assistente de compras

O Assistente de Compras desempenha um papel crucial no processo de aquisição de produtos e serviços para a empresa. Ele atua como suporte ao departamento de compras, auxiliando nas atividades cotidianas necessárias para garantir que os materiais certos sejam adquiridos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.

Responsabilidades:

• Pesquisa de Fornecedores: Identificar potenciais fornecedores de produtos ou serviços necessários pela empresa, comparando preços, qualidade e prazos de entrega.
• Cotação e Negociação: Solicitar cotações aos fornecedores, negociar termos e condições de compra, incluindo preço, prazo de pagamento e condições de entrega.
• Processamento de Pedidos: Elaborar e processar ordens de compra, garantindo que todas as informações estejam corretas e que os prazos sejam cumpridos.
• Acompanhamento de Entregas: Monitorar o status das entregas e resolver quaisquer problemas relacionados atrasos, danos ou produtos incorretos.
• Gestão de Estoque: Manter registros precisos do estoque disponível, monitorando os níveis de estoque e solicitando reposições conforme necessário.
• Apoio Administrativo: Prestar suporte administrativo ao departamento de compras, incluindo a manutenção de arquivos, organização de documentos e comunicação com os fornecedores.

Qualificações necessárias:

• Habilidades de Comunicação: Capacidade de se comunicar de forma clara e eficaz, tanto verbalmente quanto por escrito, com fornecedores e colegas de trabalho.
• Habilidade Analítica: Capacidade de analisar informações e tomar decisões com base em dados, como comparar diferentes propostas de fornecedores.
• Negociação: Experiência ou habilidade em negociação é essencial para garantir as melhores condições para a empresa.
• Organização e Gestão do Tempo: Capacidade de gerenciar várias tarefas simultaneamente e priorizar o trabalho de acordo com os prazos e necessidades da empresa.
• Conhecimento de Tecnologia: Familiaridade com sistemas de gestão de compras e habilidade em utilizar ferramentas de produtividade, como planilhas e software de e-mail.
• Atenção aos Detalhes: Precisão e atenção aos detalhes são fundamentais para garantir que as informações de compra sejam precisas e completas.

• Adaptabilidade: Capacidade de se adaptar a mudanças rápidas e lidar com situações imprevistas de forma eficaz.

• Solicitar cotações a fornecedores com o objetivo de realizar compras com o melhor custo-benefício, respeitando prazos e especificações técnicas;

• Organizar e conferir as solicitações de compras internas, garantindo o correto preenchimento e aprovação dos pedidos;

• Prestar suporte às operações do departamento de compras, auxiliando nas rotinas administrativas e logísticas do setor;

• Realizar efetivamente as compras, assegurando que sejam feitas de forma estratégica e dentro dos prazos estabelecidos;

• Acompanhar o processo de entrega dos produtos adquiridos, verificando prazos, quantidades e condições de recebimento;

• Avaliar a qualidade dos produtos entregues, comparando com as especificações solicitadas;

• Identificar, junto aos setores da empresa, as necessidades de reposição ou aquisição de novos itens;

• Realizar conferência de notas fiscais, faturas, contratos e boletos, verificando sua conformidade com os pedidos e negociações;

• Checar os itens orçados, garantindo a correspondência entre quantidade, descrição e preços acordados;

• Monitorar se as compras foram realizadas dentro do prazo e com a qualidade exigida;

• Apoiar a gestão nas atividades de planejamento e controle do setor de compras;

• Manter o sistema de controle de estoque atualizado com as movimentações realizadas;

• Verificar e atualizar os dados cadastrais de fornecedores e produtos;

• Validar se o fechamento da compra condiz com os termos negociados, evitando inconsistências.