Secretária Executiva

Descrição e Responsabilidades

Horário: Segunda a sexta de 08h00 às 18h00 (com 1h de almoço)

Regime de contratação: Efetivo – CLT

• Administrar agenda pessoal e profissional da Diretoria/Presidência, marcando e cancelando os compromissos, conforme

orientação, visando o atendimento de reuniões, consultas, viagens e demais incumbências;

• Realizar cotações com agências de viagens, assim como dar providência de compra de passagens, voucher de hotel, salas de

reuniões etc., visando o atendimento das necessidades profissionais e pessoais da Diretoria/Presidência;

• Redigir relatórios e documentos em geral, conforme solicitação, visando ter as assinaturas, despachos e arquivo preservados;
• Fazer e atender ligações e mensagens em plataformas digitais, triando o tipo de assunto, localizando e transferindo o contato,

visando o encaminhamento ao superior imediato;

• Receber, triar, encaminhar, arquivar e expedir correspondências da Diretoria via Correios e/ou Sedex, visando o controle e

registros necessários;

• Recepciona e encaminha visitantes à Diretoria/Presidência, acompanhando até a sala, oferecendo água e/ou café, quando

necessário;

• Encaminha e-mails destinados á Diretoria/Presidência ou responde-os, conforme orientação do superior;
• Assegurar a confidencialidade de informações estratégicas da empresa;
• Controlar prazos e apoiar a execução de demandas administrativas da diretoria;
• Elaborar apresentações e auxiliar na preparação de materiais executivos;
• Responsável pela abertura de pedidos e pagamentos via SAP de Notas fiscais da Alta Gestão;
• Responsável pelos contratos de RPA dos prestadores de serviços ligados diretamente a alta gestão;
• Acompanha a organização e limpeza das salas da Diretoria/Presidência, providenciando o serviço adequado, quando

necessário, visando o atendimento do gestor imediato, assim como o suprimento de água/café;

• Executar serviços administrativos de apoio, como: cópias, cartórios, bancos, digitalização de documentos, cotações, pagamento

de contas de natureza corporativa e/ou pessoal da Diretoria/Presidência, auxílio na realização de eventos, requisição de serviços

de manutenção para o departamento, distribuição de brindes, relatórios demonstrativos, com o objetivo de colaborar como a

equipe e departamentos parceiros;

• Executar o fechamento da folha de pagamento dos serviços e/ou funcionários particulares, conforme solicitado pela

Diretoria/Presidência;

• Preparar, quando solicitado, convite para reunião, pautas, atas, materiais diversos, sala e demais recursos, visando dar a

assistência necessária para a Diretoria/Presidência;

• Executa outras tarefas relacionadas com o cargo, a critério do superior

Requisitos

Formação superior Completo em Administração, Secretariado Executivo ou áreas afins;

Domínico pacote office 365; ferramenta de gestão corporativa;

Conhecimento no sistema SAP será um diferencial.

Todas as nossas vagas são elegíveis para pessoas com deficiência.