Auxiliar Administrativo

Descrição da vaga

Auxiliar na execução de atividades específicas da sua área de atuação, prestando apoio administrativo no que se refere a controles internos, lançamentos em sistema, organização de documentos e arquivos, pagamentos de despesas, entre outros. Também deverá executar outras tarefas conforme solicitação do superior imediato.

Responsabilidades e atribuições

• Proceder a conferências, classificações e lançamentos, através do sistema, de documentação referente as entregas efetuadas, para fins de acompanhamento da movimentação diária;
• Pesquisar junto ao sistema, o prazo previsto para a entrega das mercadorias, a fim de atender a consulta de clientes sobre o andamento de tais entregas;
• Manter organizado o arquivo eletrônico de documentação das entregas baixadas no sistema, protocolando-as, via sistema, para fins de controle e facilitar eventuais consultas;
• Efetuar a separação e protocolo dos conhecimentos dos canhotos das NF´s para encaminhamento a Matriz e aos fornecedores;
• Emitir, através do sistema planilhas, especificando os dados referentes a cada tipo de mercadorias, disponibilizando dados para acompanhamento das entregas;
• Manter controle sobre a movimentação dos pallets de clientes ou fornecedores, apurando as entradas e saídas, emitindo NF´s e conhecimentos ,a fim controlar o processo de devolução dos mesmos;
• Auxiliar na preparação de rotas, de acordo com as respectivas cidades e regiões atendidas pela filial;
• Proceder a conferências, classificações e lançamentos de Notas Fiscais para o devido pagamento dos fretes aos motoristas;
• Manter contatos com os motoristas para tratamento de assuntos relacionados aos fretes;
• Atender a solicitações recebidas por e-mail ou ligações telefônicas;
• Emitir a correspondência da área, composta de demonstrativos, relatórios, planilhas e outras, distribuindo-as de acordo com os destinatários e efetuando follow-up de recebimento;
• Efetuar o lançamento, via sistema, de solicitações de materiais e requisições de compras;
• Preencher o relatório de pontos dos colaboradores que não registraram no relógio de ponto;
• Efetuar demonstrativos e apresentações de resultados da movimentação da área, com base em solicitação / orientação do seu gestor;
• Efetuar, via sistema, o controle de seguros de motoristas e veículos, apurando junto a planilhas específicas as respectivas datas de vencimentos e renovação de tais seguros;
• Apoiar na tramitação de contratação de subcontratados, desde o primeiro contato com o candidato, explanação dos procedimentos da empresa, buscas de referências, solicitação de documentação legal da pessoa jurídica, até o cadastro dos mesmos;
• Atentar ao vencimento dos tacógrafos, DUT, CNH e outros, para fins de cobrança junto prestador, atualização e arquivo dos documentos comprobatórios;
• Solicitar junto aos funcionários da filial, o cadastro das ligações efetuadas pelo celular corporativo, bem como providenciar o preenchimento e as devias assinaturas no contrato de responsabilidade;
• Manter atualizadas as planilhas dos sideres e carretas de aluguel e providenciar seu envio ao responsável pela manutenção;
• Emitir, junto ao sistema, solicitações de compras para reposição de material de escritório, bem como, providenciar quando do recebimento de tais materiais, a conferência, a baixa no sistema e a sua reposição no estoque;
• Manter controle dos pneus recebidos da matriz para fins de organização no estoque e liberação dos mesmos;
• Controlar através de planilhas o recebimento e distribuição das correspondências recebidas pelos malotes;
• Auxiliar na emissão de OS´s relacionadas aos serviços realizados pelas empilhadeiras;
• Auxiliar em tarefas simples da área de Segurança, apoiando o técnico de segurança conforme orientação recebida;
• Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do superior imediato.

Requisitos e qualificações

• Ensino Médio Completo;
• Pacote Office Básico;
• Conhecimento Básicos das rotinas administrativas de sua área.

Informações adicionais

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