Assistente Administrativo de Diretoria

Responsabilidades e atribuições

Uma empresa no segmento de produção cultural e eventos artísticos está selecionando uma Assistente ADM para a diretora da empresa.

Suas atividades:

O(a) Assistente Administrativo terá um papel multifuncional, sendo o braço direito da Diretora Executiva na gestão administrativa, comercial e de projetos. O profissional será responsável por otimizar a rotina de trabalho, garantir a organização dos processos internos e dar suporte direto à captação de recursos e à submissão de novos projetos culturais. Realizando tarefas que incluem gestão de documentos e arquivos, atendimento telefônico e presencial, organização de agendas e viagens, e suporte estratégico e operacional, garantindo a comunicação e os processos administrativos.

Apoio Administrativo e Logístico:
○ Atender chamadas telefônicas, mensagens e e-mails, recepcionar clientes e visitantes, e servir como ponto de contacto entre diferentes departamentos e públicos.
○ Auxiliar na emissão e controle de faturas, elaboração de planilhas, e criação de relatórios e documentos para reuniões e apresentações.
○ Coordenar agendas, organizar viagens e reuniões, e colaborar com supervisores em projetos e na gestão de atividades internas.
○ Realizar cotações e aquisições operacionais, como passagens, hospedagens, materiais e suprimentos, seguindo as diretrizes da Diretora.

Suporte Comercial e de Relacionamento:
○ Apoiar a prospecção de parceiros, clientes e potenciais patrocinadores, pesquisando oportunidades e contatos-chave para a empresa.
○ Auxiliar na preparação de apresentações e propostas comerciais, sob orientação da Diretora Geral.
○ Monitorar prazos de editais e oportunidades de fomento.

Secretariado Executivo e Gestão de Projetos:
○ Apoiar a submissão de projetos em plataformas de leis de incentivo (como o SALIC) e em editais culturais.
○ Acompanhar as tarefas delegadas a parceiros e fornecedores
○ Acompanhar as tarefas delegadas a parceiros e fornecedores, garantindo que o cronograma do projeto seja cumprido.

Requisitos e qualificações

Idiomas:
- Inglês - Obrigatório
- Fala: Avançado
- Escrita: Intermediário
- Compreensão: Intermediário
- Leitura: Intermediário

Experiências e qualificações:
Requisitos e Competências

● Formação Desejada: Ensino técnico ou superior cursando/em andamento em Administração, secretariado executivo, Gestão Financeira ou áreas correlatas.
● Experiência Comprovada: Mínimo de 2 anos de experiência em funções de suporte administrativo, secretariado executivo ou em áreas similares.
● Organização e Proatividade: Capacidade de gerenciar e priorizar múltiplas tarefas, e de antecipar problemas, apresentando soluções de forma autônoma e proativa. Capacidade de organizar o trabalho, gerir o tempo e manter a precisão nos detalhes.
● Habilidades de Comunicação: Excelente comunicação verbal e escrita, com tato para lidar com diferentes públicos. Habilidade para comunicar-se eficazmente entre diferentes níveis hierárquicos e departamentos.
● Domínio de Ferramentas: Proficiência avançada em Pacote Office (especialmente Excel e PowerPoint) e Google Drive. Familiaridade com plataformas de editais e leis de incentivo é um grande diferencial.
● Perfil: Capacidade de trabalhar de forma independente, com alta responsabilidade e atenção aos detalhes. Capacidade de lidar com a pressão de prazos e adaptar-se a novas situações e demandas.

Benefícios

Vale Transporte ou Auxilio Combustível
Auxilio Alimentação

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