Administrative Assistant – Mining Company

2 semanas atrás

Vitória, Espírito Santo, Brasil Arco Iris Mineração e Comércio Ltda Tempo inteiro

Job Title: Administrative Assistant – Mining Company

Location: Vitória da Conquista / Itambé – Bahia

Employment Type: Full-time

Travel Requirement: Sporadic travel required

Driving License: Mandatory

Languages: English (spoken and written) – mandatory

About the Company

We are a growing mining company operating in the extraction and export of natural stones. Our operations involve daily interaction with international clients, global suppliers, logistics partners, and regulatory agencies. We are looking for an organized, proactive, and communicative professional to support our administrative and export activities.

Job Summary

The Administrative Assistant will be responsible for supporting daily administrative routines, coordinating communication in English with international partners, and assisting with import and export documentation. This role requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to communicate clearly and professionally across teams and languages.

Main ResponsibilitiesAdministrative & Operational Tasks

  • Manage office routines, filing, scheduling, document control, and correspondence.
  • Prepare internal reports, production spreadsheets, and weekly operational updates.
  • Support managers and supervisors with administrative needs.
  • Assist in maintaining compliance records, licenses, contracts, and environmental documentation.

Communication (English Mandatory)

  • Conduct daily communication in English with international clients, suppliers, brokers, and logistics partners.
  • Draft e-mails, commercial letters, meeting minutes, and presentations in English.
  • Translate documents and provide language support when needed.

Import & Export Support

  • Prepare and organize export documentation (invoices, packing lists, certificates, shipping instructions).
  • Assist with import procedures, including checking invoices, freight quotes, and customs requirements.
  • Coordinate with freight forwarders, shipping lines, customs brokers, and trucking companies.
  • Track cargo status from quarry to port and ensure deadlines are met.
  • Support compliance with mining export regulations and international shipping standards.

Logistics & Travel

  • Travel occasionally to quarries, ports, and logistics partners to support inspections, meetings, and shipment operations.
  • Arrange company travel accommodations when needed.
  • Use company vehicles for document delivery and on-site support (valid driving license required).

Customer & Supplier Relations

  • Support the relationship with international customers and suppliers.
  • Coordinate visits from foreign partners, ensuring proper logistics, documentation, and translation.

RequirementsMandatory

  • Proven experience in administrative roles.
  • Fluent English (spoken and written).
  • Knowledge of import and export procedures.
  • Valid driving license (CNH).
  • Good command of Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).

Preferred

  • Experience in mining, logistics, foreign trade, or similar sectors.
  • Strong organization, communication, and problem-solving skills.

What We Offer

  • Competitive salary aligned with experience.
  • Professional growth opportunities in a multinational environment.
  • Supportive and dynamic work culture.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From R$4,000.00 per month

Experience:

  • Importing/Exporting (Required)

Language:

  • English (Required)

License/Certification:

  • Driving License (Required)

  • Auxiliar Administrativo

    1 semana atrás

    Vitória, Espírito Santo, Brasil Self Company Treinamento Tempo inteiro

    Auxiliar Administrativo Atividades: Ajudar na organização de documentos, processos digitais do Departamento de demandas do DP e RH.Beneficios:Salário: 1.600,00Ticket 26,00 por diaVale transporteRequisitos: Experiência com organização de arquivos como estagiário ou celetistaEnsino Médio Completo Técnico Administrativo(será um diferencial) #LI-Onsite

  • Auxiliar Administrativo

    1 semana atrás

    Vitória, Espírito Santo, Brasil Self Company Treinamento Tempo inteiro

    Auxiliar AdmnistrativoLeitão da Silva-Vitória ESBeneficios:R$1.700,00 por MêsAuxilio Alimentação R$300,00 por MêsPremiação: R$200,00Plano de SaúdePlano OdontológicoAtividades:O Auxiliar Administrativo é responsável por dar suporte nas rotinas administrativas, auxiliando no controle de documentos, lançamentos em sistemas, atendimento a clientes e...

  • Auxiliar Administrativo

    2 semanas atrás

    Vitória, Espírito Santo, Brasil Self Company Treinamento Tempo inteiro

    Atividades:Ajudar na organização de documentos, processos digitais do Departamento de demandas do DP e RH.Beneficios:Salário: 1.600,00Ticket 26,00 por diaVale transporteRequisitos:Experiência com organização de arquivos como estagiário ou celetistaEnsino Médio CompletoTécnico Administrativo(será um diferencial)Escolaridade Mínima: Ensino Médio...

  • Auxiliar Administrativo

    2 semanas atrás

    Vitória, Espírito Santo, Brasil Self Company Consultoria e Treinamentos Tempo inteiro

    DESCRIÇÃOAuxiliar AdministrativoAtividadesAjudar na organização de documentos, processos digitais do Departamento de demandas do DP e RH.BeneficiosSalário: 1.600,00Ticket 26,00 por diaVale transporteRequisitosExperiência com organização de arquivos como estagiário ou celetistaEnsino Médio CompletoTécnico Administrativo(será um diferencial)Local...

  • Auxiliar Administrativo

    1 semana atrás

    Vitória, Espírito Santo, Brasil Self Company Consultoria e Treinamentos Tempo inteiro

    DESCRIÇÃOAuxiliar AdmnistrativoLeitão da Silva-Vitória ESBeneficiosR$1.700,00 por MêsAuxilio Alimentação R$300,00 por MêsPremiação: R$200,00Plano de SaúdePlano OdontológicoAtividadesO Auxiliar Administrativo é responsável por dar suporte nas rotinas administrativas, auxiliando no controle de documentos, lançamentos em sistemas, atendimento a...

  • Auxiliar de Vendas

    1 semana atrás

    Vitória, Espírito Santo, Brasil Self Company Treinamento Tempo inteiro

    Auxiliar de vendasSerra/ES(Morada de laranjeiras)Benefícios:R$1800,00 por mêsAuxílio alimentaçãoVale transporteAssistência médicaAssistência odontológicaAtividade do cargo:Atendimento ao cliente presencial, por telefone e WhatsAppOrganização e reposição de mercadoriaSeparação e preparação de pedidosEntre outras atividadesRequisitos:Ensino...

  • Auxiliar de Vendas

    1 semana atrás

    Vitória, Espírito Santo, Brasil Self Company Treinamento Tempo inteiro

    Auxiliar de vendas Serra/ES(Morada de laranjeiras)Benefícios:R$1800,00 por mês Auxílio alimentaçãoVale transporteAssistência médicaAssistência odontológica Atividade do cargo:•Atendimento ao cliente presencial, por telefone e WhatsApp •Organização e reposição de mercadoria•Separação e preparação de pedidos Entre outras atividades...

  • Assistente comercial

    Há 6 dias

    Vitória, Espírito Santo, Brasil Partner RH Tempo inteiro

    - Realizar o atendimento e suporte aos clientes pelo telefone, prestando informações e solucionando dúvidas de forma eficiente e cordial;- Contatar clientes para resolução de problemas com os pedidos;- Acompanhar e controlar indicadores comerciais e de sucata;- Auxiliar na prospecção de novos clientes e na manutenção do relacionamento com a carteira...

  • Operador (a) de caixa

    Há 19 horas

    Vitória, Espírito Santo, Brasil Partner RH Tempo inteiro

    - Atendimento aos clientes, prestando informações, orientações e solucionando eventuais dúvidas ou problemas;- Organização e reposição de mercadorias nas prateleiras, garantindo a correta exposição dos produtos;-Limpeza das gôndolas;- Realização de operações de caixa, como recebimento de pagamentos, emissão de notas fiscais e fechamento do...

  • Secretário Executivo

    Há 4 dias

    Vitória, Espírito Santo, Brasil People Meet Tempo inteiro

    Empresa do segmento de tecnologia para o Agronegócio busca Secretário(a) Executivo(a) para atuar no suporte direto à diretoria. Buscamos um(a) profissional organizado(a), proativo(a) e com excelente comunicação, com forte atenção aos detalhes, confidencialidade e foco em eficiência nas atividades diária. Responsabilidades: Gerenciar agendas e...