Assistente financeiro

The ideal candidate will exhibit high standards, excellent communication skills, and have an ability to take initiative, and prioritize daily tasks. A strong ability to take charge and meet tight deadlines will ensure your success in this multi-faceted role.

Responsibilities

• Handle and coordinate active calendars
• Schedule and confirm meetings
• Ensure file organization based on office protocol
• Provide ad hoc support around office as needed

Qualifications

• Bachelor's degree or equivalent experience
• Strong interpersonal, customer service and communication skills
• Ability to multitask
• Proficient in Microsoft Office suite

1.     Gestión Financiera y Contable – Alacero y Foundation

·      Conciliación bancaria de todas las cuentas da empresa

·      Conciliación de tarjetas de crédito, categorizando cada gasto uno por uno, localizando sus respectivas facturas. En caso de no recibir las facturas, se realiza el seguimiento con las personas que realizaron esos gastos.

·      Registro de toda la operación financiera en el ERP, que implica no solo registrar los movimientos, sino también clasificar los gastos según categoría, naturaleza contable, centro de costos y fechas contables y de competencia.

·      Coordinación con el contador para la revisión mensual de todos los movimientos, con el fin de garantizar la coherencia entre la contabilidad operativa (ERP) y la contabilidad formal del país, lo cual se realiza en conjunto durante la reunión mensual de Alineamiento Contable, en la que se revisan detalladamente todas las cuentas, movimientos y conciliaciones.

·      Participación activa en el proceso de auditoría externa, que ocurre durante los tres primeros meses del año. Este proceso requiere una dedicación especial para recopilar y organizar todos los comprobantes de ingresos, gastos, movimientos bancarios, contratos y soportes solicitados por los auditores. Implica también la coordinación con el contador para asegurar que toda la documentación requerida esté completa y correcta, respondiendo a solicitudes específicas y aclaraciones durante todo el proceso.

·      Elaboración de reportes financieros para la Dirección, con análisis de evolución de ingresos, gastos generales, viajes, cobranzas, comparación con años anteriores y proyección financiera a tres meses. Los datos se presentan en Excel y en formato PowerPoint, con tablas y gráficos.

·      Gestión de las inversiones y liquidez: preparación de las operaciones de rescate o aplicación en fondos de inversiones según la necesidad de caja.

·      Coordinación y preparación de los pagos semanales: pagos en BRL los lunes y en USD los martes. Esto requiere la validación de facturas con los contadores, confirmación con proveedores, carga de los pagos en la banca electrónica, y la solicitud de aprobación previa al responsable del proyecto, evento o área que haya solicitado el servicio para Alacero, con el fin de validar que el servicio fue efectivamente recibido y está conforme. Posteriormente, se realiza el envío del detalle de pagos al director para su autorización final (y también al representante legal en el caso de la Foundation).

·      Una vez realizados los pagos, se procede a descargar todos los comprobantes, archivarlos en la carpeta correspondiente de SharePoint, vincularlos en Kontaas y dejar todo debidamente soportado y conciliado.

·      Realización del proceso de cambio de moneda (cambio convencional o cambio casado) en el Banco Santander, siguiendo los pasos acordados con la mesa de cambio del banco y con el envío de la documentación necesaria.

·      Coordinación de los impuestos derivados de pagos en dólares, que incluye el envío de los documentos al contador (factura y comprobante de pago) para que este emita las guías de impuestos (PIS, COFINS, ISS) y que estos sean pagados en tiempo y forma.

2.     Gestión de Cobranzas y Membresías

·      Solicitud y gestión de certificados de residencia fiscal ante la Receita Federal de Brasil (cuando solicitado por el cliente, vinculado al proceso de cobranza de membresía).

·      Solicitud de datos de producción a miembros productores para cálculo de membresía.

·      Seguimiento semanal a las empresas hasta recibir los datos.

·      Elaboración del cálculo de membresía en Excel, considerando histórico y condiciones actuales.

·      Emisión de facturas en ERP (verificación de datos, certificados, subida a plataformas, coordinación con contrapartes).

·      Seguimiento constante a procesos internos de los miembros (aprobaciones, validaciones, demoras, cambios).

·      Identificación de ingresos en cuentas bancarias, conciliación y registro en Kontaas.

·      Registro y control de tarifas bancarias asociadas a los ingresos internacionales.

·      Mantenimiento y actualización de datos de miembros en Hubspot (contactos, documentos, status).

3.     Gestión de Eventos – Congreso Anual y Otros

·      Gestión de registro administrativo del evento en plataformas de patrocinadores.

·      Gestión de contactos por WhatsApp corporativo y email, redirigiendo consultas a las áreas correspondientes.

·      Envío de Save the Date y gestión de inscripciones para miembros y directores.

·      Control y emisión de cupones de descuento para directores, miembros y VIP.

·      Coordinación con speakers (agenda, vuelos, hoteles, traslados, presentaciones, pedidos especiales).

·      Registro en ERP de todos los ingresos y gastos del evento.

·      Conciliación de ingresos y gastos según categorías internas establecidas.

·      Preparación y entrega del informe de prestación de cuentas del evento, detallando ingresos, gastos y resultados, para los patrocinadores que lo solicitan.

4.     Gestión Operativa y Soporte General

·      Gestión del eSocial (entradas y salidas de funcionarios, exámenes médicos, emisión de guías).

·      Mantenimiento de agenda interna de la organización (fechas clave: vacaciones, eventos, viajes, etc.).

·      Atención y redirección de emails institucionales hacia las áreas o personas responsables, garantizando el flujo correcto de la información.