Asistente Administrativo(a) Financiero(a)

Cómo puedes marcar la diferencia:

El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es la agencia de la ONU encargada de velar porque cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y cada persona joven pueda desarrollar plenamente su potencial. Con presencia en más de 150 países, UNFPA lidera los esfuerzos globales en salud y derechos sexuales y reproductivos, en el análisis de las dinámicas poblacionales y en la generación de datos que sirven para orientar el desarrollo. Su mandato es único dentro del sistema de Naciones Unidas, porque se centra de manera exclusiva en garantizar los derechos y la salud sexual y reproductiva de todas las personas, un aspecto esencial para la dignidad humana y el desarrollo sostenible que ninguna otra agencia lidera de forma integral.

Además, UNFPA es el custodio del Programa de Acción de la Conferencia Internacional sobre Población y Desarrollo de 1994, un acuerdo histórico que reconoce que los derechos y las decisiones de las personas en especial mujeres, adolescentes, jóvenes y poblaciones marginadas— son la base del desarrollo sostenible. Desde entonces, el Fondo ha trabajado como socio estratégico de gobiernos, sociedad civil y comunidades, ofreciendo datos, asesoría técnica y suministros esenciales, al mismo tiempo que coordina la respuesta humanitaria en temas de salud reproductiva y violencia de género en contextos de crisis.

El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y produzcan resultados de alto impacto y sostenidos; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma en que gestiona los recursos que se les confían y que se comprometa a ofrecer excelencia en los resultados del programa.

Propósito del puesto:

El/la Asistente Financiero(a) y Administrativo(a) contribuye a fortalecer la capacidad de la oficina de país y a garantizar que todos los recursos se utilicen de forma eficaz y eficiente. Para ello, se asegura de que se registren oportunamente datos e información financiera precisos y fiables, así como de que se cumplan los controles de calidad exigidos por las directrices y procedimientos del UNFPA. También contribuye a la administración eficiente de las operaciones de la oficina, incluyendo las instalaciones, los suministros, los activos y los archivos.

Responsabilidades del Puesto:

A. Administración de costos operativos de la oficina

• Contribuir a la elaboración de presupuestos operativos
• Elaborar la distribución contable de los costos operativos entre los diferentes proyectos de la oficina de acuerdo con los presupuestos aprobados para asegurar que se registren correctamente.

B. Procesamiento de pagos

• Garantizar el procesamiento ágil de las transacciones financieras, incluyendo pagos a proveedores, reembolsos, recuperación de costos, y desembolsos a socios. Asegurarse de que toda la documentación requerida esté archivada de acuerdo con los procedimientos del UNFPA.
• Revisar los reportes de pago generados del sistema para identificar los pagos pendientes o incompletos. Informar cualquier diferencia al Asociado de Finanzas para que tome las medidas de seguimiento oportunas.
• Establecer contacto con el PNUD para verificar que las transacciones financieras se realicen a tiempo, y garantizar que los montos e información contable sean correctos, así como que se cuenta con la documentación de soporte requerida.
• Establecer contacto con los proveedores en relación con la conciliación de facturas.
• Procesar solicitudes de viajes y reclamos de viajes y revisar que los cálculos sean correctos y que la documentación de respaldo esté completa.
• Apoyar la creación de proveedores en el ERP

C. Monitoreo de la ejecución financiera de la oficina

• Contribuir a la preparación y presentación de las listas de monitoreo financiero y certificaciones e informes de fin de año de manera precisa y oportuna.
• Realizar verificación de caja chica.
• Generación de reportes de ejecución financiera.
• Preparar análisis y  reportes de la implementación financiera de fondos asignados a los diferentes socios implementadores.

D. Aseguramiento del cumplimiento de políticas 

• Mantenerse actualizado con​​ políticas, procedimientos y sistemas según la orientación de la sede para asegurar que la oficina está cumpliendo con toda la normativa aplicable.
• Ayudar a fortalecer el desempeño del personal de la oficina de país y socios implementadores mediante capacitación periódica individual o en grupo.
• Brindar apoyo en la ejecución de las recomendaciones de auditoría y en la mejora de la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo de la oficina. Esto incluye la evaluación e implementación de medidas para prevenir el fraude y los riesgos operativos, de acuerdo con el marco de gestión de riesgos empresariales.

E. Manejo de tareas administrativas

• Colaborar en las funciones administrativas de la oficina como manejo de papelería, reporte de uso de vehículos y transporte, medidas de sostenibilidad ambiental, recepción de llamadas y correspondencia.
• Mantener control de las facturas recibidas ya sean físicas o electrónicas y distribuirlas a las asistentes de proyectos según corresponda para su registro.
• Mantener una base de datos confiable y actualizada de los archivos y documentación relacionada a sus actividades.
• Participar en grupos interagenciales para estrategia de optimización de las operaciones.
• Apoyar a la Asociada Administrativa Financiera y a la gerencia en las actividades que consideren convenientes.

Cualificaciones y experiencia

Educación:

Poseer título de  Bachiller - Estudios Secundarios o Licenciatura en Contabilidad/Finanzas, Administración de Empresas o área relacionada. 

Conocimientos y experiencia:

• Mínimo de cinco (5) años de experiencia relevante en finanzas o contabilidad.
• Experiencia y trayectoria en gestión e implementación financiera de políticas y procesos en organizaciones de desarrollo o el sector privado.
• Conocimiento de IPSAS o normas contables internacionales.
• Competencia en las aplicaciones de Microsoft Office (especialmente Microsoft Excel y Word).
• Experiencia en el uso de sistemas ERP (por ejemplo, PeopleSoft, Oracle, SAP) o un sistema informático similar.
• Capacidad para producir análisis informes y escribir de forma clara y concisa.
• Experiencia laboral con organizaciones de la ONU es deseable.
• Deseable experiencia en el monitoreo de ejecución financiera de socios implementadores.

Idiomas:

Se requiere fluidez en español. Conocimiento del idioma inglés será una ventaja.

Entorno de trabajo del UNFPA:

El UNFPA ofrece un entorno de trabajo que refleja los valores de igualdad de género, diversidad, integridad y equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Nos comprometemos a garantizar la paridad de género en la organización y, por lo tanto, alentamos a las mujeres a postularse. Se alienta encarecidamente a las personas de la comunidad LGBTQIA+, grupos étnicos minoritarios, poblaciones indígenas, personas con discapacidad y otros grupos subrepresentados a postularse. El UNFPA promueve la igualdad de oportunidades en términos de nombramiento, capacitación, compensación y selección para todos, independientemente de las características personales y las dimensiones de la diversidad. La diversidad, la equidad y la inclusión son la base de la fuerza laboral del UNFPA: haga clic aquí  para obtener más información.

Aviso legal:

La selección y el nombramiento del puesto pueden estar sujetos a comprobaciones de antecedentes y referencias, autorización médica, y otros requisitos administrativos.

El UNFPA no cobra ninguna tarifa por la solicitud, el procesamiento, la capacitación, las entrevistas, las pruebas u otros cargos relacionados con el proceso de solicitud o contratación y no se ocupa de la información sobre las cuentas bancarias de los solicitantes.