Assistente Administrativo

Dar suporte administrativo e financeiro, garantindo organização dos processos de cobrança, contas a receber, contas a pagar, faturamento e apoio a rotinas de RH. Contribuir para o bom funcionamento da empresa, mantendo informações atualizadas, seguras e acessíveis, além de focar na melhoria da gestão interna dentro da empresa.

Segue abaixo, a descrição detalhada de todas as funções do cargo:Cobrança

• Atendimento ao cliente e elaboração de planilhas/documentos.
• Apresentar formas de pagamento e propostas de quitação para clientes inadimplentes (a cada 4 meses).
• Realizar cálculos de juros e encargos de títulos em atraso.
• Acompanhar acordos de pagamento em aberto.
• Manter controle atualizado de inadimplentes, conforme índices financeiros da empresa.
• Enviar contratos e acordos de quitação.
• Controlar documentos (cartas de anuência) e garantir envio de documentos de quitação.
• Acompanhar relatório de compras, valores e desempenho dos clientes.
• Contato com fornecedores, contador, advogado e demais departamentos.

Contas a Receber

• Alterar boletos no banco Itaú, quando necessário e autorizado.
• Registrar o faturamento mensal por modalidade de recebimento (boleto, PIX, cartão, etc.), identificando peso de cada modalidade no faturamento.
• Lançar recebimentos com cartão (Visa, Elo, Master).
• Acompanhar clientes que mais compram, em diferentes períodos (mensal, trimestral, semestral e anual).
• Registrar forma de pagamento mais comum entre os principais clientes.

Contas a Pagar

• Relacionar o valor total das contas pagas.
• Classificar contas fixas e variáveis, informando valores mês a mês.
• Controlar pagamentos de folha, impostos, compras, insumos, manutenção predial/veículos.
• Lançar notas fiscais de compra e contas a pagar em planilha/sistema (sistema é feito pelo depto. de compras). Sendo assim, é preciso fazer a conferencia para confirmar os vencimentos.
• Conferir vencimentos, solicitar boletos a fornecedores e abater quando houver devolução.
• Elaborar relatório de gastos e acompanhar taxas, negociando quando necessário.
• Programar lançamentos semanais junto ao banco e executar pagamentos (boletos, títulos, salários, pró-labore, comissões, reembolsos).
• Conferir fechamento de fornecedores que recebem em datas específicas (ex.: restaurante).
• Autorizar pagamentos e dar baixa no sistema.
• Organizar/arquivar comprovantes e contas pagas.
• Registrar tarifas bancárias e custos de boletos (cartório, emissão, etc.).
• Emitir e baixar cheques.
• Negociar condições de pagamento e descontos por antecipação.
• Negociar com fornecedores sobre condições de pagamento (prazos e valores - caso haja necessidade de postergar o vencimento de algum boleto);

Faturamento

• Previsão mensal detalhada (por mês e ir ajustando semanalmente).
• Conferir notas fiscais e pedidos de compra, garantindo que todos os documentos estejam lançados para o mês seguinte.
• Conferir valores a receber dos cartões (1º dia útil do mês).
• Arquivar documentos de compra, contas pagas e notas fiscais.
• Enviar notas de compra para a contabilidade.
• Revisar notas fiscais emitidas (compilar valores e enviar cópia das de venda e serviço).
• Acompanhar faturamento mensal.
• Elaborar relatório de previsibilidade de contas a vencer x a pagar (semanal).
• Atualizar tabela I.B.P.T. no sistema (todo início do mês).
• Lançar diariamente o fechamento de caixa em planilha.
• Contato direto com contabilidade.

Recursos Humanos

• Recrutamento e Seleção:
• Elaborar perfil de vagas.
• Divulgar em canais oficiais.
• Agendar entrevistas e solicitar documentação.
• Cadastrar colaboradores no sistema e arquivar documentos.
• Agendar exames admissionais/demissionais.
• Entregar uniformes e ficha de IPI.
• Programas Internos (PPRA/PCMSO e IPI):
• Acompanhar vencimento dos programas e realizar cotações.
• Conferir exigências e agendar exames de colaboradores.
• Controlar estoque e solicitação de EPI.
• Relacionamento com Contabilidade:
• Conferir folha de ponto (indicado é que a conferência seja feita duas vezes ao mês).
• Enviar documentação para contratação e dispensa de colaborador
• Controlar ponto, banco de horas e horas extras (todo fim do mês).
• Gerenciar vale alimentação, transporte e ajuda combustível.
• Planejamento e acompanhamento de férias e prazos de experiência (solicitando feedback do gestor 10 dias antes de vencer o contrato de experiência).
• Conferir e entregar holerites; tirar dúvidas de colaboradores.
• Realizar pedidos de refeição diária.
• Uniformes e Termos de Uso:
• Cotar, receber e conferir uniformes.
• Atualizar planilha de controle.
• Entregar os uniformes junto ao termo para os novos colaboradores.
• Recolher uniformes no desligamento.

Tipo de vaga: Efetivo CLT

Pagamento: R$3.400,00 por mês

Benefícios:

• Assistência médica
• Seguro de vida
• Vale-alimentação
• Vale-transporte