovadas pela fiscalização do contrato.

c) Programação de agenda e agendamento:

• Realizar a configuração do sistema Agenda de acordo com especificações pré-definidas;

• Programar agenda - elaborar, disponibilizar e liberar os horários de agendamento de acordo com escalas.

• Atendimento ao público (empregados) para agendamento;

• Captação ativa - Agendamento ativo de público-alvo (empregados);

• Controle e atendimento a demandas internas de agendamento, como por exemplo: demandas relacionadas ao exame especial ASO de Bandeira;

• Realizar atendimentos relacionados à programação de agenda e/ou agendamento nas ferramentas e canais utilizados pela Cia.
• Outras atividades correlatas à atividade programação de agenda e agendamento devidamente validadas e aprovadas pela fiscalização do contrato.

d) Atividades administrativas relacionadas ao registro de licenças e gestão de absenteísmo:

• Executar o fluxo de atestados médicos e odontológicos com recebimento, análise e triagem de atestados médicos e odontológicos, e encaminhamento à equipe médica para homologação;
• Receber documentos (atestados médicos e odontológicos e solicitação de licença maternidade e afins) através dos canais disponibilizados pela Cia;
• Realizar registros de atestados médicos e odontológicos homologados nos sistemas corporativos, como por exemplo SAP, e registros em planilhas de controle;
• Apoiar equipe técnica (médicos e dentistas) no fluxo de documentos, agendamentos de consultas ou qualquer outra atividade necessária à homologação de licenças;
• Providenciar resolução de pendências para o registro (colisão com férias, treinamentos, documentação incompleta, outras), através de contato com empregado ou setor responsável;
• Encaminhar mensagens relacionadas ao fluxo de homologação de licenças aos interessados e relacionados ao processo de vigilância;
• Realizar acompanhamentos, repassar comunicações e atualizações das informações sobre a situação do benefício dos empregados afastados junto à equipe de vigilância;
• Agendar perícias, enviar comunicados e encaminhar requerimento de licença previdenciária, com informações e orientações pertinentes ao empregado afastado, conforme orientação de equipe de Vigilância;
• Realizar procedimento administrativo de abertura, acompanhamento e fechamento de benefício de auxílio doença acidentário ou previdenciário, conforme protocolos e orientações internas.
• Efetuar protocolos de documentos junto ao INSS;
• Elaborar relatórios para acompanhamento gerencial de empregados afastados;
• Realizar atendimentos relacionados às atividades administrativas relacionadas ao registro de licenças e gestão de absenteísmo

nas ferramentas e canais utilizados pela Cia.

• Outras atividades correlatas às atividades administrativas relacionadas ao registro de licenças e gestão de absenteísmo devidamente validadas e aprovadas pela fiscalização do contrato.

e) Registro administrativo de acidente de trabalho:

• Receber e acompanhar a implementação de ações relacionadas a acidentes de trabalho, de acordo com padrões e fluxos internos;
• Registrar CAT no e-Social;
• Registrar Acidentes de Trabalho em planilha de controle;
• Enviar comunicação aos envolvidos e disponibilizar CAT ao empregado;
• Realizar correção de CATs;
• Realizar atendimentos relacionados às atividades de registro administrativo de acidente de trabalho nas ferramentas e canais utilizados pela Cia.
• Outras atividades correlatas às atividades de registro administrativo de acidente de trabalho devidamente validadas e aprovadas pela fiscalização do contrato.

f) Atividade administrativa nos canais de relacionamento:

• Verificar diariamente canais de atendimento – ex: Outlook; Service Now (Fale Conosco), Workplace e 2º nível Movidesk; receber demandas; identificar responsáveis; distribuir demandas aos setores responsáveis ou outras Unidades, se for o caso; controlar prazos de resposta dos canais, encerrando atendimentos no prazo e alertando responsáveis para cumprimento dos prazos de resposta aos canais de relacionamento.
• Realizar atendimentos nos canais de relacionamento nas ferramentas e canais utilizados pela Cia.
• Outras atividades correlatas às atividades de atividade administrativa nos canais de relacionamento devidamente validadas e aprovadas pela fiscalização do contrato.

g) Atividades administrativas relacionadas especificamente aos exames admissionais:

• Executar convocação de exames admissionais no Sistema Informatizado de Saúde;
• Elaborar guias de convocação;
• Providenciar agendamento de exames complementares;
• Realizar agendamento de exame clínico médico e odontológico;
• Programar e enviar convocação aos candidatos;
• Monitorar resultados de exames complementares e providenciar registros de resultados de exames no repositório Sharepoint e no SIS;
• Controlar fichas de atendimento e documentos;
• Apoio à equipe técnica;
• Interface com RH (envio de dados)
• Atendimento ao canal de comunicação com candidatos;
• Envio de documentação para arquivamento;
• Realizar atendimentos relacionados aos exames admissionais nos canais de relacionamento nas ferramentas e canais utilizados pela Cia.
• Outras atividades correlatas às atividades administrativas relacionadas aos exames admissionais devidamente validadas e aprovadas pela fiscalização do contrato.

h) Apoio administrativo a processos específicos:

• Apoio administrativo a serviços internos, como programação de viagens, transportes, etc.
• Apoio administrativo às atividades da Saúde do Viajante + atendimento SN (Service Now) Saúde do Viajante;

• Apoio administrativo às atividades de atendimento a solicitações de teletrabalho integral + atendimento SN (Service Now) Teletrabalho integral;

• Apoio administrativo aos pagamentos, à logística de suprimento (compras + notas fiscais + registro da entrada ou da devolução de mercadorias), e à manutenção de equipamentos - Apoio administrativo à manutenção, calibração e conserto de equipamentos do SSO da gerência de saúde;

• Apoio administrativo às atividades e controles do processo Conformidade;

• Apoio administrativo às atividades de Promoção de Saúde.

i) Suporte operacional:

• Disponibilizar material administrativo e formulários, necessários aos atendimentos, nos consultórios e setores dos serviços de saúde;
• Solicitar apoio da TIC para problemas de tecnologia durante atendimentos;
• Providenciar impressões e entrega de documentos impressos em impressora de rede ao profissional de saúde;
• Providenciar manutenção para ambiente de atendimento (troca de lâmpadas, conserto de mobiliário, chaveiro, etc.);
• Recolher documentos gerados nos atendimentos e enviar para arquivamento em prontuário físico;
• Realizar atendimentos relacionados às atividades apoio administrativo ao serviço de saúde e atendimentos e à equipe técnica e à força de trabalho nas ferramentas e canais utilizados pela Cia;
• Outras atividades correlatas às atividades de apoio administrativo ao serviço de saúde e atendimentos e à equipe técnica devidamente validadas e aprovadas pela fiscalização do contrato.

j) Atividades comuns a todos os processos:

• Desempenhar atividades para operacionalização dos processos de saúde na Petrobras, tais como: planejamento, monitoramento, controle e avaliação;
• Realizar lançamentos nos sistemas da Cia, elaborar relatórios, realizar levantamentos de dados; organizar a documentação para o atendimento e encaminhar/arquivar os documentos;
• Desempenhar atribuições correspondentes ao cargo não especificadas neste documento conforme legislação e Código de Ética da respectiva categoria profissional."

Requisitos e qualificações

Grau de Instrução: Nível médio

Formação: Possuir nível médio completo, com certificado emitido por instituição reconhecida pela MEC. "

"Ter boa comunicação oral e escrita permitindo bom relacionamento com indivíduos e grupos utilizando as diversas mídias disponíveis.

Ter boa capacidade de atendimento aos clientes internos e demais profissionais envolvidos.

Conhecer e operar com autonomia programas do Microsoft Office 365.

Conhecer e operar com autonomia ferramentas de comunicação eletrônica, tais como e-mail, fórum, chat etc.

Estabelecer relação de confiança com o público envolvido, de modo a viabilizar o atendimento das necessidades. Ter dedicação e comprometimento com o trabalho e com as pessoas sendo proativo nas ações.

Experiência mínima de acima de 6 (seis) anos em atividades similares ao escopo dos serviços.

Informações adicionais

PLANO DE SAÚDE

VALE REFEIÇÃO

VALE TRANSPORTE

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Aqui, cada colaborador ou como gostamos de chamar, Med Member carrega a responsabilidade e o orgulho de fazer parte de algo muito maior: salvar vidas todos os dias.

Originados em Brasília e com mais de 17 anos de história, nossa atuação vai além da prestação de serviços. Nós criamos soluções completas em Urgência e Emergência, Saúde Corporativa e Prevenção e Combate a Incêndios, transformando o cuidado com a vida em um propósito compartilhado por todos que vestem a nossa camisa.

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