Secretária Executiva

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Descrição da Vaga

a) Agendar compromissos e reuniões, bem como tomar providências necessárias para reserva e organização de espaço físico e equipamentos necessários, incluindo o acompanhamento de pautas e logística. Prestará, também, suporte nas reuniões e apresentações, garantindo sua efetividade.

b) Anotar e transmitir recados de forma clara e precisa, assegurando o encaminhamento correto e a comunicação eficiente entre as partes envolvidas.

c) Assessorar dirigentes e autoridades na administração de agendas e compromissos, gerenciando marcações e

cancelamentos de forma estratégica. Prestar suporte no planejamento e na execução de reuniões, incluindo a elaboração de pautas, atas e controle de pendências, além de realizar despachos administrativos e coleta de assinaturas, sempre priorizando tarefas e contatos mais urgentes.

d) Cadastrar e manter atualizados os contatos necessários e/ou importantes ao relacionamento profissional do setor, organizando informações de maneira acessível para uso estratégico em atividades diárias.

e) Elaborar documentos administrativos, incluindo redação e formatação de relatórios, convites, convocações, planilhas e gráficos. Participar na confecção de documentos como despachos, minutas, cotas e informações, assegurando a

conformidade técnica e o uso adequado das normas e estilos institucionais. Preparar apresentações visuais e textuais

f) Executar as demais atividades inerentes ao cargo e necessárias ao bom desempenho do trabalho, ajustando-se às demandas operacionais e estratégicas do setor.

g) Gerenciar informações recebidas e enviadas, físicas ou eletrônicas, com foco no uso de sistemas especializados. Este gerenciamento inclui leitura, reprodução, pesquisa,

divulgação de informações e o acompanhamento contínuo de cronogramas, prazos e movimentações processuais, assegurando a integridade e a pontualidade das atividades.

h) Operar máquinas e equipamentos de rotina em atividades administrativas, como computadores, scanners,

impressoras/copiadoras multifuncionais, telefones digitais e demais aparelhos necessários ao ambiente de escritório, garantindo a funcionalidade operacional dos mesmos.

i) Realizar levantamento de necessidades de material de almoxarifado e escritório, efetuando requisições, conferindo entregas, organizando a distribuição e mantendo o controle do estoque mínimo necessário para o pleno funcionamento das atividades administrativas.

j) Receber e enviar correspondências físicas e eletrônicas, utilizando ferramentas e sistemas de comunicação como email, Teams e mensageiros digitais. Garantir o registro, organização e encaminhamento eficiente das mensagens recebidas e enviadas.

k) Redigir documentos no sistema, de acordo com o perfil solicitado pelo fiscal técnico, nos termos do, assegurando o correto controle da movimentação, tanto no recebimento quanto no envio,em conformidade com os prazos e protocolos institucionais estabelecidos.

l) Registrar e efetuar chamados telefônicos internos e externos, garantindo o atendimento rápido e eficiente das solicitações, e realizar encaminhamentos ou transferências conforme necessário.

Requisitos Indispensáveis

Possuir conhecimento básico em informática, comprovado mediante declaração;

Ter Ensino superior completo em Secretariado Executivo (bacharelado ou tecnólogo), mediante comprovação por diploma., ter experiência de pelo menos 5 (cinco) anos ininterruptos ou 10 (dez)

intercalados, de exercício de atividades próprias de secretariado, e) Ter conhecimento em inglês, nível básico, comprovado mediante declaração da CONTRATADA;

Ter conhecimento em libras, comprovado mediante certificado de conclusão de curso;

Regime de Contratação

CLT

PCD

Sim

Benefícios

- Vale alimentação

- Vale transporte

- Convênio odontológico

- Convênio Farmácia

- Cartão de Adiantamento salarial.

Local do Trabalho

Curitiba-PR

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